4 + 1 conseils pour un template facile à écrire et à lire

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Ma pratique orthophonique est encore jeune. Cela fait 3 ans (jour pour jour) que j’ai ouvert ma propre clinique à la sortie de mes études. Ayant tout à mettre en place, j’ai fait PLUSIEURS ajustement au fil du temps pour rendre ma pratique plus efficace.

Quand je n’avais que 3-4 clients par semaine, je pouvais me permettre de tout personnaliser et de rédiger à mon rythme rapports et bilans. Toutefois, maintenant que j’ai environ 5-6 clients par jour, continuer à ce rythme aurait été tout simplement impensable.

Dans la dernière année, j’ai adapté et créé plusieurs documents pour me permettre d’être plus efficace dans ma rédaction et me sentir moins surchargée.

Je vous partage donc ici mes trucs en matière de rédaction et ce que j’ai appris après mes quelques années de pratique.

1) Se créer un template pour les plans d’intervention

Avant, je prenais le temps d’écrire, pour chacun de mes clients, les objectifs, généraux et spécifiques, que je voulais travailler. Puis, je me suis assez vite rendu compte que d’une fois à l’autre, je faisais du copier-coller.

L’affaire, en faisant du copier-coller, c’est que non seulement on perd un temps fou, mais le risque d’erreur (genre ne pas modifier le nom du client après avoir copié l’objectif est plus grand). Ça demande, par le fait même, beaucoup de concentration.

J’ai donc décidé de regrouper TOUS les objectifs que j’avais en tête en un seul document et avec pour seule tâche à faire, de compléter les champs vides. Ainsi, quand j’ai un nouveau PIO à rédiger, je prends mon fichier vierge avec ma base d’objectifs et je sélectionne ceux qui s’appliquent tout simplement.

Si vous n’avez pas de tel document, je vous invite à prendre un moment pour regrouper vos plus récents PIO et même vous inspirer de PIO de vos collègues orthophonistes. Prenez le temps de les analyser, puis montez-vous un document clé en main regroupant TOUS les objectifs que vous avez sous les yeux. N’hésitez pas à en ajouter d’autres au fur et à mesure.

Quand viendra le temps de rédiger un nouveau PIO pour votre client, vous n’aurez qu’à faire un copier-coller du document puis à l’adapter en enlevant tout simplement les objectifs qui ne s’appliquent pas.

Je vous le dis, on sauve un temps fou en plus de réduire considérablement le risque d’erreurs.

2)   Regrouper sur un même document la section PIO et bilan

Dernièrement, j’ai eu 23 bilans à rédiger (il m’en reste encore 16 à faire au moment où j’écris ces lignes). J’avoue que je n’avais pas du tout pensé à l’importance d’un gabarit pour les bilans également.

Ça n’a pas été long que j’ai constaté qu’il en faudrait un également. J’avais donc fait un document à partir de mon canevas de PIO, mais je trouvais ça encore trop long. J’ai donc eu une illumination et je ne peux pas ne pas vous la partager.

Au lieu de créer un deuxième canevas pour vos bilans, intégrez une section à même votre canevas de PIO! Ce que je veux dire par là, c’est que si, par exemple, votre PIO est en format tableau, ajoutez tout simplement une colonne où vous pourrez noter la progression de cet objectif.

Ainsi, vous n’aurez pas à recopier tous les objectifs du PIO de votre client dans un nouveau document (même si c’est un gabarit, c’est long! Croyez-moi!), mais vous pourrez reprendre votre document PIO et y ajouter tout simplement les informations du bilan.

 Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

3)   Ne pas hésiter à mettre des cases à cocher dans vos rapports

Au début, je voulais TOUT écrire parce que je me disais que si je ne faisais que cocher des items, ça serait beaucoup trop impersonnel et c’était important pour moi que les parents voient que pour moi chaque client est unique et important…

Avec le temps, j’ai compris que je pouvais leur montrer que je leur accorde de l'importance autrement, car c’était au détriment de ma santé mentale.

J’ai donc intégré plusieurs items que je n’ai qu’à cocher et je sauve un temps fou. C’est vrai que ça fait moins personnel, mais le fait de sauver du temps sur cette partie de la rédaction, me permet d’offrir plus de temps de qualité en thérapie en me libérant du temps pour bien préparer mes thérapies ou encore en faisant des compte-rendu hebdomadaires personnalisés aux parents.

N’hésitez pas à activer l’option « Développeur » dans votre fichier Word pour pouvoir y mettre plein de cases à cocher. Vous verrez, le fait de cocher, vous permet ensuite de n’écrire que l’essentiel et de faire une analyse plus pertinente sur les progrès de votre client.

Dites-vous que si vous n’avez pas le temps d’écrire un roman, le parent n’a probablement pas plus le temps de le lire…

Voici un exemple de la façon dont j'utilise les cases à cocher.

4)   Les listes de puces, ça sauve un temps fou

Je suis ce genre de personne qui aime écrire de belles grandes phrases et de beaux paragraphes. C’est bien s’il est question de roman, mais ici, c’est dans un contexte de rapport.

