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Comment j'ai réussi à arrêter de procrastiner dans ma rédaction

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Après l’anxiété, j’ai parfois l’impression que la procrastination est le fléau moderne de notre société. On lit partout sur les réseaux sociaux des citations ou des publications sur le sujet.

Je ne sais pas si ça vous parle, mais pour ma part, j’ai l’impression que cette tendance à la procrastination est en vogue chez les orthophonistes. Malheureusement, cela amène un lot assez important de stress et de pression qui pourrait être évité ou du moins réduit en grande partie simplement en revoyant sa façon d’aborder sa pratique et surtout sa rédaction.

Pourquoi on procrastine ?

Simplement pour bien cadrer le tout, lors que je parle de procrastination, je ne signifie pas ici que vous êtes paresseux, bien au contraire. Il est fort probable que vous accomplissez une foule de petites tâches dans votre journée… SAUF LA tâche problématique, lire ici rédiger.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles on procrastine et non seulement ces raisons varient d’une personne à l’autre, mais elles varient également d’une situation à l’autre.

On peut procrastiner parce qu’on se laisse prendre au jeu par l’impulsivité et les distractions (p.ex. les réseaux sociaux), parce qu’on a mal évalué le temps que cela nous prendra, parce qu’on manque de confiance en nos capacités et qu’on veut que tout soit parfait, parce qu’on est comme ça, etc. Bref, les recherches sur les causes de la procrastination ont mis de l’avant plusieurs options possibles.

Quand la perfection mène à la procrastination

Dans cet article, j’aimerais vous amener sur la raison que j’ai vue revenir le plus souvent lors de mes rencontres de mentorat où on abordait le fait de « ne pas y arriver » : le perfectionnisme.

Je me rappelle, quand j’étais à la maîtrise, on nous disait toujours que les étudiantes en orthophonie étaient réputées pour être anxieuses et perfectionnistes et que cela faisait pratiquement partie des caractéristiques du profil…

Je ne fais pas exception à la règle, mais j’ai rapidement réalisé que de vouloir tout faire à la perfection m’était grandement nuisible. Souvent, on remet à plus tard la rédaction d’un rapport parce qu’on sait que ce sera lourd à écrire : on ne sait pas quoi écrire, on n’ose pas se positionner, on veut formuler nos phrases de la meilleure façon qu’il soit pour ne vexer personne tout en démontrant à quel point on est professionnel, etc.

Toutes ces attitudes découlent directement du perfectionnisme. Combien d’orthophonistes m’ont dit avoir l’impression de perdre un temps fou en rédigeant leurs rapports, parce qu’elles veulent s’assurer que toute l’information importante y est et qu’elle est clairement mentionnée. Ainsi, elles lisent, relisent, re-relisent, encore et encore leur rapport et n’en sont jamais satisfaite.  

Comme la procrastination consiste à éviter une tâche qui ne nous procure par une satisfaction immédiate, je comprends alors pourquoi on reporte toujours à plus tard la rédaction d’un rapport. C’est assez lourd de devoir rédiger dans ces conditions…

Comment me sortir de la procrastination ?

Pour ma part, en voyant ma clientèle grandir, j’ai vite compris que si je ne changeais pas d’attitude vis-à-vis ma rédaction, j’allais me retrouver rapidement débordée et perdre une grande partie du plaisir que j’ai à être orthophoniste.

Voilà pourquoi j’ai travaillé fort pour mettre de côté le perfectionnisme et, pour y arriver, j’ai mis en place des stratégies concrètes qui m’obligent à être dans l’action plutôt que dans la réflexion. Et savez-vous quoi? J’ai réalisé que, non seulement j’ai réduit de moitié mon temps de rédaction et de bien plus le stress qui y était associé, mais que mes rapports sont vraiment meilleurs qu’ils étaient!

Voici donc mes trucs pour vous sortir de la procrastination :

  • Fixez des dates précises à votre calendrier pour vos remises de documents.

C’est selon moi une grave erreur que de ne pas planifier tout de suite, dès le moment où on finit une rencontre d’évaluation par exemple, une date d’échéance. Et par date d’échéance, j’entends une date précise et non un délai. Au lieu de dire : « Je vais remettre mes résultats d’ici 2-3 semaines », inscrivez plutôt que vous allez remettre les résultats à une date fixe (p.ex. le 12 juillet). C’est beaucoup plus concret ainsi.

