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Ce que j'aurais aimé savoir en démarrant au privé

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Lorsqu’on sort de l’école, on est préparé à beaucoup de choses en orthophonie, mais une chose à laquelle on est peu préparé, c’est la gestion de la pratique et de la clientèle au privé.

Il est évident que cela serait difficile d’insérer dans le cursus déjà fort rempli des ateliers et cours sur la gestion de la pratique, notamment compte tenu du fait que ce ne sont pas tous les étudiants qui aspirent à travailler au privé et encore moins à démarrer leur pratique dès l’obtention de leur diplôme.

Pour ma part, je faisais partie de cette minorité qui a décidé de se lancer dans le vide, diplôme en poche et de partir ma pratique de zéro.

En bientôt 4 ans, j’ai pu monter une belle liste de « do’s and dont’s » (je cherche encore une traduction appropriée en français) que je vous partage ici en espérant que cela facilitera votre pratique si vous vous lancez dans le magnifique monde du privé.

Ne pas sous-estimer le temps de gestion

On pense souvent à se garder du temps pour la rédaction de nos rapports et la tenue de dossiers, ce qui est très bien. Toutefois, souvent faute de connaissances, on omet de considérer tout le temps que la simple gestion de sa pratique prend.

Par gestion, j’entends ici tout ce qui est de l’ordre de la comptabilité, la tenue de livres, les commandes de matériel, l’entretien des locaux (il faut garder ça propre tsé), la prospection, réseaux sociaux, etc. La liste est longue et vous vous rendrez vite compte qu’en démarrant votre pratique, vous aurez plusieurs chapeaux à porter.

Étant donné que nous sommes formés en orthophonie et non en gestion ou en administration, il arrive souvent qu’on sous-estime l’ampleur de cette tâche. D’autant plus que lorsqu’on commence, on est peu habitué, donc le temps mis sur ces tâches est souvent décuplé.

Pour ma part, depuis le début de ma pratique, je me réserve une journée par semaine où je ne touche pas du tout à mes dossiers clients et où je gère tous ces dossiers administratifs qui viennent avec la pratique au privé.

Voici en rafale une liste de façons d’intégrer le temps de gestion à votre pratique pour ne pas vous sentir débordée ou manquer à une obligation :

  • Prévoir à votre horaire, environ 1 fois par semaine ou aux deux semaines, un moment pour faire votre tenue de livres (noter vos entrées d’argent, consigner vos factures, etc.). Je sais, ce n’est pas la tâche la plus agréable, mais c’est selon moi primordial de connaitre et de comprendre ses chiffres lorsqu’on est travailleur autonome.

  • Créez-vous une « to-do list » d’items spécifiques à la gestion de la clinique. Ainsi, lorsque vous arriverez à ce moment de votre semaine où vous devrez faire cette tâche, vous saurez davantage sur quoi vous concentrer.

  • Déléguez : je sais, ce n’est pas toujours facile à faire au début surtout lorsqu’il y a des frais d’impliqués, mais éventuellement, certaines tâches qui vous pèsent plus et qui vous semblent moins « pertinentes » pourront être déléguées pour vous permettre d’accorder toute votre attention aux tâches de gestion les plus importantes.

  • Lorsque vous vous posez des questions, si elles ne peuvent pas être répondues en-dedans de 2 minutes, notez-les et prévoyez un moment à la fin de votre séance de gestion pour contacter les personnes ressources qui pourront vous éclairer.

 

Élaborer des canevas et des protocoles

Lorsqu’on commence sa pratique, on a souvent peu de clients, ce qui fait en sorte qu’on a plus de temps. C’est exactement à ce moment qu’il convient de monter vos canevas ainsi que vos protocoles pour vous assurer une pratique efficace et adéquate. Si vous ne le faites pas, il sera beaucoup plus difficile de le faire lorsque vous verrez une vingtaine de clients par semaine et vous risquez d’ailleurs de vous y perdre sans protocole.