Des longs paragraphes et des phrases, c’est lourd à lire dans un rapport, car il est difficile de bien saisir toute l’information d’un premier coup d’œil. N’hésitez pas à épurer le tout en y insérant des tableaux résumant l’important et des listes à puces.

En procédant ainsi, non seulement vous faciliterez aux autres la lecture de vos rapports, mais vous vous éviterez tout ce mal qu’on se donne pour rédiger de belles phrases. D'ailleurs, visuellement, je trouve que c'est beaucoup plus « parlant ». 

Je le répète, l’important est que l’information et les résultats soient facilement accessibles. Pas de gagner un prix littéraire…

Bonus ! Même pas besoin d’enregistrer en pdf pour envoyer!

Dernièrement, j’ai fait une découverte qui a carrément changé ma vie (ben presque). C’est probablement le cas de plusieurs d’entre vous, mais pour ma part, je rédige tous mes rapports sur Word.

Sauf que pour les envoyer aux parents et autres intervenants, je les exportais en PDF, les enregistrais dans un dossier, puis, finalement, les envoyais par courriel. Ça peut paraître niaiseux, mais c’est quand même du temps et de la logistique.

En fouillant, j’ai découvert que Word me permet de couper toutes ces étapes en 1 ou 2 seulement.

Vous n’avez qu’à partager le document et à l’envoyer en format .pdf directement! Si comme moi vous ignoriez cette option, eh bien ça me fait plaisir de vous la partager et de changer votre vie (ben ça a changé la mienne un peu)…

 Magie!

Magie!

Avec tous ces trucs, j’espère que vous trouverez un peu plus de temps à passer sur l’essentiel : vos clients.

Si vous avez d’autres trucs que vous aimeriez me partager, n’hésitez pas à le faire! Je suis toujours ouverte à m’améliorer davantage et à échanger avec vous pour qu’on développe toujours notre pratique pour le mieux.

Mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement et ne pas se sentir envahi(e) par le travail

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Je ne sais pas pour vous, mais une des tâches dans ma pratique que j’aime le moins, c’est de loin la rédaction de rapports et de notes. J’ai tellement entendu souvent mes collègues me dire sur un ton de découragement et de lassitude qu’elles devaient rédiger une pile de rapports ou encore qu’elles étaient dans la rédaction d’un bilan qui n’en finissait plus de finir…

Pour ma part, même si ce n’est pas non plus ma tâche préférée, je me suis rarement sentie surpassée par cette tâche et j’ai toujours été en mesure de respecter des délais raisonnables pour ma rédaction.

J’ai donc pensé vous dresser une liste de mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement et ne pas accumuler trop de travail, car après tout, c’est ça qui mène souvent au sentiment d’épuisement et d’en avoir trop.

1)   Fixez-vous des délais courts et dites-les à votre client

Je ne pense pas vous étonner en vous disant que plus on attend longtemps avant de se plonger dans la rédaction d’un rapport, plus ça nous pèse. Suivant ce principe, pourquoi ne pas vous « en débarrasser » le plus vite possible dans ce cas?

En ce qui me concerne, lorsque je termine mes rencontres d’évaluation, je donne toujours au parent un délai de rédaction de 2 à 3 semaines MAXIMUM selon ma charge de travail du moment.

Ça me force à rédiger le rapport rapidement et ça ne traine pas. En plus, donner un laps de temps court me permet d’avoir toute l’information encore fraîchement en tête, ce qui fait que c’est plus facile pour moi de rédiger.

Les quelques rapports que j’ai étirés beaucoup trop longtemps à mon goût ont été de loin les plus difficiles à écrire. J’avais oublié plusieurs éléments intéressants et cela me demandait un effort supplémentaire pour me rappeler de ce que j’avais fait en évaluation et des particularités de l’enfant.

2)   Faites-vous un gabarit

C’est long à faire, mais ça vaut TELLEMENT la peine. Au début, j’avais tendance à rédiger mes rapports un à un, ce qui faisait en sorte que je me questionnais toujours à chaque section parce que je ne savais plus exactement ce que j’avais écrit dans un rapport précédent.

C’était également difficile pour mes formulations de phrases parce que je devais y réfléchir à nouveau et même si je m’inspirais de mes rapports précédents, c’était toujours plus long.

J’ai donc pris un moment l’automne passé pour me faire un gabarit où j’ai mis TOUTE l’information que je veux retrouver dans mes rapports. Ça m’a pris environ une fin de semaine faire ce gabarit parce que j’ai regroupé plusieurs documents pour le faire. Toutefois, mon temps de rédaction a été diminué du tiers et mes rapports sont maintenant beaucoup plus faciles à rédiger pour moi et à comprendre pour les parents.

3)   Écrivez sans vous poser de questions… et gardez ça simple

Combien de fois j’ai entendu mes collègues se questionner sur un mot ou sur deux façons de formuler une phrase qui veulent dire exactement la même chose. Ce genre de questionnement, ça fait perdre beaucoup de temps pour pas grand-chose en fin de compte. De plus, ça fait perdre le momentum quand on écrit.

