Ce que j'aurais aimé savoir en démarrant au privé

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Lorsqu’on sort de l’école, on est préparé à beaucoup de choses en orthophonie, mais une chose à laquelle on est peu préparé, c’est la gestion de la pratique et de la clientèle au privé.

Il est évident que cela serait difficile d’insérer dans le cursus déjà fort rempli des ateliers et cours sur la gestion de la pratique, notamment compte tenu du fait que ce ne sont pas tous les étudiants qui aspirent à travailler au privé et encore moins à démarrer leur pratique dès l’obtention de leur diplôme.

Pour ma part, je faisais partie de cette minorité qui a décidé de se lancer dans le vide, diplôme en poche et de partir ma pratique de zéro.

En bientôt 4 ans, j’ai pu monter une belle liste de « do’s and dont’s » (je cherche encore une traduction appropriée en français) que je vous partage ici en espérant que cela facilitera votre pratique si vous vous lancez dans le magnifique monde du privé.

Ne pas sous-estimer le temps de gestion

On pense souvent à se garder du temps pour la rédaction de nos rapports et la tenue de dossiers, ce qui est très bien. Toutefois, souvent faute de connaissances, on omet de considérer tout le temps que la simple gestion de sa pratique prend.

Par gestion, j’entends ici tout ce qui est de l’ordre de la comptabilité, la tenue de livres, les commandes de matériel, l’entretien des locaux (il faut garder ça propre tsé), la prospection, réseaux sociaux, etc. La liste est longue et vous vous rendrez vite compte qu’en démarrant votre pratique, vous aurez plusieurs chapeaux à porter.

Étant donné que nous sommes formés en orthophonie et non en gestion ou en administration, il arrive souvent qu’on sous-estime l’ampleur de cette tâche. D’autant plus que lorsqu’on commence, on est peu habitué, donc le temps mis sur ces tâches est souvent décuplé.

Pour ma part, depuis le début de ma pratique, je me réserve une journée par semaine où je ne touche pas du tout à mes dossiers clients et où je gère tous ces dossiers administratifs qui viennent avec la pratique au privé.

Voici en rafale une liste de façons d’intégrer le temps de gestion à votre pratique pour ne pas vous sentir débordée ou manquer à une obligation :

  • Prévoir à votre horaire, environ 1 fois par semaine ou aux deux semaines, un moment pour faire votre tenue de livres (noter vos entrées d’argent, consigner vos factures, etc.). Je sais, ce n’est pas la tâche la plus agréable, mais c’est selon moi primordial de connaitre et de comprendre ses chiffres lorsqu’on est travailleur autonome.

  • Créez-vous une « to-do list » d’items spécifiques à la gestion de la clinique. Ainsi, lorsque vous arriverez à ce moment de votre semaine où vous devrez faire cette tâche, vous saurez davantage sur quoi vous concentrer.

  • Déléguez : je sais, ce n’est pas toujours facile à faire au début surtout lorsqu’il y a des frais d’impliqués, mais éventuellement, certaines tâches qui vous pèsent plus et qui vous semblent moins « pertinentes » pourront être déléguées pour vous permettre d’accorder toute votre attention aux tâches de gestion les plus importantes.

  • Lorsque vous vous posez des questions, si elles ne peuvent pas être répondues en-dedans de 2 minutes, notez-les et prévoyez un moment à la fin de votre séance de gestion pour contacter les personnes ressources qui pourront vous éclairer.

 

Élaborer des canevas et des protocoles

Lorsqu’on commence sa pratique, on a souvent peu de clients, ce qui fait en sorte qu’on a plus de temps. C’est exactement à ce moment qu’il convient de monter vos canevas ainsi que vos protocoles pour vous assurer une pratique efficace et adéquate. Si vous ne le faites pas, il sera beaucoup plus difficile de le faire lorsque vous verrez une vingtaine de clients par semaine et vous risquez d’ailleurs de vous y perdre sans protocole.

Évidemment, ces canevas et protocoles seront toujours modifiés en cours de pratique selon les lacunes et les besoins que vous relèverez, mais c’est plus rapide de modifier un document déjà conçu que de partir de zéro, croyez-moi.

Voici en rafale quelques trucs pour préparer vos documents adéquatement :

  • Informez-vous auprès de collègues afin de savoir quels sont leurs documents (formulaires, contrats, etc.). Dans certains cas, elles pourront vous les partager. J’ai d’ailleurs, sur ma boutique en ligne, créé un kit de départ contenant tous les formulaires de base à remplir (une étape de moins à faire pour vous).

  • Listez les documents que vous utilisiez lors de vos stages pour vous rappeler ceux qui seront les plus importants à créer.

