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8 considérations à prendre pour une rencontre à distance efficace

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Pour profiter au maximum d’une thérapie à distance, il est primordial de tenir compte de divers éléments. Si vous n’êtes pas bien organisé, vous risquez de vous fâcher plus souvent qu’autrement lors de la rencontre et de ne pas en profiter pleinement. Alors sans plus tarder, voici à quoi vous devez penser avant votre rencontre virtuelle en orthophonie.

1) Ayez une webcam

La plupart des ordinateurs de table et portables récents sont munis d’une webcam. Toutefois, si ce n’est pas votre cas, il est important de vous en procurer une. Vous pouvez facilement vous la procurer en ligne à un coût abordable ou dans une boutique d’électronique près de chez vous.

Évidemment, ce n’est pas tout d’avoir une webcam. Encore faut-il s’assurer qu’elle fonctionne bien. Je vous suggère donc, avant votre rencontre, de vous connecter d’avance et de faire des tests de caméra pour vous assurer qu’elle fonctionne.

2) N’utilisez pas votre téléphone intelligent

À moins que l’écran de votre téléphone ne soit aussi grand que celui d’un ordinateur, ce dont je doute, passer la rencontre sur votre téléphone intelligent n’est pas ce qu’il y a de plus efficace. Premièrement, vous vous trouverez sûrement dans l’obligation d’avoir à tenir votre téléphone durant toute la rencontre (hello les bras morts après 15 minutes) et de bouger, ce qui ne sera pas très agréable pour l’orthophoniste de l’autre côté de l’écran. 

Aussi, à moins d’avoir des yeux bioniques, vous trouverez pas mal ardu de lire les documents ou de regarder les indications que l’orthophoniste vous partagera avec la fonction de partage d’écran. 

Finalement, bien que les cellulaires sont de plus en plus pratiques et techno, il n’en reste pas moins que l’ordinateur vous permet d’accomplir plus de fonctions encore pour le moment. Je vous suggère donc de privilégier l’ordinateur et en second choix la tablette électronique si celle-ci est relativement grosse. 

3) Le casque d’écoute avec micro : un must!

Je le recommande SURTOUT pour les enfants qui ont de la difficulté à se concentrer. Si l’environnement à la maison est le moindrement bruyant et distrayant, le casque d’écoute est alors un outil indispensable qui permet au jeune d’entrer dans sa bulle. 

De plus, je trouve que ça fait un meilleur son pour le jeune et pour moi aussi. J’aime comparer le fait de mettre ses écouteurs ou son casque d’écoute au fait de fermer la porte de la salle de thérapie pour faire fie des distracteurs externes.

Pas besoin de dépenser une fortune. De simples petits écouteurs à iPod par exemple suffisent (assurez-vous qu’il y a un micro intégré). 

4) Ayez un clavier

Il va de soi que si vous êtes sur un ordinateur, vous aurez un clavier. Par contre, si vous faites la rencontre à partir de votre tablette, cela n’est pas toujours le cas. Le clavier sur l’écran n’est pas optimal pour une rencontre avec l’orthophoniste notamment en raison de la position non ergonomique de celui-ci par rapport à la caméra de l’écran.

Ainsi, si vous utilisez votre tablette, je vous suggère de vous procurer un clavier bluetooth que vous pourrez connecter à celle-ci et qui agira comme un clavier d’ordinateur. Votre écran sera également plus libre puisque le clavier ne sera pas affiché directement sur celle-ci. 

De plus, pour les jeunes qui apprivoisent le clavier d’ordinateur, j’aime qu’ils puissent déjà avoir accès à la sensation des touches pour augmenter leur fluidité de frappe.

5) Vérifiez que vous disposez de suffisamment de bande passante

La bande passante c’est la quantité de données que l’on consomme lorsqu’on est sur Internet. Que ce soit lorsqu’on écoute une série sur Netflix, des vidéos sur Youtube, lorsqu’on télécharge une pièce jointe d’un courriel ou encore qu’on navigue sur un site web, toutes ces actions requièrent des données. 