Quand j’écris, j’écris tout simplement. Je prends mon gabarit, et je compose des phrases à partir des informations qui s’y trouvent. C’est aussi simple que ça! Jamais je ne m’arrête pour me questionner sur un mot ou sur la tournure d’une phrase.

Si vous vous questionnez sur une structure de phrase ou sur un terme pendant que vous rédigez, plutôt que de vous y arrêtez, soulignez ou surlignez le passage en question. Vous y reviendrez plus tard au moment de vous relire.

Vous trouverez même probablement une meilleure façon de l’écrire à votre relecture parce que vous aurez pris le temps de laisser votre questionnement se déposer.

4)   Bloquez des périodes à votre horaire

La meilleure façon de vous assurer que vous rédigez vos rapports rapidement et efficacement, est de le prévoir à votre horaire.  

J’aime bien prendre un moment le dimanche soir pour planifier la semaine à venir. J’y mets donc, dans mon horaire, les moments où je prévois rédiger. J’ai aussi toujours accès à la liste des rapports à faire comme ça je sais facilement par lequel commencer lorsqu’arrive ma période de rédaction.

Le fait de prévoir des périodes comme ça, fait en sorte qu’on les respecte beaucoup plus. C’est un peu comme si on se programmait mentalement donc quand vient le temps de rédiger, on est beaucoup plus disposé à le faire.

5)   Ne travaillez pas trop longtemps

Je ne sais pas pour vous, mais même si j’adore mon travail, j’ai quand même une capacité de concentration et d’attention soutenue limitée. J’ai calculé qu’après 45 minutes de travail consécutif, mon cerveau bifurque ensuite automatiquement vers autre chose et je deviens vraiment plus facilement distraite par mes pensées ou n’importe quoi d’autre en fait.

J’ai donc programmé des périodes de 45 minutes de rédaction suivies de 15 minutes de pause à chaque fois. Ça parait court comme ça, mais le fait d’avoir de courtes périodes, ça crée un sentiment d’urgence qui fait en sorte qu’on est beaucoup plus concentré et assidu à la tâche.

Si on se dit qu’on a 4 heures pour rédiger notre rapport (ou pire encore toute la journée), alors il y a de TRÈS FORTES chances qu’on prenne tout notre temps et que finalement, on ait travaillé peut-être l’équivalent de 1h sur le 4h de travail au total…

C’était toujours ce qui m’arrivait quand je me disais, ben motivée : « Demain je prends toute la journée pour rédiger ». Ouin… Disons que la journée finissait et que je me retrouvais à ne pas avoir fait grand-chose.

Le fait de délimiter les tâches dans le temps, de prévoir de courtes périodes, nous force à être plus efficace. Il ne vous reste qu’à établir la durée pendant laquelle vous pouvez être efficace sans vous laisser distraire et ça deviendra la durée de vos « intervalles de travail ».

6)   Faites une seule chose à la fois

Avec la technologie, les réseaux sociaux et le fait qu’il faille toujours être efficace et rapide dans nos réponses, il est facile de tenter de tout faire en même temps : prendre un appel pendant notre période de rédaction, répondre à un courriel qui vient de rentrer, aller voir la dernière notification sur Facebook, etc.

Cela nuit considérablement à l’efficacité, car bien souvent, la dernière notification sur Facebook se transforme en 15 minutes passées à « scroller » dans le fil d’actualités, on vient de recevoir une réponse à notre réponse courriel, etc.

Je sais que ce n’est pas facile de ne faire qu’une chose à la fois, mais ça change tout. Quand j’ai réalisé tout le temps que je perdais à « vouloir tout faire tout de suite », j’ai pris les grands moyens.

Mon truc : désactivez TOUTES les notifications sur votre ordinateur et sur votre cellulaire.

Je ne reçois aucune notification de courriels ni Facebook sur mon ordi à moins que les applications soient ouvertes. C’en est de même pour mon cellulaire où je ne reçois aucune notification sauf si je vais voir moi-même.

Je suis donc beaucoup moins portée à aller voir un courriel qui entre pendant ma rédaction parce que je ne le sais tout simplement pas.

Vous pouvez également mettre votre cellulaire en mode « ne pas déranger » pour ne pas qu’il sonne pendant votre période de rédaction.

7)   Dressez une liste des rapports à faire en ordre de priorité

Plus haut, j’ai mentionné que j’avais une liste de tous les rapports que je dois rédiger en ordre de date de remise. C’est quelque chose que je trouve fort pratique, car ça me permet de savoir ce que j’ai à faire sans me poser trop de questions.

Gardez toujours, accessible, une liste de la rédaction que vous avez à faire avec le détail s’il y a lieu.  Voici en image comment j’organiser ma liste.