Si vous ne le faites pas, vous risquez fort probablement de mettre le dossier dans la pile « à oublier » de votre cerveau et d’étirer votre délai sans même vous en apercevoir.

J’aime comparer cela à la fameuse phrase qu’on dit toujours à nos amis « Hey! Il faudrait bien qu’on fasse de quoi bientôt là ». Ça représente quoi en termes de temps « bientôt » ? D’ailleurs, pour ma part, à chaque fois que j’ai dit cette phrase, le « bientôt » en question n’est jamais arrivé.

C’est un peu la même chose lorsqu’on se fixe un délai sans préciser de date. C’est assez rare qu’on le respecte.

  • Prévoyez de COURTES plages horaires pour rédiger.

C’est une chose de prévoir une date d’échéance, mais encore faut-il s’assurer qu’on a des plages prévues à notre horaire pour rédiger. Parfois, la date qu’on prévoit n’est pas réaliste compte-tenu de l’horaire plus ou moins chargé qu’on peut avoir.

Si vous fixez une date de remise trop rapprochée dans le temps sans prendre le temps de regarder réellement le temps dont vous disposez, vous risquez encore fort bien de vous retrouver à ne pas respecter vos délais de rédaction.

Le fait de se fixer des plages horaires bien définies permet d’avoir l’heure juste sur ses délais et ainsi de mieux respecter ses engagements.

Et de grâce, n’allez pas vous prévoir une journée complète de rédaction! Je vous parie mon salaire du prochain mois que vous ne passerez JAMAIS tout le temps que vous aviez prévu à rédiger et qu’à la fin de la journée, vous n’aurez pas fait grand-chose… (j’ai l’air ambitieuse de parier mon salaire, mais c’est parce que je sais de source sûre que je remporte ce pari). Personnellement, mon temps d’efficacité où je suis concentrée et dédiée à 100% à une tâche n’est que de 45 minutes. Alors inutile de me mettre un 8 heures en bloc, je ne le respecterai pas.

  • Ne sous-estimez pas le temps que vous prenez pour faire une tâche.

Combien de fois je me suis faite prendre à mon propre jeu en pensant qu’une tâche me prendrait X temps alors qu’elle m’en a finalement pris le double… Non seulement, je finissais à faire du « temps supplémentaire », mais j’étais déçue de moi de ne pas avoir su respecter mon horaire.

Les experts de la planification et de la gestion du temps recommandent de toujours planifier 1 fois et demi le temps qu’on pense prendre pour faire une tâche. C’est ce que je me suis appliquée à faire et cela a fait une grosse différence.

Toutefois, pour y arriver, il faut tout de même connaitre son rythme, car peut-être que pour vous, une tâche qui prend habituellement 60 minutes en prendra 45 ou 75 pour votre collègue.

  • Tenez une to-do list bien définie et à jour.

Il y a plusieurs façons de tenir une liste de choses à faire. Certains aiment le bon vieux classique cahier ou bloc-notes. Pour ma part, j’ai choisi d’y aller avec un logiciel d’organisation et de planification. Il en existe plusieurs comme Asana, Monday, Wunderlist ou Trello. Il suffit de voir celui qui vous convient le mieux.

Sur ma to-do, j’écris toujours tout ce que je dois rédiger. Ainsi, lorsque j’arrive, dans mon horaire à une plage intitulée « rédaction », je vais voir sur ma liste et je sais tout de suite ce que je dois prioriser.

Le fait d’utiliser un logiciel a de pratique que je peux mettre ma liste à jour dès que ma période de rédaction est finie. Ainsi, au lieu d’écrire « rédiger le rapport de Thomas L. », je vais écrire « relire le rapport de Thomas L. » s’il est fini par exemple. Je perds donc beaucoup moins de temps à m’organiser.

  •  Lâchez-prise.

Bien que ce soit LE conseil le plus difficile à appliquer, c’est possiblement LE plus efficace. Pour ma part, j’ai compris que le fait de relire mon rapport 8 fois ne ferait pas en sorte qu’il est meilleur.

