La téléorthophonie : est-ce vraiment efficace ?

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La téléorthophonie étant encore en émergence, il n’est pas rare que je discute avec des parents ou des professionnels qui sont réticents devant cette approche, et ce, pour diverses raisons.  

Pourtant, quand on fouille un peu sur Internet et dans les bases de données scientifiques, on trouve déjà plusieurs écrits scientifiques qui font état de l’efficacité de ce mode d’intervention. Pour ma part, je ne crois pas vous apprendre quoi que ce soit en vous disant que je suis adepte de la téléorthophonie et que je l’utilise de plus en plus dans ma pratique.

Évidemment, il importe de considérer tous les côtés de la médaille dans l’utilisation de cette approche. Voilà pourquoi j’ai décidé de faire le point pour vous sur cette méthode qui suscite encore bien des questionnements.

Petit rappel de ce qu’est la téléorthophonie

Si vous avez déjà lu mes articles précédents, vous savez un peu en quoi consiste la téléorthophonie et pourquoi je trouve cette méthode avantageuse sur plusieurs plans.

Sinon, en gros, la téléorthophonie est le terme faisant référence à un service offert via les technologies et la télécommunication. Cela permet notamment au professionnel d’offrir un service ciblé et spécifique en direct, et ce, malgré la distance géographique qui peut le séparer de son client.

Les avantages que j’y vois en tant qu’orthophoniste

Les jeunes d’aujourd’hui sont littéralement nés avec des appareils technologiques entre les mains. Pour eux, ça n’a rien de nouveau et d’intimidant au contraire! Combien de fois d’ailleurs ai-je vu un jeune de 10 ans expliquer à son parent comment fonctionne un logiciel X ou encore un jeune de 4 ans naviguer lui-même sur Internet avant même de savoir lire et écrire. Bref, pour ces jeunes, la technologie et la téléorthophonie n’ont rien de révolutionnaire par rapport à un suivi dit « classique ». Pour certains d’entre eux, le principe d’intervention à distance est même moins anxiogène, car ils sont plus à l’aise derrière un écran.

À cet effet, il n’est pas rare que je vois la motivation et l’engagement des jeunes croitre lorsqu’ils utilisent l’ordinateur, ce qui est positif pour leurs apprentissages. Je trouve également que la téléorthophonie leur confère une certaine autonomie, car ce sont eux qui sont devant l’ordinateur et qui gèrent parfois ce qui se passe sur l’écran.

D’ailleurs, contrairement à ce qu’on pourrait croire, la téléorthophonie peut s’adapter à une grande diversité de problématiques langagières et de clientèles. Il n’en reste pas moins que dans certains cas, l’intervention en personne sera mieux. Pour ma part, à moins d’avoir un jeune qui est limité physiquement et ne peut utiliser l’ordinateur de façon autonome ou encore un jeune qui présente une capacité d’attention très limitée, je pourrais utiliser la téléorthophonie avec la majorité de mes clients*.

Plusieurs études ont été réalisées auprès de clientèles variées (principalement aux États-Unis) telles que les troubles du spectre de l’autisme, les difficultés de lecture et d’écriture ou même les difficultés sur le plan de la prononciation. De manière générale, la téléorthophonie a été démontrée aussi efficace qu’une thérapie dite « classique ». Il faut tout de même noter que cela ressort dans la mesure où l’orthophoniste est bien entraîné à ce type d’intervention et dispose des bons outils pour intervenir tout en considérant l’engagement et la motivation du client.

Aux États-Unis, ils sont d’ailleurs en avance sur nous avec ces services et les études en sont même rendues à explorer l’efficacité de la téléorthophonie dans les écoles publiques situées en milieu rural, soit là où les jeunes ont accès à peu de services professionnels. Parce que quand on s’y arrête, n’est-ce pas un droit fondamental pour un jeune en difficulté d’avoir accès aux ressources dont il a besoin pour optimiser ses chances de réussite scolaire… (mais ça serait un autre débat). 

Bon, vous vous direz peut-être que je suis un peu biaisée et que je prêche pour ma paroisse en vous présentant les avantages de la téléorthophonie, mais j’ai fait plusieurs recherches avant de vous les mentionner et j’ai pu constater, à travers mes lectures, que ces avantages ne sont pas que dans ma tête.

Reste que, comme n’importe quoi, ce n’est pas parfait…

La téléorthophonie, bien qu’elle présente plusieurs avantages à mon sens, n’est pas parfaite et il serait irresponsable de ne pas considérer les limites de cette pratique dans nos interventions.  

Cette formule, selon moi, est peu adéquate pour des suivis en sous-groupes. On n’a pas un aussi bon contrôle quant à la gestion de la rencontre qu’en personne. Il pourrait être difficile de maintenir la discipline de l’autre côté de l’écran.