  • Listez vos besoins (p.ex. aurez-vous besoin d’utiliser des cas dans le cadre d’une conférence par exemple? Il faudrait alors penser faire signer une autorisation aux parents).

  • Gardez ça simple! Peu importe la quantité d’informations que vous mettez dans vos documents, d’une manière ou d’une autre, vous les réviserez avec le temps (je ne compte plus le nombre de fois où j’ai repassé sur mes documents). D’ailleurs, il n’y a aucun problème à faire signer de nouveau un document à votre client parce que vous l’avez modifié. Il suffira simplement de lui expliquer pour qu’il le signe de façon éclairée.

Le bouche à oreille reste votre meilleure publicité

Souvent, quand on débute, on a le goût de l’afficher en grande et on se demande si la publicité ne serait pas une bonne option. Hormis les réseaux sociaux qui sont, selon moi, une belle façon de faire connaitre votre entreprise, vos services et votre propre personne, j’ai rarement investi dans la publicité classique. Les seules fois où je l’ai fait, je n’y ai que perdu du temps et de l’argent, cela ne m’ayant absolument rien rapporté.  

La meilleure façon de faire grandir votre clientèle reste via le bouche à oreille. Lorsque vous débuterez votre pratique, parlez-en autour de vous tout simplement. Vous pouvez en parler directement à votre entourage, mais également lister des personnes que vous connaissez (de près ou de loin) et qui côtoient vos potentiels clients. N’hésitez pas non plus à faire part de vos besoins à votre entourage (p.ex. si vous cherchez à collaborer avec une orthopédagogue ou un centre de la petite enfance).

Il est cependant important d’être précis lorsque vous parlez de vos services, car, aussi étonnant que cela puisse vous paraître, encore peu de personnes savent exactement en quoi consiste l’orthophonie. Pour ce faire, je vous suggère de remplir ce document que je vous offre gratuitement afin de mieux préparer votre discours et ainsi d’attirer les clients que vous recherchez, si ce n’est déjà fait.

Est-ce que le saut vers le privé est quelque chose auquel vous avez pensé? Avez-vous fait le saut ou y a-t-il des aspects qui vous font hésiter? J’espère que les éléments mentionnés dans cet article sauront vous éclairer davantage et peut-être même vous avoir donné la petite motivation qui vous manquait pour démarrer votre pratique. Si vous vous questionnez sur le sujet, que vous aimeriez démarrer votre pratique, je vous invite à me contacter pour me faire part de vos besoins. Je peux vous aider à bien démarrer et ainsi à avoir enfin une pratique orthophonique à votre image.

Comment je me tiens à jour dans mon domaine grâce à Internet

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En tant qu’orthophoniste (et c’est sûrement le cas de plusieurs autres professionnels), une de mes obligations professionnelles est de me garder informée des nouveautés dans mon domaine pour adapter ma pratique. Si vous êtes vous aussi orthophoniste, vous aurez deviné que je fais allusion ici à la pratique basée sur les évidences scientifiques.

En gros, ça consiste à suivre des formations, à lire des livres spécialisés et à se mettre à jour par rapport aux dernières recherches faites dans le domaine pour appliquer ces connaissances théoriques dans notre pratique.

Pour ma part, c’est quelque chose que j’ADORE faire. Toutefois, trop souvent, je vois ma pile d’articles et de livres à lire s’accumuler et je me dis que je manque « donc ben » de temps pour arriver à faire tout ça. C’est d’ailleurs ce qui ressort le plus chez mes collègues orthophonistes lorsqu’il est question de se garder à jour. Plusieurs disent ne pas en faire assez par manque de temps.

En 2018, mon but était de faire plus de place à cette sphère de ma profession et je dois dire que j’y suis arrivée mieux que je ne l’aurais cru. J’ai donc décidé de vous partager les moyens que j’ai employés pour y arriver sans que cela ne gruge trop de mon temps.

1)   Utiliser les réseaux sociaux

Je crois que les réseaux sociaux suscitent autant de positif que de négatif. On peut y trouver de précieuses informations comme y retrouver du contenu totalement inventé. Il est donc important de valider la pertinence des informations qu’on y retrouve.

Pour ma part, j’aime beaucoup utiliser Facebook afin de me garder à jour rapidement et facilement. Comme je consulte déjà régulièrement cette application, il était assez simple pour moi d’intégrer la « veille scientifique » à ma routine.

Pour le faire, je vous suggère de cibler des pages Facebook appartenant à des organismes reconnus et officiels : l’OOAQ , l’OAC , l’ASHA, l’AQOA (pour ne nommer que ceux-là). Ils partagent régulièrement des ressources fort intéressantes, des formations à venir ou encore des articles scientifiques reliés directement à l’orthophonie.