Pour ceux qui ont un forfait internet comprenant des données illimitées, une rencontre à distance ne pose pas problème. Par contre, si vous disposez d’un nombre de données précis dans votre forfait internet, il est important de vérifier que vous ne dépasserez pas ce nombre. Autrement, vous vous retrouverez avec des frais supplémentaires qui peuvent être parfois assez exorbitants. Il existe différentes façons de vous assurer que vous n’excédez pas la consommation limite, mais comme ce n’est pas vraiment ma tasse de thé, je vous suggère de contacter votre fournisseur pour vous assurer que tout est correct. 

Un truc simple pour optimiser la bande passante : pendant votre rencontre en orthophonie, assurez-vous que personne n’utilise Internet en regardant des vidéos en même temps par exemple.

6) Adaptez votre environnement

Ce n’est pas parce que la rencontre se fait à partir de votre maison qu’il faut négliger l’espace où vous vous trouvez. L’environnement joue un rôle important sur la réussite d’un suivi à distance. Assurez-vous d’installer l’enfant dans un endroit calme où il n’y aura pas trop de distracteurs (p.ex. dans le bureau). Installez-le confortablement pour qu’il puisse bien voir à l’écran et avoir accès au clavier et à la souris de l’ordinateur.

Dans certains cas, il n’est pas possible de laisser le jeune sans surveillance durant la rencontre. Les parents l’installeront donc à la table de la cuisine par exemple. Si vous choisissez cette option, assurez-vous de ne pas faire trop de bruit à l’arrière et que les frères et soeurs sont dans une autre pièce. C’est dérangeant à la fois pour l’enfant et pour l’orthophoniste. 

P.S. N’oubliez pas de mettre votre cellulaire en mode silencieux pour éviter qu’il ne vous dérange (vous ou votre enfant) durant votre rencontre.

7) Préparez du matériel à portée de main

Par matériel, j’entends papiers et crayons principalement. Il se peut que l’orthophoniste vous demande d’écrire ou de prendre des notes. Pour éviter de perdre du temps de rencontre, assurez-vous de tout avoir à portée de main. Il en est de même pour votre agenda/cellulaire qui vous sera fort utile au moment de planifier le prochain rendez-vous.

Pour le jeune, je suggère qu’il ait accès sensiblement aux mêmes outils que lorsqu’il fait ses devoirs (papier, crayons, effaces, surligneurs, aide-mémoire, etc.). J’aime suggérer au parents de faire un « kit devoirs » à la maison et de tout classer ces éléments dans une boite à laquelle l’enfant aura accès. Il n’a qu’à prendre sa boite et saura que tout y est. Ainsi, il sera d’autant plus disposé à se concentrer à 100% lors de sa séance d’orthophonie.

8) Arrivez à l’avance

Ce n’est pas parce que la rencontre se fait en ligne et que vous n’avez pas à quitter votre maison qu’il faut être dernière minute. Je suggère toujours de vous préparer environ 10 à 15 minutes avant l’heure prévue de votre rencontre. Ainsi, cela vous permettra de vous assurer que tout fonctionne et, dans un cas où vous rencontriez une problématique technique, vous auriez un peu plus de temps pour régler le tout.

Voyez cela un peu comme si vous vous présentiez dans une salle d’attente virtuelle. Connectez-vous d’avance et l’orthophoniste « viendra vous chercher » en vous appelant. 

Il est important de savoir que tout retard est considéré de la même façon pour un rendez-vous à distance qu’en clinique. Autrement dit, les minutes pour lesquelles vous n’êtes pas présent sont perdues et ne seront pas reprises à la fin de la rencontre bien qu’elles sont facturées. De plus, une absence non justifiée compte également comme un rendez-vous manqué et des frais d’annulation peuvent s’appliquer. Je vous suggère de discuter avec votre orthophoniste au début afin de connaitre ses politiques d’annulation et de retard. Pour ma part, je considère un retard causé par un bris technique au même titre qu’un retard en clinique qui serait causé par la circulation le temps de rencontre se verra écourté mais tout de même facturé.

Après avoir lu toutes ces considérations à prendre, il est possible de constater que, même si un suivi à distance peut nous simplifier grandement la vie, il est important de se rappeler qu’il s’agit tout de même d’une rencontre d’intervention en orthophonie. Conséquemment, vaut mieux arriver bien préparé pour en profiter amplement.