Même si j’ai mentionné que la téléorthophonie peut être employée avec une foule de problématiques langagières et différents types de clientèle, il n’en reste pas moins que dans certains cas, l’effort d’adaptation à fournir soit trop coûteux en termes de temps et d’argent pour les résultats que ça rapporte. Je pense notamment à l’intervention à distance auprès de la clientèle d’âge préscolaire, ce qui demande plus d’adaptation des pratiques.  

L’autre élément que je trouve important à considérer comme une limite, concerne le manque de formation et de balises pour ce type de service. Comme celui-ci est en émergence, on retrouve beaucoup de variabilité dans la façon dont les services sont offerts, ce qui peut affecter l’efficacité de la thérapie. Il sera donc important de poursuivre les études et recherches ainsi que le développement de la pratique pour trouver ou élaborer les logiciels les plus adaptés à cette pratique.

Dans le même ordre d’idées, comme cette pratique est relativement récente, en tant qu’orthophoniste, on n’a à peu près aucune formation dans notre cursus sur ce type d’intervention. Cela demande donc, quand on veut se lancer en téléorthophonie, de faire beaucoup de recherches et d’exploration sur le web pour trouver des ressources à utiliser à distance, mais également pour adapter les ressources dont on dispose déjà et qui sont faites pour être utilisées en personne. Ce ne sont pas tous les professionnels qui sont prêts à investir le temps et l’argent nécessaires à ces démarches, et ce, pour diverses raisons.

Considérations à prendre pour compenser les limites

Bien que ce modèle d’intervention soit reconnu et approuvé par l’OOAQ (Ordre des Orthophonistes et Audiologistes du Québec), par l’ASHA (American Speech and Hearing Association) et par le OAC (Orthophonie et Audiologie Canada), il importe de pratiquer la téléorthophonie en gardant en tête certaines considérations.

La confidentialité ainsi que les formulaires d’entente de service et de consentement éclairés sont tout aussi importants à respecter. Autrement dit, on applique les mêmes principes éthiques et déontologiques en téléorthophonie que dans le cas d’une rencontre en personne. Seulement, on le fait différemment.

La confidentialité est un aspect non négligeable. En plus de vous assurer que le logiciel que vous utilisez est sécurisé, il est important, en tant que professionnel, d’avoir  accès à une pièce fermée et isolée lors de vos interventions. De la même façon, je m’assure toujours que mes clients peuvent eux aussi avoir accès à un espace calme et isolé lors de nos rencontres. Oubliez donc les rencontres faites en direct d’un café ou d’un espace de coworking. D’autant plus que vous ne serez pas pleinement disponible pour votre client s’il y a trop de stimuli autour de vous.

Comme pour une rencontre d’orthophonie en personne, le client doit remplir et signer des formulaires de consentement éclairé. Toutefois, il faut qu’ils aient au préalable été adaptés pour la pratique à distance. Le client doit, dans le formulaire, avoir été mis au fait des risques et des conditions associés au recours à la téléorthophonie, car ceux-ci diffèrent de ceux en personne.

Finalement, on n’explique jamais trop en quoi consiste la téléorthophonie, en quoi elle est différente d’un service en personne et quelles sont les considérations à prendre pour un suivi à distance efficace.

 

 

En conclusion, comme n’importe quoi, la téléorthophonie présente des avantages et des limites. Toutefois, en tant que membre de l’OOAQ, on doit avoir une pratique basée sur les évidences scientifiques. Cela signifie que l’on doit tenir compte à la fois de nos expériences et compétences en tant que professionnel et des données scientifiques récentes, ce qui implique de se garder à jour, pour offrir une intervention dite efficace en étant la mieux adaptée qu’il soit. C’est le cas pour la téléorthophonie. Avant de considérer cette option dans nos interventions, il importe de se pencher sur la question en tenant compte des avantages et limites de cette pratique ainsi que des particularités du client.

 

 

*Il est à noter que je travaille avec la clientèle d’âge scolaire de 9 ans et plus. En préscolaire, cela pourrait être plus difficile, mais n’est pas forcément impossible. Il suffit d’adapter les pratiquer et l’environnement de l’autre côté de l’écran en conséquence.

 

 

Quoi faire quand on est la seule orthophoniste au privé dans sa région

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Ce n’est un secret pour personne, les régions sont toujours les premières touchées lorsqu’il est question de pénurie de services. L’orthophonie ne fait pas exception. D’ailleurs, lorsqu’on est finissant, il est souvent facile de se trouver un emploi en orthophonie à l’extérieur des grands centres, car ceux-ci sont, malheureusement, peu convoités.

