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Comment j'ai réussi à arrêter de procrastiner dans ma rédaction

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Après l’anxiété, j’ai parfois l’impression que la procrastination est le fléau moderne de notre société. On lit partout sur les réseaux sociaux des citations ou des publications sur le sujet.

Je ne sais pas si ça vous parle, mais pour ma part, j’ai l’impression que cette tendance à la procrastination est en vogue chez les orthophonistes. Malheureusement, cela amène un lot assez important de stress et de pression qui pourrait être évité ou du moins réduit en grande partie simplement en revoyant sa façon d’aborder sa pratique et surtout sa rédaction.

Pourquoi on procrastine ?

Simplement pour bien cadrer le tout, lors que je parle de procrastination, je ne signifie pas ici que vous êtes paresseux, bien au contraire. Il est fort probable que vous accomplissez une foule de petites tâches dans votre journée… SAUF LA tâche problématique, lire ici rédiger.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles on procrastine et non seulement ces raisons varient d’une personne à l’autre, mais elles varient également d’une situation à l’autre.

On peut procrastiner parce qu’on se laisse prendre au jeu par l’impulsivité et les distractions (p.ex. les réseaux sociaux), parce qu’on a mal évalué le temps que cela nous prendra, parce qu’on manque de confiance en nos capacités et qu’on veut que tout soit parfait, parce qu’on est comme ça, etc. Bref, les recherches sur les causes de la procrastination ont mis de l’avant plusieurs options possibles.

Quand la perfection mène à la procrastination

Dans cet article, j’aimerais vous amener sur la raison que j’ai vue revenir le plus souvent lors de mes rencontres de mentorat où on abordait le fait de « ne pas y arriver » : le perfectionnisme.

Je me rappelle, quand j’étais à la maîtrise, on nous disait toujours que les étudiantes en orthophonie étaient réputées pour être anxieuses et perfectionnistes et que cela faisait pratiquement partie des caractéristiques du profil…

Je ne fais pas exception à la règle, mais j’ai rapidement réalisé que de vouloir tout faire à la perfection m’était grandement nuisible. Souvent, on remet à plus tard la rédaction d’un rapport parce qu’on sait que ce sera lourd à écrire : on ne sait pas quoi écrire, on n’ose pas se positionner, on veut formuler nos phrases de la meilleure façon qu’il soit pour ne vexer personne tout en démontrant à quel point on est professionnel, etc.

Toutes ces attitudes découlent directement du perfectionnisme. Combien d’orthophonistes m’ont dit avoir l’impression de perdre un temps fou en rédigeant leurs rapports, parce qu’elles veulent s’assurer que toute l’information importante y est et qu’elle est clairement mentionnée. Ainsi, elles lisent, relisent, re-relisent, encore et encore leur rapport et n’en sont jamais satisfaite.  

Comme la procrastination consiste à éviter une tâche qui ne nous procure par une satisfaction immédiate, je comprends alors pourquoi on reporte toujours à plus tard la rédaction d’un rapport. C’est assez lourd de devoir rédiger dans ces conditions…

Comment me sortir de la procrastination ?

Pour ma part, en voyant ma clientèle grandir, j’ai vite compris que si je ne changeais pas d’attitude vis-à-vis ma rédaction, j’allais me retrouver rapidement débordée et perdre une grande partie du plaisir que j’ai à être orthophoniste.

Voilà pourquoi j’ai travaillé fort pour mettre de côté le perfectionnisme et, pour y arriver, j’ai mis en place des stratégies concrètes qui m’obligent à être dans l’action plutôt que dans la réflexion. Et savez-vous quoi? J’ai réalisé que, non seulement j’ai réduit de moitié mon temps de rédaction et de bien plus le stress qui y était associé, mais que mes rapports sont vraiment meilleurs qu’ils étaient!

Voici donc mes trucs pour vous sortir de la procrastination :

  • Fixez des dates précises à votre calendrier pour vos remises de documents.

C’est selon moi une grave erreur que de ne pas planifier tout de suite, dès le moment où on finit une rencontre d’évaluation par exemple, une date d’échéance. Et par date d’échéance, j’entends une date précise et non un délai. Au lieu de dire : « Je vais remettre mes résultats d’ici 2-3 semaines », inscrivez plutôt que vous allez remettre les résultats à une date fixe (p.ex. le 12 juillet). C’est beaucoup plus concret ainsi.