Afin de vous assurer de ne rien manquer, je vous suggère, lorsque vous allez « aimer » des pages qui vous intéressent, de cocher que vous voulez voir les publications de cette page apparaître en premier. C’est ce que j’ai fait pour les publications de l’ASHA que je trouve fort pertinentes.

Évidemment, il existe plusieurs autres pages où on partage des résumés d’articles scientifiques. Je pense notamment à The Informed SLP, Tout cuit dans le bec, Smart Speech Therapy LLC, etc.

LinkedIn est aussi un autre excellent moyen de vous garder à jour, mais différemment. En fait, grâce à LinkedIn, vous avez accès directement à des informations partagées par vos collègues (que ce soit des partages d’articles ou encore des articles qu’ils ont eux-mêmes rédigés). Toutefois, je vous suggère d’être vigilant dans vos lectures. Si vous lisez quelque chose qui vous fait douter ou pour lequel vous vous questionnez, n’hésitez pas à vous référer aux sites de référence ou à vos collègues pour valider la véracité des informations. Néanmoins, LinkedIn étant un réseau de professionnels, il m’est rarement arrivé de lire des textes qui faisaient peu de sens. J’y ai beaucoup plus souvent trouvé des informations fort intéressantes et pertinentes.

Bref, le fait de suivre les réseaux sociaux constitue un excellent moyen de vous garder rapidement informé tout en ciblant spécifiquement les sujets qui vous intéressent. Il vous suffit simplement de faire un petit détour (détour qui devient non nécessaire si vous modifiez vos réglages) lors de votre veille régulière sur vos réseaux sociaux.

2)   Recevoir l’information via infolettre

L’infolettre (quand elle ne sert pas d’objet promotionnel à outrance) est un outil SUPER intéressant qui vous permet de recevoir, de façon passive, une foule d’informations en lien avec les champs de pratique qui vous intéressent. Pour ma part, je suis abonnée à plusieurs infolettres. Certaines concernent les évidences scientifiques (comme The Informed SLP qui m’informe des mises à jour scientifiques à chaque mois) alors que d’autres concernent des ressources (comme Teachers pay Teachers qui me partage des activités à découvrir. D’autres encore concerne davantage la pratique orthophonique (comme SLP Now).

Il y en a vraiment pour tous les goûts. Cette année, je me suis abonnée à plusieurs nouvelles infolettres! Il faut cependant rester prudent avec cette pratique, car on peut rapidement devenir submergé d’infolettres et perdre les messages importants dans notre boite courriels.

Certaines personnes créent donc une adresse dédiée spécifiquement aux infolettres afin que tout s’y retrouve. Personnellement, je n’aimais pas l’idée, et ce, pour deux raisons. Premièrement, les infolettres pertinentes et intéressantes se retrouvent plus souvent qu’autrement parmi les infolettres jugées comme des spam et on n’y prête pas attention. Deuxièmement, cela demande une étape supplémentaire dans nos journées déjà bien chargées et il faut aller consulter régulièrement cette adresse.

Pour ma part, j’ai créé un dossier « À lire » dans ma boite courriel. Ainsi, à chaque fois qu’une infolettre pertinente aboutit dans ma boite de réception, je la déplace automatiquement dans ce dossier. Je le consulte environ 1 fois/semaine selon mon horaire de la semaine.

Ce que j’aime particulièrement des infolettres, c’est qu’elles vous permettent notamment de découvrir une foule de ressources en ligne sans avoir vous-même à faire les recherches. Vous n’avez qu’à cliquer sur les liens présentés et déjà vous pouvez juger de la pertinence de la ressource.

3)   Écouter des podcasts

Déjà forts populaires aux États-Unis, les podcasts (ou balados) ont de plus en plus la cote au Québec. Même si je connaissais un peu les podcasts, je dois avouer que je les ai apprivoisés et exploités davantage seulement en 2018.

Il suffit de taper « speech therapy » ou « education » (tout dépend ce que vous aimeriez écouter) dans la barre de recherche de votre application « Balado » sur votre téléphone intelligent et vous y trouverez une foule de suggestions. Certains présentent des centaines d’épisodes.

Personnellement, j’aime m’abonner aux podcasts qui concernent l’éducation et le développement en général, car ils me permettent de découvrir une foule de nouvelles ressources et même des podcasts plus spécialisés. C’est d’ailleurs grâce aux podcasts que j’ai trouvé plusieurs livres intéressants à me procurer. 

La plupart des podcasts en lien avec l’orthophonie ou l’éducation sont enregistrés sous la forme d’entrevues avec des spécialistes dans un domaine, ce qui fait en sorte que vous pouvez choisir directement les titres qui vous interpellent le plus. Il ne s’agit pas forcément d’une suite.  