Ainsi, je me suis fixé des barèmes. Une fois mon premier jet de rédaction complété, je ferme le document et laisse reposer le tout AU MOINS 24 heures avant d’y revenir. Je ne m’autorise qu’une seule relecture par la suite pour corriger les coquilles et réfléchir sur les éléments que j’ai mis en surbrillance afin de valider mes impressions.

Est-ce que mon rapport est parfait? Non, mais quel rapport l’est de toute façon? Je me rappelle avoir lu plusieurs rapports de collègues que je trouvais « donc ben bons et meilleurs que les miens ». Puis, en discutant avec ces collègues, je réalisais bien vite qu’elles n’étaient pas sûres de leurs formulations, qu’elles avaient hésité et changé un nombre incalculable de fois leurs termes, etc. J’ai donc constaté que même si je ne suis pas satisfaite à 100%, mon rapport peut paraître très bien aux yeux des autres.

Depuis, lorsque je rédige, je m’efforce de le faire en pensant à la personne qui me lira, mais plus particulièrement au principal intéressé, soit le parent et le client. Ils n’ont pas besoin de lire 15 pages et des phrases à saveur d’article scientifique. On m’a souvent félicitée de faire des rapports clairs et concis, même si dans ma tête d’orthophoniste, je me disais que j’aurais pu en faire plus. L’important c’est que l’essentiel y soit et qu’on respecte les pratiques dictées par l’ordre tout simplement.

 

 Et vous? Vous considérez-vous comme un procrastinateur en matière de rédaction? Est-ce un fardeau pour vous? Si c’est le cas, je vous invite à me contacter. Nous pourrons alors voir ensemble ce qui vous bloque et comment vous pouvez appliquer diverses stratégies selon votre réalité et vos besoins.

4 + 1 conseils pour un template facile à écrire et à lire

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Ma pratique orthophonique est encore jeune. Cela fait 3 ans (jour pour jour) que j’ai ouvert ma propre clinique à la sortie de mes études. Ayant tout à mettre en place, j’ai fait PLUSIEURS ajustement au fil du temps pour rendre ma pratique plus efficace.

Quand je n’avais que 3-4 clients par semaine, je pouvais me permettre de tout personnaliser et de rédiger à mon rythme rapports et bilans. Toutefois, maintenant que j’ai environ 5-6 clients par jour, continuer à ce rythme aurait été tout simplement impensable.

Dans la dernière année, j’ai adapté et créé plusieurs documents pour me permettre d’être plus efficace dans ma rédaction et me sentir moins surchargée.

Je vous partage donc ici mes trucs en matière de rédaction et ce que j’ai appris après mes quelques années de pratique.

1) Se créer un template pour les plans d’intervention

Avant, je prenais le temps d’écrire, pour chacun de mes clients, les objectifs, généraux et spécifiques, que je voulais travailler. Puis, je me suis assez vite rendu compte que d’une fois à l’autre, je faisais du copier-coller.

L’affaire, en faisant du copier-coller, c’est que non seulement on perd un temps fou, mais le risque d’erreur (genre ne pas modifier le nom du client après avoir copié l’objectif est plus grand). Ça demande, par le fait même, beaucoup de concentration.

J’ai donc décidé de regrouper TOUS les objectifs que j’avais en tête en un seul document et avec pour seule tâche à faire, de compléter les champs vides. Ainsi, quand j’ai un nouveau PIO à rédiger, je prends mon fichier vierge avec ma base d’objectifs et je sélectionne ceux qui s’appliquent tout simplement.

Si vous n’avez pas de tel document, je vous invite à prendre un moment pour regrouper vos plus récents PIO et même vous inspirer de PIO de vos collègues orthophonistes. Prenez le temps de les analyser, puis montez-vous un document clé en main regroupant TOUS les objectifs que vous avez sous les yeux. N’hésitez pas à en ajouter d’autres au fur et à mesure.

Quand viendra le temps de rédiger un nouveau PIO pour votre client, vous n’aurez qu’à faire un copier-coller du document puis à l’adapter en enlevant tout simplement les objectifs qui ne s’appliquent pas.

Je vous le dis, on sauve un temps fou en plus de réduire considérablement le risque d’erreurs.