Le secteur privé est également touché puisque peu d’orthophonistes vont s’établir en région pour ouvrir une clinique ou un service. Certaines le font, mais elles sont souvent trop peu nombreuses pour répondre à la demande (parce que même si la population est moins importante, les besoins ne sont pas moins présents). D’ailleurs, les listes d’attente sont souvent longues contrairement aux grands centres.

Imaginez quand la seule orthophoniste (au public comme au privé) de sa région part en congé de maternité ou de maladie ou encore qu’elle prend la décision de fermer boutique…

J’ai listé dans cet article des suggestions d’options pour vous chers parents afin que vous ne vous retrouviez pas sans support et pour vous chères collègues si jamais cela devait vous arriver.

1) Référer à une orthophoniste qui est géographiquement près de vous.

La solution la plus logique quand on n’a pas accès à un service d’orthophonie dans notre région est d’aller à celui qui se trouve le plus proche (p.ex. dans la ville voisine).

C’est d’ailleurs ce que nous faisons entre orthophonistes si notre charge de clients est complète : on réfère les nouvelles demandes à des collègues de confiance qui sont proches géographiquement parlant afin de limiter le plus possible les inconvénients reliés aux déplacements pour les parents.

Il arrive malheureusement que cette option ne soit pas possible et qu’il faille alors passer au « plan B ».

2) Plan B : tirer profit de la technologie pour faire de l'orthophonie à distance

On a la chance de vivre dans une époque où la technologie nous permet d’être en contact avec n’importe qui, peu importe l’endroit où on se trouve et le moment de la journée. Bien que cela puisse parfois être négatif, ça amène un giga lot de positif.

J’ai d’ailleurs décidé de faire de la technologie mon alliée en développant ma pratique d’orthophonie à distance (ou téléorthophonie). Cela m’a été fort utile dernièrement. Notamment parce que j’ai pu dépanner une collègue (et amie) orthophoniste qui est la seule ayant une pratique privée dans sa région.

Elle est partie récemment en congé de maternité et n’a trouvé personne pour la remplacer dans sa région. Elle m’a donc contactée et j’ai pu, grâce à la téléorthophonie, reprendre les suivis de ses clients d’âge scolaire au plus grand bonheur de ceux-ci. Le tout sans qu’ils aient à parcourir les 2 hrs de route qui nous séparent pour une heure (parfois moins) de thérapie.

Donc si vous ne connaissiez pas la téléorthophonie, je vous confirme que c’est pratiquement une révolution pour moi avec mes clients d’âge scolaire.

3) Faire appel à des agents multiplicateurs du langage.

Des quoi? Me direz-vous. En fait, ce sont le plus souvent des éducateurs spécialisés ou encore des personnes ayant une (ou plusieurs) formation(s) en stimulation du langage. Cela est particulièrement utile lorsqu’il vous est impossible d’avoir accès aux services d’une orthophoniste de façon régulière.

Je l’ai dit plus haut, mais je le répète, les orthophonistes en région étant souvent une denrée rare, il est plus long d’avoir un suivi (au public comme au privé) et parfois, l’orthophoniste ne peut pas voir l’enfant de façon régulière.

Une bonne façon d’optimiser la stimulation du langage et de le faire de façon régulière consiste à faire appel à un agent de stimulation du langage (ou un éducateur spécialisé). Le rôle de cet agent est en fait d’appliquer les stratégies mentionnées au plan d’intervention orthophonique à travers la routine de l’enfant de manière à ce qu’il puisse bénéficier d’un suivi adapté et ciblé malgré l’absence d’un suivi en orthophonie de façon régulière.

Cela constitue notamment une très bonne option pour la clientèle d’âge préscolaire avec qui il est parfois plus difficile de faire de l’orthophonie à distance.

Ce que j’aime de cette option, c’est que ça permet à une orthophoniste d’alléger sa charge de clients pour pouvoir offrir un suivi à un plus grand nombre de clients, mais de tout de même savoir que ses clients bénéficient d’un encadrement adapté.

Pour les parents, ce genre de suivi peut être intéressant surtout si vous devez vous déplacer dans une autre région pour recevoir un suivi en orthophonie. Ainsi, vous pouvez continuer le suivi, mais à fréquence moindre tout en bénéficiant d’un support de qualité pour le bon développement langagier de votre enfant. Cela est souvent très bénéfique pour nos horaires déjà bien garnis…

ATTENTION!!! Ce type de service ne remplace en rien un suivi en orthophonie. Au contraire, il permet de le supplémenter. Ainsi, il est important d’avoir une orthophoniste au dossier de votre enfant pour en bénéficier. Si vous êtes curieux d’en apprendre davantage, je vous invite à consulter ce service que j’ai mis en place en collaboration avec Tutorax une entreprise jeune et dynamique d’aide aux devoirs.