Ce qui est particulièrement utile du podcast VS les deux options précédentes, c’est que vous pouvez l’écouter pratiquement n’importe où : dans votre voiture, en faisant le ménage, en cuisinant, etc. Vous n’avez donc plus d’excuses pour vous garder à jour.

Seul petit hic, les podcasts les plus intéressants à ce jour étant principalement en anglais, cela requiert un certain niveau de connaissance de cette langue pour en tirer un maximum d’informations. Si vous souhaitez connaître mes coups de cœur, j’ai fait une vidéo à ce sujet sur ma chaîne.

Évidemment, les moyens que je vous ai présentés ci-dessus demandent tous du temps pour traiter l’information et il faut pouvoir les intégrer à son horaire. Malgré tout, le simple fait de ne pas avoir à chercher par vous-même l’information et d’avoir une banque de ressources à portée de main est un avantage en soi.

Pour ma part, je prévois toujours une heure dans ma semaine pour mettre à jour mon dossier « À Lire ». Je n’ai donc qu’à m’asseoir confortablement devant mon ordinateur avec un bon thé et à défiler les infolettres pour faire une foule de belles découvertes. Quand je suis en voiture, je mets minimum 25 minutes pour me rendre au travail alors environ une fois par semaine, j’en profite pour écouter un podcast de mon choix. Finalement, quand je vais sur FB et que je vois, dans mon fil d’actualité, des articles intéressants que les pages que je suis ont partagées, je les enregistre dans mon application Pocket et j’en lis un de mon choix 3 soirs par semaine (soit environ 10-15 minutes) avant de me coucher.

Quand on comptabilise tout ça, environ 3 hrs/semaine, je remplis mon devoir de me garder à jour. À la fin de l’année, ça fait une belle banque d’heures de nouvelles connaissances et tout cela s’est fait presque sans effort.

La téléorthophonie : est-ce vraiment efficace ?

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La téléorthophonie étant encore en émergence, il n’est pas rare que je discute avec des parents ou des professionnels qui sont réticents devant cette approche, et ce, pour diverses raisons.  

Pourtant, quand on fouille un peu sur Internet et dans les bases de données scientifiques, on trouve déjà plusieurs écrits scientifiques qui font état de l’efficacité de ce mode d’intervention. Pour ma part, je ne crois pas vous apprendre quoi que ce soit en vous disant que je suis adepte de la téléorthophonie et que je l’utilise de plus en plus dans ma pratique.

Évidemment, il importe de considérer tous les côtés de la médaille dans l’utilisation de cette approche. Voilà pourquoi j’ai décidé de faire le point pour vous sur cette méthode qui suscite encore bien des questionnements.

Petit rappel de ce qu’est la téléorthophonie

Si vous avez déjà lu mes articles précédents, vous savez un peu en quoi consiste la téléorthophonie et pourquoi je trouve cette méthode avantageuse sur plusieurs plans.

Sinon, en gros, la téléorthophonie est le terme faisant référence à un service offert via les technologies et la télécommunication. Cela permet notamment au professionnel d’offrir un service ciblé et spécifique en direct, et ce, malgré la distance géographique qui peut le séparer de son client.

Les avantages que j’y vois en tant qu’orthophoniste

Les jeunes d’aujourd’hui sont littéralement nés avec des appareils technologiques entre les mains. Pour eux, ça n’a rien de nouveau et d’intimidant au contraire! Combien de fois d’ailleurs ai-je vu un jeune de 10 ans expliquer à son parent comment fonctionne un logiciel X ou encore un jeune de 4 ans naviguer lui-même sur Internet avant même de savoir lire et écrire. Bref, pour ces jeunes, la technologie et la téléorthophonie n’ont rien de révolutionnaire par rapport à un suivi dit « classique ». Pour certains d’entre eux, le principe d’intervention à distance est même moins anxiogène, car ils sont plus à l’aise derrière un écran.

À cet effet, il n’est pas rare que je vois la motivation et l’engagement des jeunes croitre lorsqu’ils utilisent l’ordinateur, ce qui est positif pour leurs apprentissages. Je trouve également que la téléorthophonie leur confère une certaine autonomie, car ce sont eux qui sont devant l’ordinateur et qui gèrent parfois ce qui se passe sur l’écran.

D’ailleurs, contrairement à ce qu’on pourrait croire, la téléorthophonie peut s’adapter à une grande diversité de problématiques langagières et de clientèles. Il n’en reste pas moins que dans certains cas, l’intervention en personne sera mieux. Pour ma part, à moins d’avoir un jeune qui est limité physiquement et ne peut utiliser l’ordinateur de façon autonome ou encore un jeune qui présente une capacité d’attention très limitée, je pourrais utiliser la téléorthophonie avec la majorité de mes clients*.