2)   Regrouper sur un même document la section PIO et bilan

Dernièrement, j’ai eu 23 bilans à rédiger (il m’en reste encore 16 à faire au moment où j’écris ces lignes). J’avoue que je n’avais pas du tout pensé à l’importance d’un gabarit pour les bilans également.

Ça n’a pas été long que j’ai constaté qu’il en faudrait un également. J’avais donc fait un document à partir de mon canevas de PIO, mais je trouvais ça encore trop long. J’ai donc eu une illumination et je ne peux pas ne pas vous la partager.

Au lieu de créer un deuxième canevas pour vos bilans, intégrez une section à même votre canevas de PIO! Ce que je veux dire par là, c’est que si, par exemple, votre PIO est en format tableau, ajoutez tout simplement une colonne où vous pourrez noter la progression de cet objectif.

Ainsi, vous n’aurez pas à recopier tous les objectifs du PIO de votre client dans un nouveau document (même si c’est un gabarit, c’est long! Croyez-moi!), mais vous pourrez reprendre votre document PIO et y ajouter tout simplement les informations du bilan.

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

3)   Ne pas hésiter à mettre des cases à cocher dans vos rapports

Au début, je voulais TOUT écrire parce que je me disais que si je ne faisais que cocher des items, ça serait beaucoup trop impersonnel et c’était important pour moi que les parents voient que pour moi chaque client est unique et important…

Avec le temps, j’ai compris que je pouvais leur montrer que je leur accorde de l'importance autrement, car c’était au détriment de ma santé mentale.

J’ai donc intégré plusieurs items que je n’ai qu’à cocher et je sauve un temps fou. C’est vrai que ça fait moins personnel, mais le fait de sauver du temps sur cette partie de la rédaction, me permet d’offrir plus de temps de qualité en thérapie en me libérant du temps pour bien préparer mes thérapies ou encore en faisant des compte-rendu hebdomadaires personnalisés aux parents.

N’hésitez pas à activer l’option « Développeur » dans votre fichier Word pour pouvoir y mettre plein de cases à cocher. Vous verrez, le fait de cocher, vous permet ensuite de n’écrire que l’essentiel et de faire une analyse plus pertinente sur les progrès de votre client.

Dites-vous que si vous n’avez pas le temps d’écrire un roman, le parent n’a probablement pas plus le temps de le lire…

Voici un exemple de la façon dont j'utilise les cases à cocher.

4)   Les listes de puces, ça sauve un temps fou

Je suis ce genre de personne qui aime écrire de belles grandes phrases et de beaux paragraphes. C’est bien s’il est question de roman, mais ici, c’est dans un contexte de rapport.

Des longs paragraphes et des phrases, c’est lourd à lire dans un rapport, car il est difficile de bien saisir toute l’information d’un premier coup d’œil. N’hésitez pas à épurer le tout en y insérant des tableaux résumant l’important et des listes à puces.

En procédant ainsi, non seulement vous faciliterez aux autres la lecture de vos rapports, mais vous vous éviterez tout ce mal qu’on se donne pour rédiger de belles phrases. D'ailleurs, visuellement, je trouve que c'est beaucoup plus « parlant ». 

Je le répète, l’important est que l’information et les résultats soient facilement accessibles. Pas de gagner un prix littéraire…

Bonus ! Même pas besoin d’enregistrer en pdf pour envoyer!

Dernièrement, j’ai fait une découverte qui a carrément changé ma vie (ben presque). C’est probablement le cas de plusieurs d’entre vous, mais pour ma part, je rédige tous mes rapports sur Word.

Sauf que pour les envoyer aux parents et autres intervenants, je les exportais en PDF, les enregistrais dans un dossier, puis, finalement, les envoyais par courriel. Ça peut paraître niaiseux, mais c’est quand même du temps et de la logistique.

En fouillant, j’ai découvert que Word me permet de couper toutes ces étapes en 1 ou 2 seulement.

Vous n’avez qu’à partager le document et à l’envoyer en format .pdf directement! Si comme moi vous ignoriez cette option, eh bien ça me fait plaisir de vous la partager et de changer votre vie (ben ça a changé la mienne un peu)…

Magie!

Magie!

Avec tous ces trucs, j’espère que vous trouverez un peu plus de temps à passer sur l’essentiel : vos clients.