 
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Cela fait le tour de mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement. Évidemment, il m’arrive encore d’avoir quelques lacunes, mais depuis que j’applique tout cela, j’ai vu une énorme différence dans ma rédaction.

Et vous, avez-vous des trucs qui vous aident à être efficace pour rédiger?

Mes meilleurs conseils quand on travaille AU privé dès la fin de ses études

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Venant d’une famille d’entrepreneurs, ça a toujours été une évidence pour moi qu’une fois mes études terminées, j’allais travailler dans le secteur privé. En fait, c’était clair que je démarrerais ma propre clinique et que j’en serais propriétaire. À l’époque, je rêvais d’être psychologue propriétaire de sa clinique. Les choses ont un peu changé, mais pas tant quand même.

Par contre, je dois avouer que durant ma maîtrise, cette vision que j’avais était loin d’être partagée par mes collègues, mes superviseurs et mes enseignants. Combien de fois durant mon parcours universitaire m’a-t-on mise en garde qu’il est illusoire de penser se partir à son propre compte dès sa sortie des bancs d’école. Parfois, j’avais même l’impression qu’on tentait de me décourager…

Pourtant, je n’ai rien écouté de tout cela et je l’ai fait. D’ailleurs, jamais (ou presque) durant ma maîtrise, je n’ai douté de ce projet que j’ai commencé à préparer plus d’un an avant la fin de mes études. Et je n’ai absolument AUCUN regret de l’avoir fait. Bien évidemment, c’est sûr qu’il est important de bien se préparer, car la première impression qu’on laisse est TRÈS importante.

Je vous partage donc ici une liste de mes meilleurs trucs pour bien démarrer au privé, que ce soit à votre compte, avec une collègue ou même dans le rachat d’une clinique déjà existante.

Faites-vous un budget et un plan de match

On ne se le cachera pas, démarrer une entreprise, peu importe de quel type d’entreprise il s’agit, ça implique plusieurs coûts autant en temps qu’en argent… Parfois, on peut aller chercher des subventions ou certaines bourses, mais cela demande de remplir plusieurs documents (et parfois même pour les prêts).

C’est donc très important de d’abord cibler ses objectifs, de se prévoir un budget et de déterminer ses objectifs pour la première année d’opération. Autrement dit, il faut faire un plan d’affaires. Ce n’est pas la partie la plus palpitante, je l’avoue, mais ça aide VRAIMENT à mettre en perspective ce que l’on vise pour notre entreprise et nos objectifs.

De plus, vous serez d’autant plus préparé aux yeux d’éventuels investisseurs ou partenaires ou tout simplement devant la banque si vous voulez aller chercher un prêt.

Définissez votre offre de services

C’est une chose de dire qu’on ouvre sa clinique privée, mais c’est important de savoir à quelle clientèle est-ce que vous allez vous adresser, quels seront vos tarifs, vos horaires, etc.

Cela vous permettra de mieux cibler votre marketing lorsque viendra le temps de faire la promotion de ce nouveau service dans le voisinage. De plus, cela pourra orienter le choix de l’endroit où vous vous installerez, les gens que vous contacterez pour établir des partenariats, etc.

Petit conseil, ne vous présentez pas simplement comme une « clinique d’orthophonie ». Prenez le temps de réfléchir à ce qui vous démarquera de la mêlée. Qu’apportez-vous de nouveau sur le marché?

Précisez vos limites et soyez honnête envers vous-même

Lorsqu’on commence, on peut être tenté d’accepter toutes les demandes d’évaluation et de suivi, même si ça sort de l’horaire qu’on s’était établi ou de notre clientèle cible. C’est sûr que c’est toujours un peu stressant de savoir si on aura des clients au départ. Je vous rassure, vous en aurez sans problème. D’ailleurs, les clients seront d’autant plus reconnaissants de votre honnêteté si vous les référez à une orthophoniste de confiance qui est spécialisée dans une problématique que vous n’adressez pas. En prime, elle risque à son tour de vous référer des clients.

L’horaire n’est pas à négliger non plus. Si vous avez décidé d’ouvrir votre horaire de 8h à 20h du lundi au jeudi en plus du vendredi de 8h à 16h et parfois le samedi, vous perdrez beaucoup d’efficacité et d’énergie. De plus, il vous sera très difficile de déplacer des clients si par exemple il y a des changements dans votre vie. C’est correct d’ouvrir des soirs et parfois même un samedi, mais assurez-vous que votre horaire demeure réaliste.

Après tout, on a beau être passionné par notre métier, on a tous une vie. Oh et si vous vous sentez mal de dire que vous n’êtes pas disponible en soirée ou le samedi, dites-vous que de toute façon, les clients n’ont pas à savoir pourquoi.  

Développez et entretenez votre réseau

J’ai parlé plus haut de définir votre clientèle cible. C’est difficile de tout faire en tant qu’orthophoniste au privé et c’est d’autant plus difficile d’échanger avec d’autres collègues si on est seul dans notre pratique.