Plusieurs études ont été réalisées auprès de clientèles variées (principalement aux États-Unis) telles que les troubles du spectre de l’autisme, les difficultés de lecture et d’écriture ou même les difficultés sur le plan de la prononciation. De manière générale, la téléorthophonie a été démontrée aussi efficace qu’une thérapie dite « classique ». Il faut tout de même noter que cela ressort dans la mesure où l’orthophoniste est bien entraîné à ce type d’intervention et dispose des bons outils pour intervenir tout en considérant l’engagement et la motivation du client.

Aux États-Unis, ils sont d’ailleurs en avance sur nous avec ces services et les études en sont même rendues à explorer l’efficacité de la téléorthophonie dans les écoles publiques situées en milieu rural, soit là où les jeunes ont accès à peu de services professionnels. Parce que quand on s’y arrête, n’est-ce pas un droit fondamental pour un jeune en difficulté d’avoir accès aux ressources dont il a besoin pour optimiser ses chances de réussite scolaire… (mais ça serait un autre débat). 

Bon, vous vous direz peut-être que je suis un peu biaisée et que je prêche pour ma paroisse en vous présentant les avantages de la téléorthophonie, mais j’ai fait plusieurs recherches avant de vous les mentionner et j’ai pu constater, à travers mes lectures, que ces avantages ne sont pas que dans ma tête.

Reste que, comme n’importe quoi, ce n’est pas parfait…

La téléorthophonie, bien qu’elle présente plusieurs avantages à mon sens, n’est pas parfaite et il serait irresponsable de ne pas considérer les limites de cette pratique dans nos interventions.  

Cette formule, selon moi, est peu adéquate pour des suivis en sous-groupes. On n’a pas un aussi bon contrôle quant à la gestion de la rencontre qu’en personne. Il pourrait être difficile de maintenir la discipline de l’autre côté de l’écran.

Même si j’ai mentionné que la téléorthophonie peut être employée avec une foule de problématiques langagières et différents types de clientèle, il n’en reste pas moins que dans certains cas, l’effort d’adaptation à fournir soit trop coûteux en termes de temps et d’argent pour les résultats que ça rapporte. Je pense notamment à l’intervention à distance auprès de la clientèle d’âge préscolaire, ce qui demande plus d’adaptation des pratiques.  

L’autre élément que je trouve important à considérer comme une limite, concerne le manque de formation et de balises pour ce type de service. Comme celui-ci est en émergence, on retrouve beaucoup de variabilité dans la façon dont les services sont offerts, ce qui peut affecter l’efficacité de la thérapie. Il sera donc important de poursuivre les études et recherches ainsi que le développement de la pratique pour trouver ou élaborer les logiciels les plus adaptés à cette pratique.

Dans le même ordre d’idées, comme cette pratique est relativement récente, en tant qu’orthophoniste, on n’a à peu près aucune formation dans notre cursus sur ce type d’intervention. Cela demande donc, quand on veut se lancer en téléorthophonie, de faire beaucoup de recherches et d’exploration sur le web pour trouver des ressources à utiliser à distance, mais également pour adapter les ressources dont on dispose déjà et qui sont faites pour être utilisées en personne. Ce ne sont pas tous les professionnels qui sont prêts à investir le temps et l’argent nécessaires à ces démarches, et ce, pour diverses raisons.

Considérations à prendre pour compenser les limites

Bien que ce modèle d’intervention soit reconnu et approuvé par l’OOAQ (Ordre des Orthophonistes et Audiologistes du Québec), par l’ASHA (American Speech and Hearing Association) et par le OAC (Orthophonie et Audiologie Canada), il importe de pratiquer la téléorthophonie en gardant en tête certaines considérations.

La confidentialité ainsi que les formulaires d’entente de service et de consentement éclairés sont tout aussi importants à respecter. Autrement dit, on applique les mêmes principes éthiques et déontologiques en téléorthophonie que dans le cas d’une rencontre en personne. Seulement, on le fait différemment.

La confidentialité est un aspect non négligeable. En plus de vous assurer que le logiciel que vous utilisez est sécurisé, il est important, en tant que professionnel, d’avoir  accès à une pièce fermée et isolée lors de vos interventions. De la même façon, je m’assure toujours que mes clients peuvent eux aussi avoir accès à un espace calme et isolé lors de nos rencontres. Oubliez donc les rencontres faites en direct d’un café ou d’un espace de coworking. D’autant plus que vous ne serez pas pleinement disponible pour votre client s’il y a trop de stimuli autour de vous.