Si vous ne le faites pas, vous risquez fort probablement de mettre le dossier dans la pile « à oublier » de votre cerveau et d’étirer votre délai sans même vous en apercevoir.

J’aime comparer cela à la fameuse phrase qu’on dit toujours à nos amis « Hey! Il faudrait bien qu’on fasse de quoi bientôt là ». Ça représente quoi en termes de temps « bientôt » ? D’ailleurs, pour ma part, à chaque fois que j’ai dit cette phrase, le « bientôt » en question n’est jamais arrivé.

C’est un peu la même chose lorsqu’on se fixe un délai sans préciser de date. C’est assez rare qu’on le respecte.

  • Prévoyez de COURTES plages horaires pour rédiger.

C’est une chose de prévoir une date d’échéance, mais encore faut-il s’assurer qu’on a des plages prévues à notre horaire pour rédiger. Parfois, la date qu’on prévoit n’est pas réaliste compte-tenu de l’horaire plus ou moins chargé qu’on peut avoir.

Si vous fixez une date de remise trop rapprochée dans le temps sans prendre le temps de regarder réellement le temps dont vous disposez, vous risquez encore fort bien de vous retrouver à ne pas respecter vos délais de rédaction.

Le fait de se fixer des plages horaires bien définies permet d’avoir l’heure juste sur ses délais et ainsi de mieux respecter ses engagements.

Et de grâce, n’allez pas vous prévoir une journée complète de rédaction! Je vous parie mon salaire du prochain mois que vous ne passerez JAMAIS tout le temps que vous aviez prévu à rédiger et qu’à la fin de la journée, vous n’aurez pas fait grand-chose… (j’ai l’air ambitieuse de parier mon salaire, mais c’est parce que je sais de source sûre que je remporte ce pari). Personnellement, mon temps d’efficacité où je suis concentrée et dédiée à 100% à une tâche n’est que de 45 minutes. Alors inutile de me mettre un 8 heures en bloc, je ne le respecterai pas.

  • Ne sous-estimez pas le temps que vous prenez pour faire une tâche.

Combien de fois je me suis faite prendre à mon propre jeu en pensant qu’une tâche me prendrait X temps alors qu’elle m’en a finalement pris le double… Non seulement, je finissais à faire du « temps supplémentaire », mais j’étais déçue de moi de ne pas avoir su respecter mon horaire.

Les experts de la planification et de la gestion du temps recommandent de toujours planifier 1 fois et demi le temps qu’on pense prendre pour faire une tâche. C’est ce que je me suis appliquée à faire et cela a fait une grosse différence.

Toutefois, pour y arriver, il faut tout de même connaitre son rythme, car peut-être que pour vous, une tâche qui prend habituellement 60 minutes en prendra 45 ou 75 pour votre collègue.

  • Tenez une to-do list bien définie et à jour.

Il y a plusieurs façons de tenir une liste de choses à faire. Certains aiment le bon vieux classique cahier ou bloc-notes. Pour ma part, j’ai choisi d’y aller avec un logiciel d’organisation et de planification. Il en existe plusieurs comme Asana, Monday, Wunderlist ou Trello. Il suffit de voir celui qui vous convient le mieux.

Sur ma to-do, j’écris toujours tout ce que je dois rédiger. Ainsi, lorsque j’arrive, dans mon horaire à une plage intitulée « rédaction », je vais voir sur ma liste et je sais tout de suite ce que je dois prioriser.

Le fait d’utiliser un logiciel a de pratique que je peux mettre ma liste à jour dès que ma période de rédaction est finie. Ainsi, au lieu d’écrire « rédiger le rapport de Thomas L. », je vais écrire « relire le rapport de Thomas L. » s’il est fini par exemple. Je perds donc beaucoup moins de temps à m’organiser.

  •  Lâchez-prise.

Bien que ce soit LE conseil le plus difficile à appliquer, c’est possiblement LE plus efficace. Pour ma part, j’ai compris que le fait de relire mon rapport 8 fois ne ferait pas en sorte qu’il est meilleur.