N’hésitez pas à contacter d’autres orthophonistes (et même d’autres spécialistes) qui sont dans la même situation que vous. Créez un groupe Facebook entre vous pour vous poser des questions, vous entraider ou encore vous référer des clients. Vous pouvez même faire des rencontres mensuelles que ce soit en personne ou à distance.

N’ayez pas peur de poser vos questions. Personne ne vous trouvera niaiseuse. Au mieux, vous aurez fait réfléchir vos collègues. Ah et partagez vos découvertes et vos trucs. Ça ne sert à rien de garder cela pour vous. Les autres pourront sûrement renchérir et ouvrir sur de belles réflexions. Une belle façon d’approfondir encore plus votre pratique.

N’ayez pas peur d’investir pour votre entreprise

Au début, on ne fait pas beaucoup de sous, c’est vrai. On a peur de dépenser parce qu’on se dit qu’on doit en garder le plus possible pour les dépenses non prévues et on veut aussi qu’il nous en reste un peu à la fin du mois pour payer les comptes…

Cependant, pour faire grandir votre pratique, c’est important de dépenser… Oui oui! On s’entend qu’il faut le faire de façon calculée, mais tout de même. Pour ma part, je m’engage envers moi-même, et ma pratique, à suivre deux formations par année dans mon domaine. Ce n’est pas beaucoup, mais ça fait une belle différence.

Aussi, n’hésitez pas à débourser pour un mentor. Que ce soit spécifiquement relié à l’orthophonie ou pour une autre branche reliée à votre clinique (marketing, comptabilité, gestion, etc.). Demander de l’aide à quelqu’un spécialisé dans son propre domaine vous rapportera énormément. J’ai moi-même longtemps hésité avant de payer pour ce genre d’aide. Maintenant, je ne m’en passerais plus, car ça m’a apporté énormément et même plus que ce que ça m’a coûté.

Voyez vos erreurs comme une belle occasion d’apprendre et de devenir encore meilleur

Quand on débute dans le métier, on voudrait que tout soit parfait, ne jamais rien oublier, ne pas se tromper, tout connaitre. Malheureusement, on n’est pas parfait et les erreurs surviendront inévitablement. En fait, elles font partie de… la vie quoi.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner si vous commettez une erreur est de d’abord l’admettre. Vos clients sont beaucoup plus conciliants que vous ne le pensez. Ils comprendront beaucoup mieux si vous leur expliquez calmement que c’est votre erreur et que vous leur proposez des solutions.

Et ce qui est bien des erreurs que l’on commet, c’est qu’après on est deux fois plus vigilant et on met en place des stratégies efficaces pour y remédier et éviter que ça ne survienne de nouveau. Autrement dit, on devient un meilleur professionnel grâce à celles-ci.

Quelqu’un d’expérience m’avait déjà dit : « Quand tu as ton diplôme, tu es une orthophoniste au même titre que celle qui a 25 ans d’expérience dans le domaine. Ne l’oublie pas. » On peut être impressionnée et se dire qu’on est « juste une nouvelle orthophoniste », mais cela n’est en rien une excuse pour ne pas accomplir vos projets. Il suffit simplement de bien vous entourer et surtout, de vous faire confiance.

Si vous avez des questions concernant le merveilleux monde de l’orthophonie, n’hésitez pas à m’écrire. Il me fera plaisir d’en discuter avec vous.

Et si jamais vous êtes curieux de vous partir au privé, je vous invite à visionner cette vidéo sur les 8 mythes sur l'orthophonie au privé.

Mon opinion sur les dépistages gratuits en orthophonie

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Pour différentes raisons, les cliniques et services privés d’orthophonie se font de plus en plus nombreux au Québec. L’une de ces raisons est d’ailleurs le peu de postes et d’emplois offerts dans le secteur public… même si les besoins sont criants…

Dans les dernières années, devant le peu de possibilités dans le secteur public, plusieurs orthophonistes graduées (moi compris), se sont tournées vers le privé. Pour ma part, j’ai toujours envisagé le secteur privé comme le lieu où je pourrais m’épanouir, mais ce n’est pas le cas de certaines orthophonistes qui y travaillent « en attendant » de trouver un emploi qui leur convient au public.

C’est ainsi qu’on a vu l’offre de services au privé en orthophonie augmenter. Les listes d’attentes auxquelles on s’inscrivait autrefois pour avoir accès à des services au privé sont maintenant chose du passé. Les clients ont dorénavant l’embarras du choix pour trouver le service et surtout l’orthophoniste qui leur convient. D’une part, c’est un beau problème de savoir que, dans un certain sens, nos services sont maintenant plus accessibles.

D’autre part, parce qu'il y a toujours deux côtés à une médaille, on voit de plus en plus d'offres de gratuités et de baisses de prix associé à cette offre grandissante de services au privé. C'est le cas notamment des dépistages gratuits

Pourquoi un dépistage?

En gros, un dépistage, c’est une procédure dite préliminaire où l’orthophoniste vous rencontre vous et votre enfant pendant une période de temps limitée (souvent entre 15 et 30 minutes) soit à domicile ou dans ses locaux et au terme de laquelle elle pourra vous dire si oui ou non votre enfant a besoin de services en orthophonie.