 

Malgré l’accès aux services plus difficile lorsqu’on habite en région, je crois que maintenant, nous disposons de plusieurs moyens qui nous permettent de nous adapter sans que cela n’ait forcément à être compliqué.

Si vous avez des questions sur la téléorthophonie (que vous soyez parent ou orthophoniste), n’hésitez pas à me contacter. Ça me fait toujours plaisir de partager avec vous sur ce mode d’intervention que j’affectionne particulièrement.

 

 

4 + 1 conseils pour un template facile à écrire et à lire

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Ma pratique orthophonique est encore jeune. Cela fait 3 ans (jour pour jour) que j’ai ouvert ma propre clinique à la sortie de mes études. Ayant tout à mettre en place, j’ai fait PLUSIEURS ajustement au fil du temps pour rendre ma pratique plus efficace.

Quand je n’avais que 3-4 clients par semaine, je pouvais me permettre de tout personnaliser et de rédiger à mon rythme rapports et bilans. Toutefois, maintenant que j’ai environ 5-6 clients par jour, continuer à ce rythme aurait été tout simplement impensable.

Dans la dernière année, j’ai adapté et créé plusieurs documents pour me permettre d’être plus efficace dans ma rédaction et me sentir moins surchargée.

Je vous partage donc ici mes trucs en matière de rédaction et ce que j’ai appris après mes quelques années de pratique.

1) Se créer un template pour les plans d’intervention

Avant, je prenais le temps d’écrire, pour chacun de mes clients, les objectifs, généraux et spécifiques, que je voulais travailler. Puis, je me suis assez vite rendu compte que d’une fois à l’autre, je faisais du copier-coller.

L’affaire, en faisant du copier-coller, c’est que non seulement on perd un temps fou, mais le risque d’erreur (genre ne pas modifier le nom du client après avoir copié l’objectif est plus grand). Ça demande, par le fait même, beaucoup de concentration.

J’ai donc décidé de regrouper TOUS les objectifs que j’avais en tête en un seul document et avec pour seule tâche à faire, de compléter les champs vides. Ainsi, quand j’ai un nouveau PIO à rédiger, je prends mon fichier vierge avec ma base d’objectifs et je sélectionne ceux qui s’appliquent tout simplement.

Si vous n’avez pas de tel document, je vous invite à prendre un moment pour regrouper vos plus récents PIO et même vous inspirer de PIO de vos collègues orthophonistes. Prenez le temps de les analyser, puis montez-vous un document clé en main regroupant TOUS les objectifs que vous avez sous les yeux. N’hésitez pas à en ajouter d’autres au fur et à mesure.

Quand viendra le temps de rédiger un nouveau PIO pour votre client, vous n’aurez qu’à faire un copier-coller du document puis à l’adapter en enlevant tout simplement les objectifs qui ne s’appliquent pas.

Je vous le dis, on sauve un temps fou en plus de réduire considérablement le risque d’erreurs.

2)   Regrouper sur un même document la section PIO et bilan

Dernièrement, j’ai eu 23 bilans à rédiger (il m’en reste encore 16 à faire au moment où j’écris ces lignes). J’avoue que je n’avais pas du tout pensé à l’importance d’un gabarit pour les bilans également.

Ça n’a pas été long que j’ai constaté qu’il en faudrait un également. J’avais donc fait un document à partir de mon canevas de PIO, mais je trouvais ça encore trop long. J’ai donc eu une illumination et je ne peux pas ne pas vous la partager.

Au lieu de créer un deuxième canevas pour vos bilans, intégrez une section à même votre canevas de PIO! Ce que je veux dire par là, c’est que si, par exemple, votre PIO est en format tableau, ajoutez tout simplement une colonne où vous pourrez noter la progression de cet objectif.

Ainsi, vous n’aurez pas à recopier tous les objectifs du PIO de votre client dans un nouveau document (même si c’est un gabarit, c’est long! Croyez-moi!), mais vous pourrez reprendre votre document PIO et y ajouter tout simplement les informations du bilan.

 Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

3)   Ne pas hésiter à mettre des cases à cocher dans vos rapports

Au début, je voulais TOUT écrire parce que je me disais que si je ne faisais que cocher des items, ça serait beaucoup trop impersonnel et c’était important pour moi que les parents voient que pour moi chaque client est unique et important…

Avec le temps, j’ai compris que je pouvais leur montrer que je leur accorde de l'importance autrement, car c’était au détriment de ma santé mentale.

J’ai donc intégré plusieurs items que je n’ai qu’à cocher et je sauve un temps fou. C’est vrai que ça fait moins personnel, mais le fait de sauver du temps sur cette partie de la rédaction, me permet d’offrir plus de temps de qualité en thérapie en me libérant du temps pour bien préparer mes thérapies ou encore en faisant des compte-rendu hebdomadaires personnalisés aux parents.