Évidemment, ces canevas et protocoles seront toujours modifiés en cours de pratique selon les lacunes et les besoins que vous relèverez, mais c’est plus rapide de modifier un document déjà conçu que de partir de zéro, croyez-moi.

Voici en rafale quelques trucs pour préparer vos documents adéquatement :

  • Informez-vous auprès de collègues afin de savoir quels sont leurs documents (formulaires, contrats, etc.). Dans certains cas, elles pourront vous les partager. J’ai d’ailleurs, sur ma boutique en ligne, créé un kit de départ contenant tous les formulaires de base à remplir (une étape de moins à faire pour vous).

  • Listez les documents que vous utilisiez lors de vos stages pour vous rappeler ceux qui seront les plus importants à créer.

  • Listez vos besoins (p.ex. aurez-vous besoin d’utiliser des cas dans le cadre d’une conférence par exemple? Il faudrait alors penser faire signer une autorisation aux parents).

  • Gardez ça simple! Peu importe la quantité d’informations que vous mettez dans vos documents, d’une manière ou d’une autre, vous les réviserez avec le temps (je ne compte plus le nombre de fois où j’ai repassé sur mes documents). D’ailleurs, il n’y a aucun problème à faire signer de nouveau un document à votre client parce que vous l’avez modifié. Il suffira simplement de lui expliquer pour qu’il le signe de façon éclairée.

Le bouche à oreille reste votre meilleure publicité

Souvent, quand on débute, on a le goût de l’afficher en grande et on se demande si la publicité ne serait pas une bonne option. Hormis les réseaux sociaux qui sont, selon moi, une belle façon de faire connaitre votre entreprise, vos services et votre propre personne, j’ai rarement investi dans la publicité classique. Les seules fois où je l’ai fait, je n’y ai que perdu du temps et de l’argent, cela ne m’ayant absolument rien rapporté.  

La meilleure façon de faire grandir votre clientèle reste via le bouche à oreille. Lorsque vous débuterez votre pratique, parlez-en autour de vous tout simplement. Vous pouvez en parler directement à votre entourage, mais également lister des personnes que vous connaissez (de près ou de loin) et qui côtoient vos potentiels clients. N’hésitez pas non plus à faire part de vos besoins à votre entourage (p.ex. si vous cherchez à collaborer avec une orthopédagogue ou un centre de la petite enfance).

Il est cependant important d’être précis lorsque vous parlez de vos services, car, aussi étonnant que cela puisse vous paraître, encore peu de personnes savent exactement en quoi consiste l’orthophonie. Pour ce faire, je vous suggère de remplir ce document que je vous offre gratuitement afin de mieux préparer votre discours et ainsi d’attirer les clients que vous recherchez, si ce n’est déjà fait.

Est-ce que le saut vers le privé est quelque chose auquel vous avez pensé? Avez-vous fait le saut ou y a-t-il des aspects qui vous font hésiter? J’espère que les éléments mentionnés dans cet article sauront vous éclairer davantage et peut-être même vous avoir donné la petite motivation qui vous manquait pour démarrer votre pratique. Si vous vous questionnez sur le sujet, que vous aimeriez démarrer votre pratique, je vous invite à me contacter pour me faire part de vos besoins. Je peux vous aider à bien démarrer et ainsi à avoir enfin une pratique orthophonique à votre image.

Le temps ou l'argent ? Ces parents qui consultent au privé

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Depuis que j’ai commencé ma pratique au privé, j’ai entendu une foule de différents commentaires de personnes, qui connaissent ou non l’orthophonie, concernant les parents qui viennent nous voir au privé pour nos services.

Certains m’ont carrément fait friser le poil des bras et d’autres m’ont touchée droit au cœur par leur beauté et leur vérité.

J’ai donc décidé de faire le point sur la réalité que vivent la grande majorité des parents de mes clients et, d’une certaine façon, de leur lever mon chapeau et de les féliciter pour toutes ces belles démarches qu’ils font pour leurs enfants, alors que ce n’est pas toujours facile.