Ainsi, je me suis fixé des barèmes. Une fois mon premier jet de rédaction complété, je ferme le document et laisse reposer le tout AU MOINS 24 heures avant d’y revenir. Je ne m’autorise qu’une seule relecture par la suite pour corriger les coquilles et réfléchir sur les éléments que j’ai mis en surbrillance afin de valider mes impressions.

Est-ce que mon rapport est parfait? Non, mais quel rapport l’est de toute façon? Je me rappelle avoir lu plusieurs rapports de collègues que je trouvais « donc ben bons et meilleurs que les miens ». Puis, en discutant avec ces collègues, je réalisais bien vite qu’elles n’étaient pas sûres de leurs formulations, qu’elles avaient hésité et changé un nombre incalculable de fois leurs termes, etc. J’ai donc constaté que même si je ne suis pas satisfaite à 100%, mon rapport peut paraître très bien aux yeux des autres.

Depuis, lorsque je rédige, je m’efforce de le faire en pensant à la personne qui me lira, mais plus particulièrement au principal intéressé, soit le parent et le client. Ils n’ont pas besoin de lire 15 pages et des phrases à saveur d’article scientifique. On m’a souvent félicitée de faire des rapports clairs et concis, même si dans ma tête d’orthophoniste, je me disais que j’aurais pu en faire plus. L’important c’est que l’essentiel y soit et qu’on respecte les pratiques dictées par l’ordre tout simplement.

 

 Et vous? Vous considérez-vous comme un procrastinateur en matière de rédaction? Est-ce un fardeau pour vous? Si c’est le cas, je vous invite à me contacter. Nous pourrons alors voir ensemble ce qui vous bloque et comment vous pouvez appliquer diverses stratégies selon votre réalité et vos besoins.

Mes meilleurs trucs pour une bonne gestion de vos courriels

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Je ne sais pas si je m’avance trop en disant cela, mais j’ai parfois l’impression que les courriels sont rendus le principal moyen de communication lorsqu’il est question d’échanger avec quelqu’un notamment sur le plan professionnel.

Pour ma part, je préfère de loin les courriels aux appels téléphoniques, car je peux y répondre quand j’ai le temps et cela me permet de garder une trace écrite si jamais j’ai besoin de retrouver des informations importantes. 

Toutefois, la gestion des courriels peut rapidement prendre une ampleur démesurée dans la gestion de la pratique clinique et couper du temps précieux pour d’autres tâches. Certaines de mes collègues m’ont déjà rapporté procastiner par rapport au classement de leurs courriels et aux réponses à envoyer parce qu’elles étaient tout simplement paralysées devant la charge que cela représentait.

C’est vrai que, si on laisse notre boite de courriels dégénérer, cela peu devenir un vrai casse-tête et affecter l’efficacité de nos services auprès de nos clients.

J’ai donc décidé de vous lister ici mes trucs pour une boite de courriels bien ordonnée et aussi pour vous assurer de faire vos suivis clients rapidement sans que cela ne vous prenne tout votre temps.

Faire des suivis réguliers

En tant que professionnel, il est important d’être disponible pour nos clients. Avec la vitesse des technologies et des communications, les gens s’attendent généralement à recevoir une réponse dans la journée lorsqu’ils communiquent avec vous.

Pour ma part, je vais voir mes courriels à tous les jours à raison de 3 ou 4 fois par jour. Cependant, je ne réponds qu’une ou deux fois par jour selon mon horaire.

Lorsque je vais voir mes courriels, c’est généralement pour les classer afin de garder ma boite de réception épurée et d’avoir une bonne vue d’ensemble de ce que j’aurai à faire (répondre, lire, faire un suivi, classer dans un dossier, etc.).

Ainsi, il se peut qu’un courriel envoyé à 17h une journée ne soit répondu qu’en fin de journée le lendemain. C’est pourquoi, dans ma signature courriel, j’ai ajouté une notice sous ma signature où je dis que je retourne mes courriels dans un délai de 24 heures, et ce, du lundi au vendredi.