5 avantages à faire un suivi en orthophonie à distance

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Plusieurs parents sont surpris lorsque je leur parle de la téléorthophonie et des services à distance. La plupart d’entre eux n’ont même jamais entendu parler qu’ils pouvaient bénéficier de ce type de services en orthophonie. 

Il faut dire que peu d’orthophonistes pratiquent à distance. Certaines ne sont tout simplement pas à l’aise avec ce type d’intervention (et c’est bien correct comme ça) et d’autres n'aiment pas ça ou ne connaissent pas ça.

Pour ma part, je suis une adepte de l’orthophonie à distance dans ma pratique et j’y vois plusieurs avantages que je vous ai listés et expliqués juste ici. 

1) On sauve beaucoup de temps!

Je pense que je ne vous apprends rien en vous disant que de nos jours, arriver à tout caser dans son horaire relève de l’exploit. Les séances d’orthophonie ne font pas exception. Si on fait un calcul rapide, on constate bien vite que pour 1 heure d’orthophonie en clinique, il faut compter au moins 2 heures (voire 3) de notre temps pour les déplacements. Souvent, ces rencontres se font sur les heures de bureau et de classe, ce qui complique encore plus les choses.

Bon j’ai l’air de ne pas prêcher pour ma paroisse en écrivant ces mots, mais au contraire! C’est justement parce que je sais à quel point l’orthophonie est importante pour plusieurs et parce que j’ai trop souvent vu des parents laisser ces services de côté pour des raisons logistiques (que je comprends totalement) que je me suis tournée vers le service à distance. 

En optant pour un service à distance, on permet de rentabiliser vraiment son temps et pour 1 heure d’orthophonie, et bien on a seulement 1 heure... d'orthophonie. En effet, avec un suivi à distance, il est possible de faire tout ça en direct de la maison ou même de son lieu de travail (si on est un client adulte). Ainsi, pendant que l’enfant est en séance d’orthophonie à l’ordinateur, le parent peut vaquer à ses occupations (p.ex. faire le souper ou le lavage) tout en jetant un coup d’oeil de temps en temps à ce que fait l’enfant. 

Évidemment, il est possible d’avoir à quitter le bureau un peu plus tôt pour être présent lors de la rencontre, mais plusieurs parents profitent de la séance de l’enfant pour faire du télétravail à partir de la maison. Aussi, c’est vraiment pratique quand on a plusieurs enfants, car en étant à la maison, on n'a plus à se demander qui va s’occuper des autres pendant que papa ou maman est à la rencontre d’orthophonie.

2) Comme temps = argent, on sauve aussi de l’argent!

Parce que le temps c’est de l’argent, il ne faut pas non plus sous-estimer l’argent que vous sauvez avec un suivi à distance, que ce soit en faisant du télétravail (comme je l’ai mentionné ci-dessus) ou encore en limitant les heures de travail perdues en déplacement. Si vous prenez un moment pour faire le calcul, vous constaterez bien vite que le 100$ que vous mettez pour une rencontre en clinique vous coûte bien plus cher que cela en vérité. 

À ma clinique, nous offrons la possibilité de faire un suivi à domicile, ce qui facilite bien souvent la vie des parents. Toutefois, vous comprendrez que ce suivi implique des coûts supplémentaires pour nos déplacements à nous en tant que professionnel. Ainsi, quand on analyse le tout, le parent a le choix entre payer 100$ pour une rencontre d’une heure en clinique, mais de passer du temps à se déplacer (sans compter le trafic) ou encore d’avoir la tranquillité d’esprit de voir l’orthophoniste intervenir à son domicile, mais devoir payer des frais supplémentaires pour le déplacement de celle-ci.

Avec un suivi à distance, on a le meilleur des deux mondes. On paye 100$ pour 1 heure, mais on n’a pas à se taper tous ces déplacements dont on se passerait volontiers ET on n’a pas à défrayer des coûts supplémentaires pour un suivi à domicile. 

3) C’est accessible peu importe où vous êtes!

En orthophonie, comme dans plusieurs professions, on apprend bien rapidement que l’une des clés du succès d’un suivi est l’alliance thérapeutique. Autrement dit, le lien que l’on crée avec notre client avec le temps et les rencontres. 