Ils sont riches

« C’est le fun toi ! Les parents qui viennent te voir ont de l’argent donc au moins tu sais qu’ils sont motivés. »

Cette phrase, je l’ai entendue un peu trop souvent à mon goût. D’un côté, c’est vrai que je suis chanceuse parce que les parents qui viennent me voir pour leur enfant, le font de leur plein gré. De plus, on aura beau dire ce qu’on veut, il n’en reste pas moins que lorsqu’on paye pour un service, on est plus porté à s’impliquer davantage pour accompagner notre enfant dans sa progression. J’aime appeler ça un « retour sur investissement ».

Malgré cela, 90% de mes clients n’ont pas les moyens de débourser de tels montants. Certains me demandent de prélever le montant le jeudi seulement, soit lors du jour de paie. D’autres doivent limiter les services au montant qui est couvert par leurs assurances. D’autres encore déboursent tout de leur poche à 100% et doivent faire des sacrifices et couper ailleurs. Vous comprendrez que le plus souvent, les parents coupent dans leurs propres luxes à eux.

Conséquemment, non les parents qui viennent me voir ne sont pas riches. Ils sont seulement sensibles au développement de leur enfant et pour eux, les accompagner et les aider à cheminer pour les voir progresser est la plus grande richesse.

Ils ont le temps de venir te voir

Correction : les parents de mes clients PRENNENT le temps de venir me voir. Certains coupent leur heure de dîner, prennent un congé sans solde, amène le petit frère à la clinique pour faire les devoirs pendant que je suis en thérapie avec l’autre, etc. Bref, ils tentent tous de maximiser leur temps en orthophonie à leur façon.

Une chose est sûre, aucun d’entre eux n’a réellement le temps de venir me voir. Entre le travail, les devoirs et leçons, les repas à préparer, la journée du lendemain à planifier, toutes les commissions à faire, glisser une rencontre d’une heure en orthophonie relève d’un travail de moine dans l’horaire.

Ce n’est pas toujours évident pour les parents qui travaillent généralement sur les heures d’école de leurs enfants de se libérer. De plus, ce n’est pas parce que le jeune est en journée pédagogique que le parent l’est forcément. Le plus souvent, les orthophonistes au privé offrent des plages de soir et parfois même de fin de semaine. Toutefois, ces plages sont souvent bien rapidement remplies, étant les plus convoitées.

Évidemment, certains parents ont des horaires qui leur permettent de se libérer en journée. Par contre, ils coupent généralement ailleurs. Par exemple, une mère qui travaille de nuit pour pouvoir être présente pour ses enfants en journée pénalisera nécessairement son sommeil. Il y a aussi des parents qui décident que l’un des deux ne travaillera pas à temps plein ou restera à la maison pour gérer la vie familiale. Eh bien, si vous calculez bien, c’est peut-être du temps de plus, mais ça reste un salaire de moins…

Bref, les parents qui viennent consulter au privé n’ont pour la plupart ni temps ni argent contrairement à la croyance populaire.

C’est d’ailleurs deux des raisons pour lesquelles il est si important pour moi d’adapter mes services et c’est pourquoi je mets de l’avant la téléorthophonie et je travaille à développer diverses façons de répondre aux besoins de mes clients selon les moyens (en temps et en argent) de leurs parents.

D’ailleurs si vous vous demandez en quoi la téléorthophonie représente une solution, je vous invite à consulter cet article.

Et avant de terminer, je veux prendre un moment pour féliciter tous mes parents de clients qui font un travail incroyable et qui sont une source d’inspiration constante pour moi quand je vois leur dévouement à leurs enfants.

P.S. Si vous êtes un orthophoniste et que la téléorthophonie ça vous intéresse (ou ça vous intrigue), je peux vous donner un coup de main afin de l’intégrer à votre pratique. Personnellement, je ne m’en passerais plus !