Si vous avez d’autres trucs que vous aimeriez me partager, n’hésitez pas à le faire! Je suis toujours ouverte à m’améliorer davantage et à échanger avec vous pour qu’on développe toujours notre pratique pour le mieux.

Mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement et ne pas se sentir envahi(e) par le travail

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Je ne sais pas pour vous, mais une des tâches dans ma pratique que j’aime le moins, c’est de loin la rédaction de rapports et de notes. J’ai tellement entendu souvent mes collègues me dire sur un ton de découragement et de lassitude qu’elles devaient rédiger une pile de rapports ou encore qu’elles étaient dans la rédaction d’un bilan qui n’en finissait plus de finir…

Pour ma part, même si ce n’est pas non plus ma tâche préférée, je me suis rarement sentie surpassée par cette tâche et j’ai toujours été en mesure de respecter des délais raisonnables pour ma rédaction.

J’ai donc pensé vous dresser une liste de mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement et ne pas accumuler trop de travail, car après tout, c’est ça qui mène souvent au sentiment d’épuisement et d’en avoir trop.

1)   Fixez-vous des délais courts et dites-les à votre client

Je ne pense pas vous étonner en vous disant que plus on attend longtemps avant de se plonger dans la rédaction d’un rapport, plus ça nous pèse. Suivant ce principe, pourquoi ne pas vous « en débarrasser » le plus vite possible dans ce cas?

En ce qui me concerne, lorsque je termine mes rencontres d’évaluation, je donne toujours au parent un délai de rédaction de 2 à 3 semaines MAXIMUM selon ma charge de travail du moment.

Ça me force à rédiger le rapport rapidement et ça ne traine pas. En plus, donner un laps de temps court me permet d’avoir toute l’information encore fraîchement en tête, ce qui fait que c’est plus facile pour moi de rédiger.

Les quelques rapports que j’ai étirés beaucoup trop longtemps à mon goût ont été de loin les plus difficiles à écrire. J’avais oublié plusieurs éléments intéressants et cela me demandait un effort supplémentaire pour me rappeler de ce que j’avais fait en évaluation et des particularités de l’enfant.

2)   Faites-vous un gabarit

C’est long à faire, mais ça vaut TELLEMENT la peine. Au début, j’avais tendance à rédiger mes rapports un à un, ce qui faisait en sorte que je me questionnais toujours à chaque section parce que je ne savais plus exactement ce que j’avais écrit dans un rapport précédent.

C’était également difficile pour mes formulations de phrases parce que je devais y réfléchir à nouveau et même si je m’inspirais de mes rapports précédents, c’était toujours plus long.

J’ai donc pris un moment l’automne passé pour me faire un gabarit où j’ai mis TOUTE l’information que je veux retrouver dans mes rapports. Ça m’a pris environ une fin de semaine faire ce gabarit parce que j’ai regroupé plusieurs documents pour le faire. Toutefois, mon temps de rédaction a été diminué du tiers et mes rapports sont maintenant beaucoup plus faciles à rédiger pour moi et à comprendre pour les parents.

3)   Écrivez sans vous poser de questions… et gardez ça simple

Combien de fois j’ai entendu mes collègues se questionner sur un mot ou sur deux façons de formuler une phrase qui veulent dire exactement la même chose. Ce genre de questionnement, ça fait perdre beaucoup de temps pour pas grand-chose en fin de compte. De plus, ça fait perdre le momentum quand on écrit.

Quand j’écris, j’écris tout simplement. Je prends mon gabarit, et je compose des phrases à partir des informations qui s’y trouvent. C’est aussi simple que ça! Jamais je ne m’arrête pour me questionner sur un mot ou sur la tournure d’une phrase.

Si vous vous questionnez sur une structure de phrase ou sur un terme pendant que vous rédigez, plutôt que de vous y arrêtez, soulignez ou surlignez le passage en question. Vous y reviendrez plus tard au moment de vous relire.

Vous trouverez même probablement une meilleure façon de l’écrire à votre relecture parce que vous aurez pris le temps de laisser votre questionnement se déposer.

4)   Bloquez des périodes à votre horaire

La meilleure façon de vous assurer que vous rédigez vos rapports rapidement et efficacement, est de le prévoir à votre horaire.  