N’hésitez pas à activer l’option « Développeur » dans votre fichier Word pour pouvoir y mettre plein de cases à cocher. Vous verrez, le fait de cocher, vous permet ensuite de n’écrire que l’essentiel et de faire une analyse plus pertinente sur les progrès de votre client.

Dites-vous que si vous n’avez pas le temps d’écrire un roman, le parent n’a probablement pas plus le temps de le lire…

Voici un exemple de la façon dont j'utilise les cases à cocher.

4)   Les listes de puces, ça sauve un temps fou

Je suis ce genre de personne qui aime écrire de belles grandes phrases et de beaux paragraphes. C’est bien s’il est question de roman, mais ici, c’est dans un contexte de rapport.

Des longs paragraphes et des phrases, c’est lourd à lire dans un rapport, car il est difficile de bien saisir toute l’information d’un premier coup d’œil. N’hésitez pas à épurer le tout en y insérant des tableaux résumant l’important et des listes à puces.

En procédant ainsi, non seulement vous faciliterez aux autres la lecture de vos rapports, mais vous vous éviterez tout ce mal qu’on se donne pour rédiger de belles phrases. D'ailleurs, visuellement, je trouve que c'est beaucoup plus « parlant ». 

Je le répète, l’important est que l’information et les résultats soient facilement accessibles. Pas de gagner un prix littéraire…

Bonus ! Même pas besoin d’enregistrer en pdf pour envoyer!

Dernièrement, j’ai fait une découverte qui a carrément changé ma vie (ben presque). C’est probablement le cas de plusieurs d’entre vous, mais pour ma part, je rédige tous mes rapports sur Word.

Sauf que pour les envoyer aux parents et autres intervenants, je les exportais en PDF, les enregistrais dans un dossier, puis, finalement, les envoyais par courriel. Ça peut paraître niaiseux, mais c’est quand même du temps et de la logistique.

En fouillant, j’ai découvert que Word me permet de couper toutes ces étapes en 1 ou 2 seulement.

Vous n’avez qu’à partager le document et à l’envoyer en format .pdf directement! Si comme moi vous ignoriez cette option, eh bien ça me fait plaisir de vous la partager et de changer votre vie (ben ça a changé la mienne un peu)…

 Magie!

Magie!

Avec tous ces trucs, j’espère que vous trouverez un peu plus de temps à passer sur l’essentiel : vos clients.

Si vous avez d’autres trucs que vous aimeriez me partager, n’hésitez pas à le faire! Je suis toujours ouverte à m’améliorer davantage et à échanger avec vous pour qu’on développe toujours notre pratique pour le mieux.

Mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement et ne pas se sentir envahi(e) par le travail

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Je ne sais pas pour vous, mais une des tâches dans ma pratique que j’aime le moins, c’est de loin la rédaction de rapports et de notes. J’ai tellement entendu souvent mes collègues me dire sur un ton de découragement et de lassitude qu’elles devaient rédiger une pile de rapports ou encore qu’elles étaient dans la rédaction d’un bilan qui n’en finissait plus de finir…

Pour ma part, même si ce n’est pas non plus ma tâche préférée, je me suis rarement sentie surpassée par cette tâche et j’ai toujours été en mesure de respecter des délais raisonnables pour ma rédaction.

J’ai donc pensé vous dresser une liste de mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement et ne pas accumuler trop de travail, car après tout, c’est ça qui mène souvent au sentiment d’épuisement et d’en avoir trop.

1)   Fixez-vous des délais courts et dites-les à votre client

Je ne pense pas vous étonner en vous disant que plus on attend longtemps avant de se plonger dans la rédaction d’un rapport, plus ça nous pèse. Suivant ce principe, pourquoi ne pas vous « en débarrasser » le plus vite possible dans ce cas?

En ce qui me concerne, lorsque je termine mes rencontres d’évaluation, je donne toujours au parent un délai de rédaction de 2 à 3 semaines MAXIMUM selon ma charge de travail du moment.

Ça me force à rédiger le rapport rapidement et ça ne traine pas. En plus, donner un laps de temps court me permet d’avoir toute l’information encore fraîchement en tête, ce qui fait que c’est plus facile pour moi de rédiger.

Les quelques rapports que j’ai étirés beaucoup trop longtemps à mon goût ont été de loin les plus difficiles à écrire. J’avais oublié plusieurs éléments intéressants et cela me demandait un effort supplémentaire pour me rappeler de ce que j’avais fait en évaluation et des particularités de l’enfant.

2)   Faites-vous un gabarit

C’est long à faire, mais ça vaut TELLEMENT la peine. Au début, j’avais tendance à rédiger mes rapports un à un, ce qui faisait en sorte que je me questionnais toujours à chaque section parce que je ne savais plus exactement ce que j’avais écrit dans un rapport précédent.

