8 considérations à prendre pour une rencontre à distance efficace

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Pour profiter au maximum d’une thérapie à distance, il est primordial de tenir compte de divers éléments. Si vous n’êtes pas bien organisé, vous risquez de vous fâcher plus souvent qu’autrement lors de la rencontre et de ne pas en profiter pleinement. Alors sans plus tarder, voici à quoi vous devez penser avant votre rencontre virtuelle en orthophonie.

1) Ayez une webcam

La plupart des ordinateurs de table et portables récents sont munis d’une webcam. Toutefois, si ce n’est pas votre cas, il est important de vous en procurer une. Vous pouvez facilement vous la procurer en ligne à un coût abordable ou dans une boutique d’électronique près de chez vous.

Évidemment, ce n’est pas tout d’avoir une webcam. Encore faut-il s’assurer qu’elle fonctionne bien. Je vous suggère donc, avant votre rencontre, de vous connecter d’avance et de faire des tests de caméra pour vous assurer qu’elle fonctionne.

2) N’utilisez pas votre téléphone intelligent

À moins que l’écran de votre téléphone ne soit aussi grand que celui d’un ordinateur, ce dont je doute, passer la rencontre sur votre téléphone intelligent n’est pas ce qu’il y a de plus efficace. Premièrement, vous vous trouverez sûrement dans l’obligation d’avoir à tenir votre téléphone durant toute la rencontre (hello les bras morts après 15 minutes) et de bouger, ce qui ne sera pas très agréable pour l’orthophoniste de l’autre côté de l’écran. 

Aussi, à moins d’avoir des yeux bioniques, vous trouverez pas mal ardu de lire les documents ou de regarder les indications que l’orthophoniste vous partagera avec la fonction de partage d’écran. 

Finalement, bien que les cellulaires sont de plus en plus pratiques et techno, il n’en reste pas moins que l’ordinateur vous permet d’accomplir plus de fonctions encore pour le moment. Je vous suggère donc de privilégier l’ordinateur et en second choix la tablette électronique si celle-ci est relativement grosse. 

3) Le casque d’écoute avec micro : un must!

Je le recommande SURTOUT pour les enfants qui ont de la difficulté à se concentrer. Si l’environnement à la maison est le moindrement bruyant et distrayant, le casque d’écoute est alors un outil indispensable qui permet au jeune d’entrer dans sa bulle. 

De plus, je trouve que ça fait un meilleur son pour le jeune et pour moi aussi. J’aime comparer le fait de mettre ses écouteurs ou son casque d’écoute au fait de fermer la porte de la salle de thérapie pour faire fie des distracteurs externes.

Pas besoin de dépenser une fortune. De simples petits écouteurs à iPod par exemple suffisent (assurez-vous qu’il y a un micro intégré). 

4) Ayez un clavier

Il va de soi que si vous êtes sur un ordinateur, vous aurez un clavier. Par contre, si vous faites la rencontre à partir de votre tablette, cela n’est pas toujours le cas. Le clavier sur l’écran n’est pas optimal pour une rencontre avec l’orthophoniste notamment en raison de la position non ergonomique de celui-ci par rapport à la caméra de l’écran.

Ainsi, si vous utilisez votre tablette, je vous suggère de vous procurer un clavier bluetooth que vous pourrez connecter à celle-ci et qui agira comme un clavier d’ordinateur. Votre écran sera également plus libre puisque le clavier ne sera pas affiché directement sur celle-ci. 

De plus, pour les jeunes qui apprivoisent le clavier d’ordinateur, j’aime qu’ils puissent déjà avoir accès à la sensation des touches pour augmenter leur fluidité de frappe.

5) Vérifiez que vous disposez de suffisamment de bande passante

La bande passante c’est la quantité de données que l’on consomme lorsqu’on est sur Internet. Que ce soit lorsqu’on écoute une série sur Netflix, des vidéos sur Youtube, lorsqu’on télécharge une pièce jointe d’un courriel ou encore qu’on navigue sur un site web, toutes ces actions requièrent des données. 