Comme pour une rencontre d’orthophonie en personne, le client doit remplir et signer des formulaires de consentement éclairé. Toutefois, il faut qu’ils aient au préalable été adaptés pour la pratique à distance. Le client doit, dans le formulaire, avoir été mis au fait des risques et des conditions associés au recours à la téléorthophonie, car ceux-ci diffèrent de ceux en personne.

Finalement, on n’explique jamais trop en quoi consiste la téléorthophonie, en quoi elle est différente d’un service en personne et quelles sont les considérations à prendre pour un suivi à distance efficace.

 

 

En conclusion, comme n’importe quoi, la téléorthophonie présente des avantages et des limites. Toutefois, en tant que membre de l’OOAQ, on doit avoir une pratique basée sur les évidences scientifiques. Cela signifie que l’on doit tenir compte à la fois de nos expériences et compétences en tant que professionnel et des données scientifiques récentes, ce qui implique de se garder à jour, pour offrir une intervention dite efficace en étant la mieux adaptée qu’il soit. C’est le cas pour la téléorthophonie. Avant de considérer cette option dans nos interventions, il importe de se pencher sur la question en tenant compte des avantages et limites de cette pratique ainsi que des particularités du client.

 

 

*Il est à noter que je travaille avec la clientèle d’âge scolaire de 9 ans et plus. En préscolaire, cela pourrait être plus difficile, mais n’est pas forcément impossible. Il suffit d’adapter les pratiquer et l’environnement de l’autre côté de l’écran en conséquence.

 

 

Quoi faire quand on est la seule orthophoniste au privé dans sa région

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Ce n’est un secret pour personne, les régions sont toujours les premières touchées lorsqu’il est question de pénurie de services. L’orthophonie ne fait pas exception. D’ailleurs, lorsqu’on est finissant, il est souvent facile de se trouver un emploi en orthophonie à l’extérieur des grands centres, car ceux-ci sont, malheureusement, peu convoités.

Le secteur privé est également touché puisque peu d’orthophonistes vont s’établir en région pour ouvrir une clinique ou un service. Certaines le font, mais elles sont souvent trop peu nombreuses pour répondre à la demande (parce que même si la population est moins importante, les besoins ne sont pas moins présents). D’ailleurs, les listes d’attente sont souvent longues contrairement aux grands centres.

Imaginez quand la seule orthophoniste (au public comme au privé) de sa région part en congé de maternité ou de maladie ou encore qu’elle prend la décision de fermer boutique…

J’ai listé dans cet article des suggestions d’options pour vous chers parents afin que vous ne vous retrouviez pas sans support et pour vous chères collègues si jamais cela devait vous arriver.

1) Référer à une orthophoniste qui est géographiquement près de vous.

La solution la plus logique quand on n’a pas accès à un service d’orthophonie dans notre région est d’aller à celui qui se trouve le plus proche (p.ex. dans la ville voisine).

C’est d’ailleurs ce que nous faisons entre orthophonistes si notre charge de clients est complète : on réfère les nouvelles demandes à des collègues de confiance qui sont proches géographiquement parlant afin de limiter le plus possible les inconvénients reliés aux déplacements pour les parents.

Il arrive malheureusement que cette option ne soit pas possible et qu’il faille alors passer au « plan B ».

2) Plan B : tirer profit de la technologie pour faire de l'orthophonie à distance

On a la chance de vivre dans une époque où la technologie nous permet d’être en contact avec n’importe qui, peu importe l’endroit où on se trouve et le moment de la journée. Bien que cela puisse parfois être négatif, ça amène un giga lot de positif.

J’ai d’ailleurs décidé de faire de la technologie mon alliée en développant ma pratique d’orthophonie à distance (ou téléorthophonie). Cela m’a été fort utile dernièrement. Notamment parce que j’ai pu dépanner une collègue (et amie) orthophoniste qui est la seule ayant une pratique privée dans sa région.

Elle est partie récemment en congé de maternité et n’a trouvé personne pour la remplacer dans sa région. Elle m’a donc contactée et j’ai pu, grâce à la téléorthophonie, reprendre les suivis de ses clients d’âge scolaire au plus grand bonheur de ceux-ci. Le tout sans qu’ils aient à parcourir les 2 hrs de route qui nous séparent pour une heure (parfois moins) de thérapie.

Donc si vous ne connaissiez pas la téléorthophonie, je vous confirme que c’est pratiquement une révolution pour moi avec mes clients d’âge scolaire.

3) Faire appel à des agents multiplicateurs du langage.

Des quoi? Me direz-vous. En fait, ce sont le plus souvent des éducateurs spécialisés ou encore des personnes ayant une (ou plusieurs) formation(s) en stimulation du langage. Cela est particulièrement utile lorsqu’il vous est impossible d’avoir accès aux services d’une orthophoniste de façon régulière.

