Comment la téléorthophonie a changé ma pratique pour le mieux

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Depuis le début de mon site web, je parle souvent de l’avantage de la téléorthophonie pour les clients et comment cela peut grandement leur simplifier l’accès aux services. Cependant, on s’entend que je n’aurais pas intégré cette forme d’intervention dans ma pratique si je n’y avais pas vu d’avantages pour moi également…

J’ai donc eu envie de vous montrer comment cela m’a aidée non seulement à simplifier ma pratique, mais SURTOUT à la faire passer à un autre niveau en augmentant mes revenus sans que j’aie l’impression de travailler plus.  

Je suis devenue plus accessible et flexible pour mes clients sans que ça me pèse

Quand j’ai commencé ma pratique, je voulais venir en aide au plus grand nombre de personnes possible. J’avais donc décidé d’offrir des services d’orthophonie à domicile. Cela n’a cependant pas pris de temps que j’ai constaté que, bien que j’accommodais mes clients, ça me coupait ÉNORMÉMENT de disponibilités pour en voir plusieurs.

Je me retrouvais avec le problème de ne pas pouvoir servir plus de clients, car je passais énormément de temps en déplacements. À titre indicatif, au lieu de voir environ 7 clients comme je pouvais le faire lors d’une journée en clinique, lorsque j’étais à domicile, je pouvais n’en voir que 4 maximum…

La téléorthophonie s’est présentée comme une solution à ce problème. Non seulement, je pouvais aider mes clients sans qu’ils n’aient à se déplacer, mais je pouvais alors en voir plus. De plus, je pouvais, moi aussi, travailler de la maison.

Cela a eu un impact bénéfique sur ma pratique, car j’ai pu débloquer des plages horaires fort convoitées, mais que je n’aurais pas offertes normalement en raison de contraintes d’horaire familial. Ainsi, je peux terminer le soir à 19h sans problème ou encore offrir un matin alors que ce n’est pas dans mon horaire habituel, et ce, sans avoir à me sentir pressée de quitter pour ne pas arriver en retard.

J’ai d’ailleurs remarqué que mon niveau de stress a grandement diminué depuis que j’ai des clients à distance. Je n’ai plus à avoir peur d’arriver en retard (car ça n’arrive pratiquement plus à moins d’un problème technique, ce qui est rare). Je ne suis plus stressée en pensant à tout ce qui m’attend encore quand je retournerai à la maison. Je peux parfois faire de « plus longues journées » et espacer mes clients sans me sentir mal parce que mes chiens sont seuls trop longtemps. 

Bref, pour mon horaire (et ma paix d’esprit), intégrer la téléorthophonie à ma pratique a été un GROS BONUS!

 

J’ai augmenté mes revenus sans augmenter ma charge de travail

Un peu dans la suite logique de ce que j’ai mentionné précédemment, le fait d’ajouter la téléorthophonie à ma pratique m’a permis d’augmenter mes revenus, sans forcément augmenter ma charge de travail.

Je vous entends déjà vous demander : « Mais comment?!?! ». En fait, j’ai pu condenser mes clients et en raison du fait qu’ils n’ont pas à se déplacer. De plus, comme certains sont autonomes et n’ont pas à attendre leurs parents, j’ai plus de plages horaires qui se remplissent.

Conséquemment, cela m’a permis de libérer une partie de ma journée par exemple pour faire un bloc condensé de 4 ou 5 heures d’intervention. De plus, la flexibilité dont je peux faire preuve, me permet de voir plus de clients ou parfois de faire une exception pour une évaluation, sans que cela n’ait vraiment d’impact sur mon horaire. Si vous calculez bien, plus de clients = plus de revenus.

Je vous entends déjà vous dire que si j’ai plus de clients, j’ai forcément augmenté ma charge de travail. Oui et non. C’est vrai que j’ai plus de gestion de dossiers à faire et plus de paperasse. Toutefois, en considérant que je demeure à 30 minutes de mon lieu de travail (sans le trafic), quand je vois mes clients à distance directement de la maison, c’est environ 1h à 2h de plus que je n’ai pas à perdre en déplacements! Je peux donc investir ce temps à travailler sur mes dossiers pour être à jour et ne pas prendre de retard. Et le plus beau dans tout ça, c’est que j’ai gagné du temps en bout de ligne.