Pour ceux qui ont un forfait internet comprenant des données illimitées, une rencontre à distance ne pose pas problème. Par contre, si vous disposez d’un nombre de données précis dans votre forfait internet, il est important de vérifier que vous ne dépasserez pas ce nombre. Autrement, vous vous retrouverez avec des frais supplémentaires qui peuvent être parfois assez exorbitants. Il existe différentes façons de vous assurer que vous n’excédez pas la consommation limite, mais comme ce n’est pas vraiment ma tasse de thé, je vous suggère de contacter votre fournisseur pour vous assurer que tout est correct. 

Un truc simple pour optimiser la bande passante : pendant votre rencontre en orthophonie, assurez-vous que personne n’utilise Internet en regardant des vidéos en même temps par exemple.

6) Adaptez votre environnement

Ce n’est pas parce que la rencontre se fait à partir de votre maison qu’il faut négliger l’espace où vous vous trouvez. L’environnement joue un rôle important sur la réussite d’un suivi à distance. Assurez-vous d’installer l’enfant dans un endroit calme où il n’y aura pas trop de distracteurs (p.ex. dans le bureau). Installez-le confortablement pour qu’il puisse bien voir à l’écran et avoir accès au clavier et à la souris de l’ordinateur.

Dans certains cas, il n’est pas possible de laisser le jeune sans surveillance durant la rencontre. Les parents l’installeront donc à la table de la cuisine par exemple. Si vous choisissez cette option, assurez-vous de ne pas faire trop de bruit à l’arrière et que les frères et soeurs sont dans une autre pièce. C’est dérangeant à la fois pour l’enfant et pour l’orthophoniste. 

P.S. N’oubliez pas de mettre votre cellulaire en mode silencieux pour éviter qu’il ne vous dérange (vous ou votre enfant) durant votre rencontre.

7) Préparez du matériel à portée de main

Par matériel, j’entends papiers et crayons principalement. Il se peut que l’orthophoniste vous demande d’écrire ou de prendre des notes. Pour éviter de perdre du temps de rencontre, assurez-vous de tout avoir à portée de main. Il en est de même pour votre agenda/cellulaire qui vous sera fort utile au moment de planifier le prochain rendez-vous.

Pour le jeune, je suggère qu’il ait accès sensiblement aux mêmes outils que lorsqu’il fait ses devoirs (papier, crayons, effaces, surligneurs, aide-mémoire, etc.). J’aime suggérer au parents de faire un « kit devoirs » à la maison et de tout classer ces éléments dans une boite à laquelle l’enfant aura accès. Il n’a qu’à prendre sa boite et saura que tout y est. Ainsi, il sera d’autant plus disposé à se concentrer à 100% lors de sa séance d’orthophonie.

8) Arrivez à l’avance

Ce n’est pas parce que la rencontre se fait en ligne et que vous n’avez pas à quitter votre maison qu’il faut être dernière minute. Je suggère toujours de vous préparer environ 10 à 15 minutes avant l’heure prévue de votre rencontre. Ainsi, cela vous permettra de vous assurer que tout fonctionne et, dans un cas où vous rencontriez une problématique technique, vous auriez un peu plus de temps pour régler le tout.

Voyez cela un peu comme si vous vous présentiez dans une salle d’attente virtuelle. Connectez-vous d’avance et l’orthophoniste « viendra vous chercher » en vous appelant. 

Il est important de savoir que tout retard est considéré de la même façon pour un rendez-vous à distance qu’en clinique. Autrement dit, les minutes pour lesquelles vous n’êtes pas présent sont perdues et ne seront pas reprises à la fin de la rencontre bien qu’elles sont facturées. De plus, une absence non justifiée compte également comme un rendez-vous manqué et des frais d’annulation peuvent s’appliquer. Je vous suggère de discuter avec votre orthophoniste au début afin de connaitre ses politiques d’annulation et de retard. Pour ma part, je considère un retard causé par un bris technique au même titre qu’un retard en clinique qui serait causé par la circulation le temps de rencontre se verra écourté mais tout de même facturé.

Après avoir lu toutes ces considérations à prendre, il est possible de constater que, même si un suivi à distance peut nous simplifier grandement la vie, il est important de se rappeler qu’il s’agit tout de même d’une rencontre d’intervention en orthophonie. Conséquemment, vaut mieux arriver bien préparé pour en profiter amplement.