Je l’ai dit plus haut, mais je le répète, les orthophonistes en région étant souvent une denrée rare, il est plus long d’avoir un suivi (au public comme au privé) et parfois, l’orthophoniste ne peut pas voir l’enfant de façon régulière.

Une bonne façon d’optimiser la stimulation du langage et de le faire de façon régulière consiste à faire appel à un agent de stimulation du langage (ou un éducateur spécialisé). Le rôle de cet agent est en fait d’appliquer les stratégies mentionnées au plan d’intervention orthophonique à travers la routine de l’enfant de manière à ce qu’il puisse bénéficier d’un suivi adapté et ciblé malgré l’absence d’un suivi en orthophonie de façon régulière.

Cela constitue notamment une très bonne option pour la clientèle d’âge préscolaire avec qui il est parfois plus difficile de faire de l’orthophonie à distance.

Ce que j’aime de cette option, c’est que ça permet à une orthophoniste d’alléger sa charge de clients pour pouvoir offrir un suivi à un plus grand nombre de clients, mais de tout de même savoir que ses clients bénéficient d’un encadrement adapté.

Pour les parents, ce genre de suivi peut être intéressant surtout si vous devez vous déplacer dans une autre région pour recevoir un suivi en orthophonie. Ainsi, vous pouvez continuer le suivi, mais à fréquence moindre tout en bénéficiant d’un support de qualité pour le bon développement langagier de votre enfant. Cela est souvent très bénéfique pour nos horaires déjà bien garnis…

ATTENTION!!! Ce type de service ne remplace en rien un suivi en orthophonie. Au contraire, il permet de le supplémenter. Ainsi, il est important d’avoir une orthophoniste au dossier de votre enfant pour en bénéficier. Si vous êtes curieux d’en apprendre davantage, je vous invite à consulter ce service que j’ai mis en place en collaboration avec Tutorax une entreprise jeune et dynamique d’aide aux devoirs.

 

Malgré l’accès aux services plus difficile lorsqu’on habite en région, je crois que maintenant, nous disposons de plusieurs moyens qui nous permettent de nous adapter sans que cela n’ait forcément à être compliqué.

Si vous avez des questions sur la téléorthophonie (que vous soyez parent ou orthophoniste), n’hésitez pas à me contacter. Ça me fait toujours plaisir de partager avec vous sur ce mode d’intervention que j’affectionne particulièrement.

 

 

4 + 1 conseils pour un template facile à écrire et à lire

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Ma pratique orthophonique est encore jeune. Cela fait 3 ans (jour pour jour) que j’ai ouvert ma propre clinique à la sortie de mes études. Ayant tout à mettre en place, j’ai fait PLUSIEURS ajustement au fil du temps pour rendre ma pratique plus efficace.

Quand je n’avais que 3-4 clients par semaine, je pouvais me permettre de tout personnaliser et de rédiger à mon rythme rapports et bilans. Toutefois, maintenant que j’ai environ 5-6 clients par jour, continuer à ce rythme aurait été tout simplement impensable.

Dans la dernière année, j’ai adapté et créé plusieurs documents pour me permettre d’être plus efficace dans ma rédaction et me sentir moins surchargée.

Je vous partage donc ici mes trucs en matière de rédaction et ce que j’ai appris après mes quelques années de pratique.

1) Se créer un template pour les plans d’intervention

Avant, je prenais le temps d’écrire, pour chacun de mes clients, les objectifs, généraux et spécifiques, que je voulais travailler. Puis, je me suis assez vite rendu compte que d’une fois à l’autre, je faisais du copier-coller.

L’affaire, en faisant du copier-coller, c’est que non seulement on perd un temps fou, mais le risque d’erreur (genre ne pas modifier le nom du client après avoir copié l’objectif est plus grand). Ça demande, par le fait même, beaucoup de concentration.

J’ai donc décidé de regrouper TOUS les objectifs que j’avais en tête en un seul document et avec pour seule tâche à faire, de compléter les champs vides. Ainsi, quand j’ai un nouveau PIO à rédiger, je prends mon fichier vierge avec ma base d’objectifs et je sélectionne ceux qui s’appliquent tout simplement.

Si vous n’avez pas de tel document, je vous invite à prendre un moment pour regrouper vos plus récents PIO et même vous inspirer de PIO de vos collègues orthophonistes. Prenez le temps de les analyser, puis montez-vous un document clé en main regroupant TOUS les objectifs que vous avez sous les yeux. N’hésitez pas à en ajouter d’autres au fur et à mesure.

Quand viendra le temps de rédiger un nouveau PIO pour votre client, vous n’aurez qu’à faire un copier-coller du document puis à l’adapter en enlevant tout simplement les objectifs qui ne s’appliquent pas.