Plusieurs cliniques offrent des rencontres à des moments précis où vous pouvez prendre rendez-vous et vous rendre directement en clinique afin que l’orthophoniste puisse « évaluer » très sommairement votre enfant et vous donner son avis.

Le dépistage vous permet donc d’avoir l’heure juste et de vous guider quant aux mesures à mettre en place si besoin est.

Ça devrait faire partie de l'offre de services...

Je vois souvent des cliniques mettre de l’avant ces fameux dépistages sur leurs réseaux sociaux en les présentant comme un extra et une offre super intéressante. Pourtant, cela ne devrait être ni un extra ni une offre à ne pas manquer…

Quand vous appelez une orthophoniste*, vous devriez pouvoir discuter avec elle et poser vos questions. D’ailleurs, lors du premier contact téléphonique, les questions que vous pose l’orthophoniste sur votre enfant et votre situation ainsi que les explications qu’elle vous fournit constituent une forme de dépistage… et c’est gratuit! D’autant plus qu’il est rare que ce premier appel dure moins de 10 minutes. Vous venez donc de passer ce fameux dépistage sans même avoir eu besoin de vous déplacer!

Généralement, au terme d’une discussion téléphonique, à moins d’un cas EXTRÊMEMENT complexe, l’orthophoniste devrait être en mesure de vous orienter vers les ressources nécessaires selon les besoins ou de vous recommander une évaluation et un suivi en orthophonie.

Alors voilà! Vous venez de passer un dépistage par téléphone, totalement gratuit, qui vous a même évité un déplacement pour 15 minutes de rencontre et qui vous a mis en confiance avec une professionnelle qualifiée.

À vous mes collègues orthophonistes :

Une bonne stratégie marketing... vraiment?

D’un point de vue marketing, offrir un dépistage gratuit est une façon d’attirer de la clientèle à sa clinique et peut-être de « closer » une vente dans le cas où un enfant aurait besoin de services en orthophonie.

L’affaire, c’est que le dépistage n'oblige pas nécessairement les parents à faire affaire avec vous. Ainsi, ils pourraient trouver une clinique qui est plus proche de leur maison et amorcer un suivi là-bas plutôt qu’avec vous, l’orthophoniste qui a mené le dépistage.

Outre cela, d’un point de vue extérieur, comment pensez-vous être perçue par vos compétiteurs lorsque vous offrez des dépistages gratuits? Pour plusieurs, pas pour la majorité on s’entend, le fait de voir que vous offrez des dépistages gratuits (à moins que votre offre soit vraiment révolutionnaire et que votre but soit autre que de peut-être avoir plus de clients), ça donne l’impression que vous n’arrivez pas à avoir assez de clients par vous-mêmes donc vous vous tournez vers la gratuité.

Les grands entrepreneurs et marketing masters de ce monde vous diront d’ailleurs que la baisse des prix et la gratuité ne sont JAMAIS la solution (mais ça c’est un autre sujet). Offrir la gratuité ainsi dévalue vos services et votre compétence dans un certain sens.

Pensez à votre profession

En tant qu’orthophoniste au privé, une des choses qui me tient le plus à cœur est l’innovation. C’est important pour moi de voir comment je peux sortir des sentiers battus et offrir un service professionnel et éthique qui répond à des besoins changeants. Le tout en demeurant accessible certes, mais pas à n'importe quel prix...

Bien que je ne sois pas contre la gratuité à certains égards, je peux vous confirmer que les dépistages gratuits ne font pas partis de ces options que je considère, et ce, pour diverses raisons :

  • Ça arrive souvent qu’en tant qu’orthophoniste, on rassure des parents inquiets pour le développement de leur enfant qui suit très bien la courbe normale. C’est d’autant plus agréable pour le parent de savoir qu’on a pu répondre rapidement à ses questions sans qu’il ait eu à se déplacer pour se faire dire qu’il n’a pas besoin de nos services…

 

  • On est dans une ère où l’être est très fort et où notre personnalité compte pour beaucoup. Personnellement, je préfère offrir un premier contact un peu plus long au téléphone où j’ai pris le temps de bien répondre au parent que de tout de suite lui proposer un rendez-vous (peut-être même pas nécessaire) pour dépistage. D’ailleurs, je vous paris que le parent appréciera d’autant plus cette approche et sera plus enclin à vous recommander chaudement à quelqu’un qui aurait réellement besoin de vos services ou à vous rappeler plus tard s’il s’avère qu’il en aura besoin. Et si vous me dites que vous offrez ce contact plus long au téléphone, en plus du dépistage gratuit, alors je vous répondrai que vous perdez au change.