C’était également difficile pour mes formulations de phrases parce que je devais y réfléchir à nouveau et même si je m’inspirais de mes rapports précédents, c’était toujours plus long.

J’ai donc pris un moment l’automne passé pour me faire un gabarit où j’ai mis TOUTE l’information que je veux retrouver dans mes rapports. Ça m’a pris environ une fin de semaine faire ce gabarit parce que j’ai regroupé plusieurs documents pour le faire. Toutefois, mon temps de rédaction a été diminué du tiers et mes rapports sont maintenant beaucoup plus faciles à rédiger pour moi et à comprendre pour les parents.

3)   Écrivez sans vous poser de questions… et gardez ça simple

Combien de fois j’ai entendu mes collègues se questionner sur un mot ou sur deux façons de formuler une phrase qui veulent dire exactement la même chose. Ce genre de questionnement, ça fait perdre beaucoup de temps pour pas grand-chose en fin de compte. De plus, ça fait perdre le momentum quand on écrit.

Quand j’écris, j’écris tout simplement. Je prends mon gabarit, et je compose des phrases à partir des informations qui s’y trouvent. C’est aussi simple que ça! Jamais je ne m’arrête pour me questionner sur un mot ou sur la tournure d’une phrase.

Si vous vous questionnez sur une structure de phrase ou sur un terme pendant que vous rédigez, plutôt que de vous y arrêtez, soulignez ou surlignez le passage en question. Vous y reviendrez plus tard au moment de vous relire.

Vous trouverez même probablement une meilleure façon de l’écrire à votre relecture parce que vous aurez pris le temps de laisser votre questionnement se déposer.

4)   Bloquez des périodes à votre horaire

La meilleure façon de vous assurer que vous rédigez vos rapports rapidement et efficacement, est de le prévoir à votre horaire.  

J’aime bien prendre un moment le dimanche soir pour planifier la semaine à venir. J’y mets donc, dans mon horaire, les moments où je prévois rédiger. J’ai aussi toujours accès à la liste des rapports à faire comme ça je sais facilement par lequel commencer lorsqu’arrive ma période de rédaction.

Le fait de prévoir des périodes comme ça, fait en sorte qu’on les respecte beaucoup plus. C’est un peu comme si on se programmait mentalement donc quand vient le temps de rédiger, on est beaucoup plus disposé à le faire.

5)   Ne travaillez pas trop longtemps

Je ne sais pas pour vous, mais même si j’adore mon travail, j’ai quand même une capacité de concentration et d’attention soutenue limitée. J’ai calculé qu’après 45 minutes de travail consécutif, mon cerveau bifurque ensuite automatiquement vers autre chose et je deviens vraiment plus facilement distraite par mes pensées ou n’importe quoi d’autre en fait.

J’ai donc programmé des périodes de 45 minutes de rédaction suivies de 15 minutes de pause à chaque fois. Ça parait court comme ça, mais le fait d’avoir de courtes périodes, ça crée un sentiment d’urgence qui fait en sorte qu’on est beaucoup plus concentré et assidu à la tâche.

Si on se dit qu’on a 4 heures pour rédiger notre rapport (ou pire encore toute la journée), alors il y a de TRÈS FORTES chances qu’on prenne tout notre temps et que finalement, on ait travaillé peut-être l’équivalent de 1h sur le 4h de travail au total…

C’était toujours ce qui m’arrivait quand je me disais, ben motivée : « Demain je prends toute la journée pour rédiger ». Ouin… Disons que la journée finissait et que je me retrouvais à ne pas avoir fait grand-chose.

Le fait de délimiter les tâches dans le temps, de prévoir de courtes périodes, nous force à être plus efficace. Il ne vous reste qu’à établir la durée pendant laquelle vous pouvez être efficace sans vous laisser distraire et ça deviendra la durée de vos « intervalles de travail ».

6)   Faites une seule chose à la fois

Avec la technologie, les réseaux sociaux et le fait qu’il faille toujours être efficace et rapide dans nos réponses, il est facile de tenter de tout faire en même temps : prendre un appel pendant notre période de rédaction, répondre à un courriel qui vient de rentrer, aller voir la dernière notification sur Facebook, etc.

Cela nuit considérablement à l’efficacité, car bien souvent, la dernière notification sur Facebook se transforme en 15 minutes passées à « scroller » dans le fil d’actualités, on vient de recevoir une réponse à notre réponse courriel, etc.

Je sais que ce n’est pas facile de ne faire qu’une chose à la fois, mais ça change tout. Quand j’ai réalisé tout le temps que je perdais à « vouloir tout faire tout de suite », j’ai pris les grands moyens.

