4 + 1 conseils pour un template facile à écrire et à lire

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Ma pratique orthophonique est encore jeune. Cela fait 3 ans (jour pour jour) que j’ai ouvert ma propre clinique à la sortie de mes études. Ayant tout à mettre en place, j’ai fait PLUSIEURS ajustement au fil du temps pour rendre ma pratique plus efficace.

Quand je n’avais que 3-4 clients par semaine, je pouvais me permettre de tout personnaliser et de rédiger à mon rythme rapports et bilans. Toutefois, maintenant que j’ai environ 5-6 clients par jour, continuer à ce rythme aurait été tout simplement impensable.

Dans la dernière année, j’ai adapté et créé plusieurs documents pour me permettre d’être plus efficace dans ma rédaction et me sentir moins surchargée.

Je vous partage donc ici mes trucs en matière de rédaction et ce que j’ai appris après mes quelques années de pratique.

1) Se créer un template pour les plans d’intervention

Avant, je prenais le temps d’écrire, pour chacun de mes clients, les objectifs, généraux et spécifiques, que je voulais travailler. Puis, je me suis assez vite rendu compte que d’une fois à l’autre, je faisais du copier-coller.

L’affaire, en faisant du copier-coller, c’est que non seulement on perd un temps fou, mais le risque d’erreur (genre ne pas modifier le nom du client après avoir copié l’objectif est plus grand). Ça demande, par le fait même, beaucoup de concentration.

J’ai donc décidé de regrouper TOUS les objectifs que j’avais en tête en un seul document et avec pour seule tâche à faire, de compléter les champs vides. Ainsi, quand j’ai un nouveau PIO à rédiger, je prends mon fichier vierge avec ma base d’objectifs et je sélectionne ceux qui s’appliquent tout simplement.

Si vous n’avez pas de tel document, je vous invite à prendre un moment pour regrouper vos plus récents PIO et même vous inspirer de PIO de vos collègues orthophonistes. Prenez le temps de les analyser, puis montez-vous un document clé en main regroupant TOUS les objectifs que vous avez sous les yeux. N’hésitez pas à en ajouter d’autres au fur et à mesure.

Quand viendra le temps de rédiger un nouveau PIO pour votre client, vous n’aurez qu’à faire un copier-coller du document puis à l’adapter en enlevant tout simplement les objectifs qui ne s’appliquent pas.

Je vous le dis, on sauve un temps fou en plus de réduire considérablement le risque d’erreurs.

2)   Regrouper sur un même document la section PIO et bilan

Dernièrement, j’ai eu 23 bilans à rédiger (il m’en reste encore 16 à faire au moment où j’écris ces lignes). J’avoue que je n’avais pas du tout pensé à l’importance d’un gabarit pour les bilans également.

Ça n’a pas été long que j’ai constaté qu’il en faudrait un également. J’avais donc fait un document à partir de mon canevas de PIO, mais je trouvais ça encore trop long. J’ai donc eu une illumination et je ne peux pas ne pas vous la partager.

Au lieu de créer un deuxième canevas pour vos bilans, intégrez une section à même votre canevas de PIO! Ce que je veux dire par là, c’est que si, par exemple, votre PIO est en format tableau, ajoutez tout simplement une colonne où vous pourrez noter la progression de cet objectif.

Ainsi, vous n’aurez pas à recopier tous les objectifs du PIO de votre client dans un nouveau document (même si c’est un gabarit, c’est long! Croyez-moi!), mais vous pourrez reprendre votre document PIO et y ajouter tout simplement les informations du bilan.

 Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

3)   Ne pas hésiter à mettre des cases à cocher dans vos rapports

Au début, je voulais TOUT écrire parce que je me disais que si je ne faisais que cocher des items, ça serait beaucoup trop impersonnel et c’était important pour moi que les parents voient que pour moi chaque client est unique et important…

Avec le temps, j’ai compris que je pouvais leur montrer que je leur accorde de l'importance autrement, car c’était au détriment de ma santé mentale.

J’ai donc intégré plusieurs items que je n’ai qu’à cocher et je sauve un temps fou. C’est vrai que ça fait moins personnel, mais le fait de sauver du temps sur cette partie de la rédaction, me permet d’offrir plus de temps de qualité en thérapie en me libérant du temps pour bien préparer mes thérapies ou encore en faisant des compte-rendu hebdomadaires personnalisés aux parents.

N’hésitez pas à activer l’option « Développeur » dans votre fichier Word pour pouvoir y mettre plein de cases à cocher. Vous verrez, le fait de cocher, vous permet ensuite de n’écrire que l’essentiel et de faire une analyse plus pertinente sur les progrès de votre client.

Dites-vous que si vous n’avez pas le temps d’écrire un roman, le parent n’a probablement pas plus le temps de le lire…

Voici un exemple de la façon dont j'utilise les cases à cocher.

4)   Les listes de puces, ça sauve un temps fou

Je suis ce genre de personne qui aime écrire de belles grandes phrases et de beaux paragraphes. C’est bien s’il est question de roman, mais ici, c’est dans un contexte de rapport.

Des longs paragraphes et des phrases, c’est lourd à lire dans un rapport, car il est difficile de bien saisir toute l’information d’un premier coup d’œil. N’hésitez pas à épurer le tout en y insérant des tableaux résumant l’important et des listes à puces.

En procédant ainsi, non seulement vous faciliterez aux autres la lecture de vos rapports, mais vous vous éviterez tout ce mal qu’on se donne pour rédiger de belles phrases. D'ailleurs, visuellement, je trouve que c'est beaucoup plus « parlant ». 

Je le répète, l’important est que l’information et les résultats soient facilement accessibles. Pas de gagner un prix littéraire…

Bonus ! Même pas besoin d’enregistrer en pdf pour envoyer!

Dernièrement, j’ai fait une découverte qui a carrément changé ma vie (ben presque). C’est probablement le cas de plusieurs d’entre vous, mais pour ma part, je rédige tous mes rapports sur Word.

Sauf que pour les envoyer aux parents et autres intervenants, je les exportais en PDF, les enregistrais dans un dossier, puis, finalement, les envoyais par courriel. Ça peut paraître niaiseux, mais c’est quand même du temps et de la logistique.

En fouillant, j’ai découvert que Word me permet de couper toutes ces étapes en 1 ou 2 seulement.

Vous n’avez qu’à partager le document et à l’envoyer en format .pdf directement! Si comme moi vous ignoriez cette option, eh bien ça me fait plaisir de vous la partager et de changer votre vie (ben ça a changé la mienne un peu)…

 Magie!

Magie!

Avec tous ces trucs, j’espère que vous trouverez un peu plus de temps à passer sur l’essentiel : vos clients.

Si vous avez d’autres trucs que vous aimeriez me partager, n’hésitez pas à le faire! Je suis toujours ouverte à m’améliorer davantage et à échanger avec vous pour qu’on développe toujours notre pratique pour le mieux.