Mes meilleurs conseils quand on travaille AU privé dès la fin de ses études

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Venant d’une famille d’entrepreneurs, ça a toujours été une évidence pour moi qu’une fois mes études terminées, j’allais travailler dans le secteur privé. En fait, c’était clair que je démarrerais ma propre clinique et que j’en serais propriétaire. À l’époque, je rêvais d’être psychologue propriétaire de sa clinique. Les choses ont un peu changé, mais pas tant quand même.

Par contre, je dois avouer que durant ma maîtrise, cette vision que j’avais était loin d’être partagée par mes collègues, mes superviseurs et mes enseignants. Combien de fois durant mon parcours universitaire m’a-t-on mise en garde qu’il est illusoire de penser se partir à son propre compte dès sa sortie des bancs d’école. Parfois, j’avais même l’impression qu’on tentait de me décourager…

Pourtant, je n’ai rien écouté de tout cela et je l’ai fait. D’ailleurs, jamais (ou presque) durant ma maîtrise, je n’ai douté de ce projet que j’ai commencé à préparer plus d’un an avant la fin de mes études. Et je n’ai absolument AUCUN regret de l’avoir fait. Bien évidemment, c’est sûr qu’il est important de bien se préparer, car la première impression qu’on laisse est TRÈS importante.

Je vous partage donc ici une liste de mes meilleurs trucs pour bien démarrer au privé, que ce soit à votre compte, avec une collègue ou même dans le rachat d’une clinique déjà existante.

Faites-vous un budget et un plan de match

On ne se le cachera pas, démarrer une entreprise, peu importe de quel type d’entreprise il s’agit, ça implique plusieurs coûts autant en temps qu’en argent… Parfois, on peut aller chercher des subventions ou certaines bourses, mais cela demande de remplir plusieurs documents (et parfois même pour les prêts).

C’est donc très important de d’abord cibler ses objectifs, de se prévoir un budget et de déterminer ses objectifs pour la première année d’opération. Autrement dit, il faut faire un plan d’affaires. Ce n’est pas la partie la plus palpitante, je l’avoue, mais ça aide VRAIMENT à mettre en perspective ce que l’on vise pour notre entreprise et nos objectifs.

De plus, vous serez d’autant plus préparé aux yeux d’éventuels investisseurs ou partenaires ou tout simplement devant la banque si vous voulez aller chercher un prêt.

Définissez votre offre de services

C’est une chose de dire qu’on ouvre sa clinique privée, mais c’est important de savoir à quelle clientèle est-ce que vous allez vous adresser, quels seront vos tarifs, vos horaires, etc.

Cela vous permettra de mieux cibler votre marketing lorsque viendra le temps de faire la promotion de ce nouveau service dans le voisinage. De plus, cela pourra orienter le choix de l’endroit où vous vous installerez, les gens que vous contacterez pour établir des partenariats, etc.

Petit conseil, ne vous présentez pas simplement comme une « clinique d’orthophonie ». Prenez le temps de réfléchir à ce qui vous démarquera de la mêlée. Qu’apportez-vous de nouveau sur le marché?

Précisez vos limites et soyez honnête envers vous-même

Lorsqu’on commence, on peut être tenté d’accepter toutes les demandes d’évaluation et de suivi, même si ça sort de l’horaire qu’on s’était établi ou de notre clientèle cible. C’est sûr que c’est toujours un peu stressant de savoir si on aura des clients au départ. Je vous rassure, vous en aurez sans problème. D’ailleurs, les clients seront d’autant plus reconnaissants de votre honnêteté si vous les référez à une orthophoniste de confiance qui est spécialisée dans une problématique que vous n’adressez pas. En prime, elle risque à son tour de vous référer des clients.

L’horaire n’est pas à négliger non plus. Si vous avez décidé d’ouvrir votre horaire de 8h à 20h du lundi au jeudi en plus du vendredi de 8h à 16h et parfois le samedi, vous perdrez beaucoup d’efficacité et d’énergie. De plus, il vous sera très difficile de déplacer des clients si par exemple il y a des changements dans votre vie. C’est correct d’ouvrir des soirs et parfois même un samedi, mais assurez-vous que votre horaire demeure réaliste.