Mon truc : désactivez TOUTES les notifications sur votre ordinateur et sur votre cellulaire.

Je ne reçois aucune notification de courriels ni Facebook sur mon ordi à moins que les applications soient ouvertes. C’en est de même pour mon cellulaire où je ne reçois aucune notification sauf si je vais voir moi-même.

Je suis donc beaucoup moins portée à aller voir un courriel qui entre pendant ma rédaction parce que je ne le sais tout simplement pas.

Vous pouvez également mettre votre cellulaire en mode « ne pas déranger » pour ne pas qu’il sonne pendant votre période de rédaction.

7)   Dressez une liste des rapports à faire en ordre de priorité

Plus haut, j’ai mentionné que j’avais une liste de tous les rapports que je dois rédiger en ordre de date de remise. C’est quelque chose que je trouve fort pratique, car ça me permet de savoir ce que j’ai à faire sans me poser trop de questions.

Gardez toujours, accessible, une liste de la rédaction que vous avez à faire avec le détail s’il y a lieu.  Voici en image comment j’organiser ma liste.

 
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Cela fait le tour de mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement. Évidemment, il m’arrive encore d’avoir quelques lacunes, mais depuis que j’applique tout cela, j’ai vu une énorme différence dans ma rédaction.

Et vous, avez-vous des trucs qui vous aident à être efficace pour rédiger?

Mes meilleurs conseils quand on travaille AU privé dès la fin de ses études

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Venant d’une famille d’entrepreneurs, ça a toujours été une évidence pour moi qu’une fois mes études terminées, j’allais travailler dans le secteur privé. En fait, c’était clair que je démarrerais ma propre clinique et que j’en serais propriétaire. À l’époque, je rêvais d’être psychologue propriétaire de sa clinique. Les choses ont un peu changé, mais pas tant quand même.

Par contre, je dois avouer que durant ma maîtrise, cette vision que j’avais était loin d’être partagée par mes collègues, mes superviseurs et mes enseignants. Combien de fois durant mon parcours universitaire m’a-t-on mise en garde qu’il est illusoire de penser se partir à son propre compte dès sa sortie des bancs d’école. Parfois, j’avais même l’impression qu’on tentait de me décourager…

Pourtant, je n’ai rien écouté de tout cela et je l’ai fait. D’ailleurs, jamais (ou presque) durant ma maîtrise, je n’ai douté de ce projet que j’ai commencé à préparer plus d’un an avant la fin de mes études. Et je n’ai absolument AUCUN regret de l’avoir fait. Bien évidemment, c’est sûr qu’il est important de bien se préparer, car la première impression qu’on laisse est TRÈS importante.

Je vous partage donc ici une liste de mes meilleurs trucs pour bien démarrer au privé, que ce soit à votre compte, avec une collègue ou même dans le rachat d’une clinique déjà existante.

Faites-vous un budget et un plan de match

On ne se le cachera pas, démarrer une entreprise, peu importe de quel type d’entreprise il s’agit, ça implique plusieurs coûts autant en temps qu’en argent… Parfois, on peut aller chercher des subventions ou certaines bourses, mais cela demande de remplir plusieurs documents (et parfois même pour les prêts).

C’est donc très important de d’abord cibler ses objectifs, de se prévoir un budget et de déterminer ses objectifs pour la première année d’opération. Autrement dit, il faut faire un plan d’affaires. Ce n’est pas la partie la plus palpitante, je l’avoue, mais ça aide VRAIMENT à mettre en perspective ce que l’on vise pour notre entreprise et nos objectifs.

De plus, vous serez d’autant plus préparé aux yeux d’éventuels investisseurs ou partenaires ou tout simplement devant la banque si vous voulez aller chercher un prêt.

Définissez votre offre de services

C’est une chose de dire qu’on ouvre sa clinique privée, mais c’est important de savoir à quelle clientèle est-ce que vous allez vous adresser, quels seront vos tarifs, vos horaires, etc.

Cela vous permettra de mieux cibler votre marketing lorsque viendra le temps de faire la promotion de ce nouveau service dans le voisinage. De plus, cela pourra orienter le choix de l’endroit où vous vous installerez, les gens que vous contacterez pour établir des partenariats, etc.

Petit conseil, ne vous présentez pas simplement comme une « clinique d’orthophonie ». Prenez le temps de réfléchir à ce qui vous démarquera de la mêlée. Qu’apportez-vous de nouveau sur le marché?

Précisez vos limites et soyez honnête envers vous-même

Lorsqu’on commence, on peut être tenté d’accepter toutes les demandes d’évaluation et de suivi, même si ça sort de l’horaire qu’on s’était établi ou de notre clientèle cible. C’est sûr que c’est toujours un peu stressant de savoir si on aura des clients au départ. Je vous rassure, vous en aurez sans problème. D’ailleurs, les clients seront d’autant plus reconnaissants de votre honnêteté si vous les référez à une orthophoniste de confiance qui est spécialisée dans une problématique que vous n’adressez pas. En prime, elle risque à son tour de vous référer des clients.