J’aime bien prendre un moment le dimanche soir pour planifier la semaine à venir. J’y mets donc, dans mon horaire, les moments où je prévois rédiger. J’ai aussi toujours accès à la liste des rapports à faire comme ça je sais facilement par lequel commencer lorsqu’arrive ma période de rédaction.

Le fait de prévoir des périodes comme ça, fait en sorte qu’on les respecte beaucoup plus. C’est un peu comme si on se programmait mentalement donc quand vient le temps de rédiger, on est beaucoup plus disposé à le faire.

5)   Ne travaillez pas trop longtemps

Je ne sais pas pour vous, mais même si j’adore mon travail, j’ai quand même une capacité de concentration et d’attention soutenue limitée. J’ai calculé qu’après 45 minutes de travail consécutif, mon cerveau bifurque ensuite automatiquement vers autre chose et je deviens vraiment plus facilement distraite par mes pensées ou n’importe quoi d’autre en fait.

J’ai donc programmé des périodes de 45 minutes de rédaction suivies de 15 minutes de pause à chaque fois. Ça parait court comme ça, mais le fait d’avoir de courtes périodes, ça crée un sentiment d’urgence qui fait en sorte qu’on est beaucoup plus concentré et assidu à la tâche.

Si on se dit qu’on a 4 heures pour rédiger notre rapport (ou pire encore toute la journée), alors il y a de TRÈS FORTES chances qu’on prenne tout notre temps et que finalement, on ait travaillé peut-être l’équivalent de 1h sur le 4h de travail au total…

C’était toujours ce qui m’arrivait quand je me disais, ben motivée : « Demain je prends toute la journée pour rédiger ». Ouin… Disons que la journée finissait et que je me retrouvais à ne pas avoir fait grand-chose.

Le fait de délimiter les tâches dans le temps, de prévoir de courtes périodes, nous force à être plus efficace. Il ne vous reste qu’à établir la durée pendant laquelle vous pouvez être efficace sans vous laisser distraire et ça deviendra la durée de vos « intervalles de travail ».

6)   Faites une seule chose à la fois

Avec la technologie, les réseaux sociaux et le fait qu’il faille toujours être efficace et rapide dans nos réponses, il est facile de tenter de tout faire en même temps : prendre un appel pendant notre période de rédaction, répondre à un courriel qui vient de rentrer, aller voir la dernière notification sur Facebook, etc.

Cela nuit considérablement à l’efficacité, car bien souvent, la dernière notification sur Facebook se transforme en 15 minutes passées à « scroller » dans le fil d’actualités, on vient de recevoir une réponse à notre réponse courriel, etc.

Je sais que ce n’est pas facile de ne faire qu’une chose à la fois, mais ça change tout. Quand j’ai réalisé tout le temps que je perdais à « vouloir tout faire tout de suite », j’ai pris les grands moyens.

Mon truc : désactivez TOUTES les notifications sur votre ordinateur et sur votre cellulaire.

Je ne reçois aucune notification de courriels ni Facebook sur mon ordi à moins que les applications soient ouvertes. C’en est de même pour mon cellulaire où je ne reçois aucune notification sauf si je vais voir moi-même.

Je suis donc beaucoup moins portée à aller voir un courriel qui entre pendant ma rédaction parce que je ne le sais tout simplement pas.

Vous pouvez également mettre votre cellulaire en mode « ne pas déranger » pour ne pas qu’il sonne pendant votre période de rédaction.

7)   Dressez une liste des rapports à faire en ordre de priorité

Plus haut, j’ai mentionné que j’avais une liste de tous les rapports que je dois rédiger en ordre de date de remise. C’est quelque chose que je trouve fort pratique, car ça me permet de savoir ce que j’ai à faire sans me poser trop de questions.

Gardez toujours, accessible, une liste de la rédaction que vous avez à faire avec le détail s’il y a lieu.  Voici en image comment j’organiser ma liste.

 
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Cela fait le tour de mes meilleurs trucs pour rédiger efficacement. Évidemment, il m’arrive encore d’avoir quelques lacunes, mais depuis que j’applique tout cela, j’ai vu une énorme différence dans ma rédaction.

Et vous, avez-vous des trucs qui vous aident à être efficace pour rédiger?