Pour diverses raisons, il arrive que des parents doivent déménager, ce qui fait en sorte que l’enfant se retrouve à devoir recommencer à 0 avec une nouvelle orthophoniste. Pour certains enfants, cela ne pose pas réellement problème. Pour d’autres, c’est tout un défi. 

Avoir un suivi à distance permet notamment de conserver le lien de confiance qui a été établi avec le client. C’est rassurant pour l’enfant (et pour le parent) de savoir que cet élément demeurera stable dans son quotidien et qu’il sera encore avec la même orthophoniste, pratiquement peu importe où il se trouve.

À ça s’ajoutent les personnes qui vivent dans des régions éloignées où l’accès aux services et beaucoup plus restreint. La téléorthophonie leur permet d’avoir accès à des services pour leurs enfants qu’ils n’auraient probablement jamais pu envisager autrement.

Évidemment, il y a des endroits où il est difficile de pratiquer la téléorthophonie (p.ex. pour faire un suivi aux États-Unis, il faut être membre de l’ordre aux États-Unis, ce qui implique des frais supplémentaires qui parfois n’en valent pas la peine pour l’orthophoniste). Il est donc important d’informer votre orthophoniste de l’endroit où vous êtes pour qu’elle puisse vous dire si elle peut intervenir à distance ou vous référer à une collègue si ce n’est pas possible.

4) Ça fait changement!

On ne se le cachera pas, pour les enfants, c’est cool de travailler devant l’ordinateur. Ça fait changement que d’écrire sur un papier ou encore de lire sur des feuilles. Ils trouvent souvent amusant de voir toutes les possibilités qui s’offrent à eux (p.ex. avec le partage d’écran). Ils sont curieux et aiment comprendre comment ça marche. Pour la plupart, ils s’amusent même à raconter à leurs parents (si le parent n’est pas à côté) ce qu’ils ont fait quand c’est nouveau et différent (ce qui est excellent pour travailler le discours). 

En plus, ils ont souvent accès à l’ordinateur de maman ou papa auquel ils n’ont pas droit d’habitude, ce qui constitue une sorte de privilège. 

Et on va se le dire, qui refuse de passer 1 heure devant son ordinateur? Bref, je n’ai pas connu un seul enfant jusqu’à présent qui refusait un suivi en ligne.

5) Ça permet de s’évader sans sortir de chez soi!

La beauté de l’orthophonie à distance, c’est que ça se fait dans le CONFORT de votre foyer. J’ai insisté sur le mot « confort », car il fait selon moi toute la différence. Il y a quelque chose de rassurant et d’apaisant de savoir que même si on travaille, on est à la maison. 

Pour certains enfants pour qui la nouveauté et le changement peuvent être stressant, le fait de travailler de la maison, dans un environnement qu’ils connaissent et adapté spécifiquement à leurs besoins leur permet de se concentrer à 100% sur leur rencontre. Bien sûr, il faut quand même s’assurer de contrôler un minimum l’environnement pour limiter les distracteurs, mais ça fera l’objet d’une autre chronique. 

Et pourquoi ne pas en profiter pour vous installer confortablement durant votre rencontre? Mettez vos culottes de pyjama et vos pantoufles (de toute façon, je ne le verrai pas). Permettez à l’enfant de prendre sa collation en même temps si ça ne le dérange pas trop. Installez-le sur le divan si l’environnement le permet, etc. 

C’est la beauté de l’orthophonie à distance. Vous pouvez vous installer confortablement et vous verrez que l’enfant aura d’autant plus hâte de participer à sa rencontre, car il n’aura pas l’impression que sa journée ne finit plus de finir.

À vous parler de tous ces avantages, on pourrait croire que je ne jure que par les services à distance, mais non. Il reste néanmoins que l’orthophonie classique a encore sa place. D’ailleurs, ce ne sont pas TOUS les clients qui sont des potentiels candidats pour ce genre de suivi, mais c’est assez impressionnant tout ce qu’on peut faire en ligne. 

Mon article vous a charmé et vous songez de plus en plus à opter pour un suivi à distance? Vous aimeriez savoir si un suivi à distance pourrait vous convenir? Contactez-moi et nous pourrons en discuter ensemble sans frais.