Cela me permet donc de déculpabiliser si je n’ai pas répondu rapidement à un courriel. De plus, lorsque les gens reçoivent mes réponses ou mes courriels, ils savent à quoi s’attendre et ne sont pas portés à me relancer lorsqu’ils n’ont pas eu de réponse dans l’heure qui suit.

Cela me permet également de prendre le temps de bien préparer mes réponses pour ne pas avoir à répondre à la va vite et faire des erreurs, ce qui affecterait ma crédibilité en tant que professionnelle.

Classer ses courriels

Lorsque je fais un tour dans ma boite de réception, je suis 2 règles très importantes :

  1. Si je peux trouver la réponse et y répondre en moins de 2 minutes, je le fais à l’instant. C’est le cas principalement lorsque je confirme réception d’un document par exemple ou encore que je confirme un rendez-vous.

  2. Si je ne peux pas y répondre en moins de 2 minutes, alors je le classe pour y revenir à un moment où j’aurai le temps de traiter le courriel. C’est le cas de la majorité de mes courriels, notamment quand les parents me demandent une question qui demande réflexion ou me demandent d’envoyer des documents que je dois aller récupérer ou encore remplir.

Lorsque j’applique cette règle, je classe mes courriels selon quatre grandes catégories :  

  • À lire : J’y mets tous les courriels où je n’ai pas forcément à répondre, mais que je veux lire. C’est principalement la catégorie où je mets les infolettres auxquelles je suis abonnée et que j’aime lire. D’ailleurs, les infolettres représentent pour moi un excellent moyen de rester informée par rapport à ma profession, et ce, rapidement et facilement. J’en ai déjà parlé dans un autre article si ça vous intéresse. Cette catégorie peut également servir pour classer un article qu’une collègue m’a envoyé et que je veux lire éventuellement.

  • À classer : J’y mets les courriels contenant des pièces jointes ou des informations que je devrai colliger aux dossiers de mes clients. Généralement, cela me prend plus de 2 minutes, car je dois prendre connaissance des informations envoyées pour les traiter et ensuite les mettre au dossier. J’y reviens donc plus tard lorsque je suis dans ma tenue de dossiers.

  • À suivre : Dans cette catégorie, je classe principalement les courriels qui sont en attente. Ça peut être par exemple des informations de confirmation par rapport à une commande de matériel que j’ai passée ou encore par rapport à une formation à laquelle je me suis inscrite. Lorsque le matériel est reçu ou que ma formation est passée, je supprime ces courriels ou les classes dans mes factures.

  • À répondre : Dans cette section, j’y mets tous les courriels auxquels je dois répondre, mais qui me demandent un temps d’élaboration et de rédaction. Ce sont souvent les longs courriels où je dois expliquer une notion à un parent relativement à une question qu’il a eue par rapport à son enfant. J’y mets aussi les courriels de collaborations avec d’autres entreprises où il y a souvent plusieurs détails à discuter et qui demandent réflexion avant de répondre.

Gérer ses courriels

Généralement, je réponds à mes courriels environ 2 fois par jour, soit le matin et le soir ou le midi et le soir selon mon horaire de la journée. Ces plages horaires sont déjà inscrites à mon agenda, ce qui fait en sorte que je m’y conforme religieusement.

Comme je classe régulièrement mes courriels, lorsque vient le temps de faire des suivis et de répondre à des courriels, je n’ai qu’à aller dans ma catégorie « À classer » pour mettre à jour les dossiers concernés et dans ma catégorie « À répondre » pour faire le suivi par rapport à une question.  

Depuis que je travaille de cette façon, le temps que je passe à gérer et à répondre à mes courriels a diminué drastiquement à mon plus grand bonheur. Également, le fait de toujours avoir une boîte de courriels vide (ou presque) fait en sorte que c’est plus facile pour moi de classer mes courriels régulièrement et de conserver cette bonne habitude. Ça fait vraiment un bien fou de voir une boite de réception vide, je vous le jure.

 

Petite mise en garde toutefois! Il ne suffit pas de classer vos courriels dans des catégories. Il est également important de prévoir des blocs de temps à votre horaire pour faire le tri dans ces courriels que vous avez préalablement classés. Autrement, vous n’aurez que transposé votre problème de votre boite de réception à d’autres boites…