 

  • L’autre problème que l’on constate parfois avec ces fameux dépistages c’est qu’en 15 minutes, il peut être très difficile d’avoir l’heure juste quant aux réelles habiletés langagières de l’enfant si celui-ci ne collabore pas. Cela peut parfois biaiser notre impression clinique donc donner l'impression qu'on est moins professionnelle qu'on ne l'est réellement… Pour ma part, je préfère de loin, si j'en ai besoin, demander au parent de filmer son enfant durant une période de routine (repas, bain, etc.) et de m’envoyer cette petite vidéo qui sera plus représentative du quotidien. D’autant plus qu’avec l’omniprésence de la technologie de nos jours, les enfants ne sont plus du tout impressionnés par les photos et les vidéos que l’on prend avec nos téléphones intelligents.

Voilà pourquoi vous ne me verrez pas annoncer des dépistages gratuits sur aucune de mes pages professionnels. Si je n’ai qu’un seul conseil à vous donner chères collègues orthophonistes du privé, c’est le suivant :

Plutôt que faire comme tout le monde et d’offrir des dépistages gratuits tout simplement, offrez quelque chose de plus dans cette gratuité. Ou encore, misez sur une autre gratuité plus cohérente avec vos services qui vous permettra d’agir avec professionnalisme tout en augmentant votre clientèle. Je vous promets que les possibilités ne manquent pas. Il ne vous suffit que de les réfléchir et de les mettre en place…

Avec tout mon respect.

Votre orthophoniste nouveau genre

 

P.S. Pour une version vidéo de ce même billet, vous pouvez cliquer tout simplement sur l'image ci-dessous.

 

*Pour alléger le texte, j'utilise ici le féminin du fait de l'omniprésence des femmes dans ma profession, mais je n'ai pas moins de respect pour mes collègues masculins.

8 considérations à prendre pour une rencontre à distance efficace

8-trucs-rencontre-distance-efficace

Pour profiter au maximum d’une thérapie à distance, il est primordial de tenir compte de divers éléments. Si vous n’êtes pas bien organisé, vous risquez de vous fâcher plus souvent qu’autrement lors de la rencontre et de ne pas en profiter pleinement. Alors sans plus tarder, voici à quoi vous devez penser avant votre rencontre virtuelle en orthophonie.

1) Ayez une webcam

La plupart des ordinateurs de table et portables récents sont munis d’une webcam. Toutefois, si ce n’est pas votre cas, il est important de vous en procurer une. Vous pouvez facilement vous la procurer en ligne à un coût abordable ou dans une boutique d’électronique près de chez vous.

Évidemment, ce n’est pas tout d’avoir une webcam. Encore faut-il s’assurer qu’elle fonctionne bien. Je vous suggère donc, avant votre rencontre, de vous connecter d’avance et de faire des tests de caméra pour vous assurer qu’elle fonctionne.

2) N’utilisez pas votre téléphone intelligent

À moins que l’écran de votre téléphone ne soit aussi grand que celui d’un ordinateur, ce dont je doute, passer la rencontre sur votre téléphone intelligent n’est pas ce qu’il y a de plus efficace. Premièrement, vous vous trouverez sûrement dans l’obligation d’avoir à tenir votre téléphone durant toute la rencontre (hello les bras morts après 15 minutes) et de bouger, ce qui ne sera pas très agréable pour l’orthophoniste de l’autre côté de l’écran. 

Aussi, à moins d’avoir des yeux bioniques, vous trouverez pas mal ardu de lire les documents ou de regarder les indications que l’orthophoniste vous partagera avec la fonction de partage d’écran. 

Finalement, bien que les cellulaires sont de plus en plus pratiques et techno, il n’en reste pas moins que l’ordinateur vous permet d’accomplir plus de fonctions encore pour le moment. Je vous suggère donc de privilégier l’ordinateur et en second choix la tablette électronique si celle-ci est relativement grosse. 

3) Le casque d’écoute avec micro : un must!

Je le recommande SURTOUT pour les enfants qui ont de la difficulté à se concentrer. Si l’environnement à la maison est le moindrement bruyant et distrayant, le casque d’écoute est alors un outil indispensable qui permet au jeune d’entrer dans sa bulle. 

De plus, je trouve que ça fait un meilleur son pour le jeune et pour moi aussi. J’aime comparer le fait de mettre ses écouteurs ou son casque d’écoute au fait de fermer la porte de la salle de thérapie pour faire fie des distracteurs externes.

Pas besoin de dépenser une fortune. De simples petits écouteurs à iPod par exemple suffisent (assurez-vous qu’il y a un micro intégré). 

4) Ayez un clavier

Il va de soi que si vous êtes sur un ordinateur, vous aurez un clavier. Par contre, si vous faites la rencontre à partir de votre tablette, cela n’est pas toujours le cas. Le clavier sur l’écran n’est pas optimal pour une rencontre avec l’orthophoniste notamment en raison de la position non ergonomique de celui-ci par rapport à la caméra de l’écran.

Ainsi, si vous utilisez votre tablette, je vous suggère de vous procurer un clavier bluetooth que vous pourrez connecter à celle-ci et qui agira comme un clavier d’ordinateur. Votre écran sera également plus libre puisque le clavier ne sera pas affiché directement sur celle-ci. 