L’horaire n’est pas à négliger non plus. Si vous avez décidé d’ouvrir votre horaire de 8h à 20h du lundi au jeudi en plus du vendredi de 8h à 16h et parfois le samedi, vous perdrez beaucoup d’efficacité et d’énergie. De plus, il vous sera très difficile de déplacer des clients si par exemple il y a des changements dans votre vie. C’est correct d’ouvrir des soirs et parfois même un samedi, mais assurez-vous que votre horaire demeure réaliste.

Après tout, on a beau être passionné par notre métier, on a tous une vie. Oh et si vous vous sentez mal de dire que vous n’êtes pas disponible en soirée ou le samedi, dites-vous que de toute façon, les clients n’ont pas à savoir pourquoi.  

Développez et entretenez votre réseau

J’ai parlé plus haut de définir votre clientèle cible. C’est difficile de tout faire en tant qu’orthophoniste au privé et c’est d’autant plus difficile d’échanger avec d’autres collègues si on est seul dans notre pratique.

N’hésitez pas à contacter d’autres orthophonistes (et même d’autres spécialistes) qui sont dans la même situation que vous. Créez un groupe Facebook entre vous pour vous poser des questions, vous entraider ou encore vous référer des clients. Vous pouvez même faire des rencontres mensuelles que ce soit en personne ou à distance.

N’ayez pas peur de poser vos questions. Personne ne vous trouvera niaiseuse. Au mieux, vous aurez fait réfléchir vos collègues. Ah et partagez vos découvertes et vos trucs. Ça ne sert à rien de garder cela pour vous. Les autres pourront sûrement renchérir et ouvrir sur de belles réflexions. Une belle façon d’approfondir encore plus votre pratique.

N’ayez pas peur d’investir pour votre entreprise

Au début, on ne fait pas beaucoup de sous, c’est vrai. On a peur de dépenser parce qu’on se dit qu’on doit en garder le plus possible pour les dépenses non prévues et on veut aussi qu’il nous en reste un peu à la fin du mois pour payer les comptes…

Cependant, pour faire grandir votre pratique, c’est important de dépenser… Oui oui! On s’entend qu’il faut le faire de façon calculée, mais tout de même. Pour ma part, je m’engage envers moi-même, et ma pratique, à suivre deux formations par année dans mon domaine. Ce n’est pas beaucoup, mais ça fait une belle différence.

Aussi, n’hésitez pas à débourser pour un mentor. Que ce soit spécifiquement relié à l’orthophonie ou pour une autre branche reliée à votre clinique (marketing, comptabilité, gestion, etc.). Demander de l’aide à quelqu’un spécialisé dans son propre domaine vous rapportera énormément. J’ai moi-même longtemps hésité avant de payer pour ce genre d’aide. Maintenant, je ne m’en passerais plus, car ça m’a apporté énormément et même plus que ce que ça m’a coûté.

Voyez vos erreurs comme une belle occasion d’apprendre et de devenir encore meilleur

Quand on débute dans le métier, on voudrait que tout soit parfait, ne jamais rien oublier, ne pas se tromper, tout connaitre. Malheureusement, on n’est pas parfait et les erreurs surviendront inévitablement. En fait, elles font partie de… la vie quoi.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner si vous commettez une erreur est de d’abord l’admettre. Vos clients sont beaucoup plus conciliants que vous ne le pensez. Ils comprendront beaucoup mieux si vous leur expliquez calmement que c’est votre erreur et que vous leur proposez des solutions.

Et ce qui est bien des erreurs que l’on commet, c’est qu’après on est deux fois plus vigilant et on met en place des stratégies efficaces pour y remédier et éviter que ça ne survienne de nouveau. Autrement dit, on devient un meilleur professionnel grâce à celles-ci.

Quelqu’un d’expérience m’avait déjà dit : « Quand tu as ton diplôme, tu es une orthophoniste au même titre que celle qui a 25 ans d’expérience dans le domaine. Ne l’oublie pas. » On peut être impressionnée et se dire qu’on est « juste une nouvelle orthophoniste », mais cela n’est en rien une excuse pour ne pas accomplir vos projets. Il suffit simplement de bien vous entourer et surtout, de vous faire confiance.

Si vous avez des questions concernant le merveilleux monde de l’orthophonie, n’hésitez pas à m’écrire. Il me fera plaisir d’en discuter avec vous.

Et si jamais vous êtes curieux de vous partir au privé, je vous invite à visionner cette vidéo sur les 8 mythes sur l'orthophonie au privé.