Après tout, on a beau être passionné par notre métier, on a tous une vie. Oh et si vous vous sentez mal de dire que vous n’êtes pas disponible en soirée ou le samedi, dites-vous que de toute façon, les clients n’ont pas à savoir pourquoi.  

Développez et entretenez votre réseau

J’ai parlé plus haut de définir votre clientèle cible. C’est difficile de tout faire en tant qu’orthophoniste au privé et c’est d’autant plus difficile d’échanger avec d’autres collègues si on est seul dans notre pratique.

N’hésitez pas à contacter d’autres orthophonistes (et même d’autres spécialistes) qui sont dans la même situation que vous. Créez un groupe Facebook entre vous pour vous poser des questions, vous entraider ou encore vous référer des clients. Vous pouvez même faire des rencontres mensuelles que ce soit en personne ou à distance.

N’ayez pas peur de poser vos questions. Personne ne vous trouvera niaiseuse. Au mieux, vous aurez fait réfléchir vos collègues. Ah et partagez vos découvertes et vos trucs. Ça ne sert à rien de garder cela pour vous. Les autres pourront sûrement renchérir et ouvrir sur de belles réflexions. Une belle façon d’approfondir encore plus votre pratique.

N’ayez pas peur d’investir pour votre entreprise

Au début, on ne fait pas beaucoup de sous, c’est vrai. On a peur de dépenser parce qu’on se dit qu’on doit en garder le plus possible pour les dépenses non prévues et on veut aussi qu’il nous en reste un peu à la fin du mois pour payer les comptes…

Cependant, pour faire grandir votre pratique, c’est important de dépenser… Oui oui! On s’entend qu’il faut le faire de façon calculée, mais tout de même. Pour ma part, je m’engage envers moi-même, et ma pratique, à suivre deux formations par année dans mon domaine. Ce n’est pas beaucoup, mais ça fait une belle différence.

Aussi, n’hésitez pas à débourser pour un mentor. Que ce soit spécifiquement relié à l’orthophonie ou pour une autre branche reliée à votre clinique (marketing, comptabilité, gestion, etc.). Demander de l’aide à quelqu’un spécialisé dans son propre domaine vous rapportera énormément. J’ai moi-même longtemps hésité avant de payer pour ce genre d’aide. Maintenant, je ne m’en passerais plus, car ça m’a apporté énormément et même plus que ce que ça m’a coûté.

Voyez vos erreurs comme une belle occasion d’apprendre et de devenir encore meilleur

Quand on débute dans le métier, on voudrait que tout soit parfait, ne jamais rien oublier, ne pas se tromper, tout connaitre. Malheureusement, on n’est pas parfait et les erreurs surviendront inévitablement. En fait, elles font partie de… la vie quoi.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner si vous commettez une erreur est de d’abord l’admettre. Vos clients sont beaucoup plus conciliants que vous ne le pensez. Ils comprendront beaucoup mieux si vous leur expliquez calmement que c’est votre erreur et que vous leur proposez des solutions.

Et ce qui est bien des erreurs que l’on commet, c’est qu’après on est deux fois plus vigilant et on met en place des stratégies efficaces pour y remédier et éviter que ça ne survienne de nouveau. Autrement dit, on devient un meilleur professionnel grâce à celles-ci.

Quelqu’un d’expérience m’avait déjà dit : « Quand tu as ton diplôme, tu es une orthophoniste au même titre que celle qui a 25 ans d’expérience dans le domaine. Ne l’oublie pas. » On peut être impressionnée et se dire qu’on est « juste une nouvelle orthophoniste », mais cela n’est en rien une excuse pour ne pas accomplir vos projets. Il suffit simplement de bien vous entourer et surtout, de vous faire confiance.

Si vous avez des questions concernant le merveilleux monde de l’orthophonie, n’hésitez pas à m’écrire. Il me fera plaisir d’en discuter avec vous.

Et si jamais vous êtes curieux de vous partir au privé, je vous invite à visionner cette vidéo sur les 8 mythes sur l'orthophonie au privé.