Je vous le dis, on sauve un temps fou en plus de réduire considérablement le risque d’erreurs.

2)   Regrouper sur un même document la section PIO et bilan

Dernièrement, j’ai eu 23 bilans à rédiger (il m’en reste encore 16 à faire au moment où j’écris ces lignes). J’avoue que je n’avais pas du tout pensé à l’importance d’un gabarit pour les bilans également.

Ça n’a pas été long que j’ai constaté qu’il en faudrait un également. J’avais donc fait un document à partir de mon canevas de PIO, mais je trouvais ça encore trop long. J’ai donc eu une illumination et je ne peux pas ne pas vous la partager.

Au lieu de créer un deuxième canevas pour vos bilans, intégrez une section à même votre canevas de PIO! Ce que je veux dire par là, c’est que si, par exemple, votre PIO est en format tableau, ajoutez tout simplement une colonne où vous pourrez noter la progression de cet objectif.

Ainsi, vous n’aurez pas à recopier tous les objectifs du PIO de votre client dans un nouveau document (même si c’est un gabarit, c’est long! Croyez-moi!), mais vous pourrez reprendre votre document PIO et y ajouter tout simplement les informations du bilan.

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

Un exemple de la façon dont un objectif de PIO est structuré dans mon canevas

3)   Ne pas hésiter à mettre des cases à cocher dans vos rapports

Au début, je voulais TOUT écrire parce que je me disais que si je ne faisais que cocher des items, ça serait beaucoup trop impersonnel et c’était important pour moi que les parents voient que pour moi chaque client est unique et important…

Avec le temps, j’ai compris que je pouvais leur montrer que je leur accorde de l'importance autrement, car c’était au détriment de ma santé mentale.

J’ai donc intégré plusieurs items que je n’ai qu’à cocher et je sauve un temps fou. C’est vrai que ça fait moins personnel, mais le fait de sauver du temps sur cette partie de la rédaction, me permet d’offrir plus de temps de qualité en thérapie en me libérant du temps pour bien préparer mes thérapies ou encore en faisant des compte-rendu hebdomadaires personnalisés aux parents.

N’hésitez pas à activer l’option « Développeur » dans votre fichier Word pour pouvoir y mettre plein de cases à cocher. Vous verrez, le fait de cocher, vous permet ensuite de n’écrire que l’essentiel et de faire une analyse plus pertinente sur les progrès de votre client.

Dites-vous que si vous n’avez pas le temps d’écrire un roman, le parent n’a probablement pas plus le temps de le lire…

Voici un exemple de la façon dont j'utilise les cases à cocher.

4)   Les listes de puces, ça sauve un temps fou

Je suis ce genre de personne qui aime écrire de belles grandes phrases et de beaux paragraphes. C’est bien s’il est question de roman, mais ici, c’est dans un contexte de rapport.

Des longs paragraphes et des phrases, c’est lourd à lire dans un rapport, car il est difficile de bien saisir toute l’information d’un premier coup d’œil. N’hésitez pas à épurer le tout en y insérant des tableaux résumant l’important et des listes à puces.

En procédant ainsi, non seulement vous faciliterez aux autres la lecture de vos rapports, mais vous vous éviterez tout ce mal qu’on se donne pour rédiger de belles phrases. D'ailleurs, visuellement, je trouve que c'est beaucoup plus « parlant ». 

Je le répète, l’important est que l’information et les résultats soient facilement accessibles. Pas de gagner un prix littéraire…

Bonus ! Même pas besoin d’enregistrer en pdf pour envoyer!

Dernièrement, j’ai fait une découverte qui a carrément changé ma vie (ben presque). C’est probablement le cas de plusieurs d’entre vous, mais pour ma part, je rédige tous mes rapports sur Word.

Sauf que pour les envoyer aux parents et autres intervenants, je les exportais en PDF, les enregistrais dans un dossier, puis, finalement, les envoyais par courriel. Ça peut paraître niaiseux, mais c’est quand même du temps et de la logistique.

En fouillant, j’ai découvert que Word me permet de couper toutes ces étapes en 1 ou 2 seulement.

Vous n’avez qu’à partager le document et à l’envoyer en format .pdf directement! Si comme moi vous ignoriez cette option, eh bien ça me fait plaisir de vous la partager et de changer votre vie (ben ça a changé la mienne un peu)…

Magie!

Magie!

Avec tous ces trucs, j’espère que vous trouverez un peu plus de temps à passer sur l’essentiel : vos clients.

Si vous avez d’autres trucs que vous aimeriez me partager, n’hésitez pas à le faire! Je suis toujours ouverte à m’améliorer davantage et à échanger avec vous pour qu’on développe toujours notre pratique pour le mieux.