De plus, pour les jeunes qui apprivoisent le clavier d’ordinateur, j’aime qu’ils puissent déjà avoir accès à la sensation des touches pour augmenter leur fluidité de frappe.

5) Vérifiez que vous disposez de suffisamment de bande passante

La bande passante c’est la quantité de données que l’on consomme lorsqu’on est sur Internet. Que ce soit lorsqu’on écoute une série sur Netflix, des vidéos sur Youtube, lorsqu’on télécharge une pièce jointe d’un courriel ou encore qu’on navigue sur un site web, toutes ces actions requièrent des données. 

Pour ceux qui ont un forfait internet comprenant des données illimitées, une rencontre à distance ne pose pas problème. Par contre, si vous disposez d’un nombre de données précis dans votre forfait internet, il est important de vérifier que vous ne dépasserez pas ce nombre. Autrement, vous vous retrouverez avec des frais supplémentaires qui peuvent être parfois assez exorbitants. Il existe différentes façons de vous assurer que vous n’excédez pas la consommation limite, mais comme ce n’est pas vraiment ma tasse de thé, je vous suggère de contacter votre fournisseur pour vous assurer que tout est correct. 

Un truc simple pour optimiser la bande passante : pendant votre rencontre en orthophonie, assurez-vous que personne n’utilise Internet en regardant des vidéos en même temps par exemple.

6) Adaptez votre environnement

Ce n’est pas parce que la rencontre se fait à partir de votre maison qu’il faut négliger l’espace où vous vous trouvez. L’environnement joue un rôle important sur la réussite d’un suivi à distance. Assurez-vous d’installer l’enfant dans un endroit calme où il n’y aura pas trop de distracteurs (p.ex. dans le bureau). Installez-le confortablement pour qu’il puisse bien voir à l’écran et avoir accès au clavier et à la souris de l’ordinateur.

Dans certains cas, il n’est pas possible de laisser le jeune sans surveillance durant la rencontre. Les parents l’installeront donc à la table de la cuisine par exemple. Si vous choisissez cette option, assurez-vous de ne pas faire trop de bruit à l’arrière et que les frères et soeurs sont dans une autre pièce. C’est dérangeant à la fois pour l’enfant et pour l’orthophoniste. 

P.S. N’oubliez pas de mettre votre cellulaire en mode silencieux pour éviter qu’il ne vous dérange (vous ou votre enfant) durant votre rencontre.

7) Préparez du matériel à portée de main

Par matériel, j’entends papiers et crayons principalement. Il se peut que l’orthophoniste vous demande d’écrire ou de prendre des notes. Pour éviter de perdre du temps de rencontre, assurez-vous de tout avoir à portée de main. Il en est de même pour votre agenda/cellulaire qui vous sera fort utile au moment de planifier le prochain rendez-vous.

Pour le jeune, je suggère qu’il ait accès sensiblement aux mêmes outils que lorsqu’il fait ses devoirs (papier, crayons, effaces, surligneurs, aide-mémoire, etc.). J’aime suggérer au parents de faire un « kit devoirs » à la maison et de tout classer ces éléments dans une boite à laquelle l’enfant aura accès. Il n’a qu’à prendre sa boite et saura que tout y est. Ainsi, il sera d’autant plus disposé à se concentrer à 100% lors de sa séance d’orthophonie.

8) Arrivez à l’avance

Ce n’est pas parce que la rencontre se fait en ligne et que vous n’avez pas à quitter votre maison qu’il faut être dernière minute. Je suggère toujours de vous préparer environ 10 à 15 minutes avant l’heure prévue de votre rencontre. Ainsi, cela vous permettra de vous assurer que tout fonctionne et, dans un cas où vous rencontriez une problématique technique, vous auriez un peu plus de temps pour régler le tout.

Voyez cela un peu comme si vous vous présentiez dans une salle d’attente virtuelle. Connectez-vous d’avance et l’orthophoniste « viendra vous chercher » en vous appelant. 

Il est important de savoir que tout retard est considéré de la même façon pour un rendez-vous à distance qu’en clinique. Autrement dit, les minutes pour lesquelles vous n’êtes pas présent sont perdues et ne seront pas reprises à la fin de la rencontre bien qu’elles sont facturées. De plus, une absence non justifiée compte également comme un rendez-vous manqué et des frais d’annulation peuvent s’appliquer. Je vous suggère de discuter avec votre orthophoniste au début afin de connaitre ses politiques d’annulation et de retard. Pour ma part, je considère un retard causé par un bris technique au même titre qu’un retard en clinique qui serait causé par la circulation le temps de rencontre se verra écourté mais tout de même facturé.

Après avoir lu toutes ces considérations à prendre, il est possible de constater que, même si un suivi à distance peut nous simplifier grandement la vie, il est important de se rappeler qu’il s’agit tout de même d’une rencontre d’intervention en orthophonie. Conséquemment, vaut mieux arriver bien préparé pour en profiter amplement.