 

J’ai pu mettre de l’avant ma vie de famille sans que ça nuise à mon travail et vice-versa

Ce dernier point s’inscrit dans la suite des deux précédents, mais c’est selon moi LE point qui fait en sorte que j’aime tant la téléorthophonie dans ma pratique. En ayant 6 chiens à la maison et un conjoint lui aussi entrepreneur, nos horaires ne sont pas ce qu’il y a de plus simple.

Toutefois, nous avons choisi (un peu) nos milieux de travail en fonction de notre mode de vie avec nos chiens. Ainsi, il était important pour moi de pouvoir être à la maison pour eux le plus souvent possible.

Ce n’est pas toujours évident à faire étant donné qu’il faut bien travailler pour payer les comptes qui font vivre tous ces canidés… Le fait de travailler à distance me permet d’être plus présente à la maison. J’ai également pu libérer des plages dans mon horaire où j’ai le temps de sortir mes chiens parce que je suis déjà à la maison. 

De plus, même si je termine à 19h le soir quand je suis à distance, je m’organise généralement pour préparer mon souper à l’avance. Ainsi, lorsque ma journée d’interventions est terminée, je ne fais que sortir de mon bureau et aller réchauffer le repas pour manger avec mon conjoint.

Ça pour moi, c’est une valeur inestimable…

 

Si vous aussi vous souhaitez continuer à travailler et même augmenter vos revenus sans forcément augmenter la charge de stress associée tout en étant présente pour votre famille, la téléorthophonie est une super option. Si vous ne savez pas comment l’adapter à votre pratique, écrivez-moi pour qu’on voit ensemble quels sont vos besoins et on pourra ensuite prendre une séance de mentorat afin que vous ayez une pratique simple, mais prolifique.

Et si on revoyait notre modèle de services en orthophonie ?

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Dernièrement, j’ai été confrontée à une émotion nouvelle dans mon cheminement d’orthophoniste. Devant ma charge de travail grandissante et par souci d’offrir le meilleur service possible à mes clients, je me retrouvée à devoir dire « non » à des demandes ou à les mettre sur ma « liste d’attente ».

Aussi bizarre que ça puisse paraître, lorsque j’ai commencé ma pratique, jamais je n’aurais pensé en arriver là un jour. Je me disais que j’allais être cette personne qui pourrait enfin changer ces satanées listes d’attente…

4 ans plus tard, je me rends compte que c’était bien beau de rêver. Je ne dis pas qu’il ne faut rien faire, mais c’est beaucoup moins évident que je ne l’aurais cru de dire non…

 

Reconnaitre ses limites pour offrir un bon service

La première fois où j’ai dû refuser un client que j’aurais pu prendre parce qu’il correspondait exactement au profil de clients que je suis, je me suis sentie excessivement mal. Dire « non » n’est jamais facile, mais quand on sait que ça prive un jeune d’un support dont il aurait grandement besoin, ça fait encore plus mal au cœur.

Toutefois, je ne pouvais pas le prendre, car cela allait être au détriment de la qualité du support que je lui offrirais et que j’offrirais à mes autres clients. Depuis ce temps, j’ai eu à dire non à quelques (trop) occasions et ça ne fait pas de moins en moins mal avec le temps.

Parfois, on aimerait pouvoir aider tous ces enfants qui en ont besoin. Malheureusement, on est limité en termes de temps et de ressources.

 

Trouver des alternatives pour soutenir le client malgré tout

Depuis quelque temps, j’ai changé mon « mindset » pour m’aider à mieux servir mes clients. J’ai décidé d’enlever une corde à mon arc et de retirer un service de mon offre (celui qui était le moins populaire) afin de faire de la place aux jeunes d’âge scolaire qui représentent mon « dada » et de leur offrir le meilleur de moi-même en tant qu’orthophoniste. 

De plus, au lieu de me sentir mal de dire non, j’ai décidé de la jouer plus proactive et d’offrir tout de même le meilleur de moi-même en dépit des circonstances. J’ai également regardé les options autour de moi pour mieux servir les clients, même ceux que je ne verrai jamais dans mes bureaux. En effet, j’ai fait plusieurs recherches et ai échangé avec mes collègues afin de savoir quelles sont leurs disponibilités, les clients qu’elles suivent, leurs tarifs, leurs délais, etc. Ainsi, quand je dois refuser de prendre un client, je ne le laisse pas repartir bredouille. Je lui offre une belle liste d’alternatives (mes collègues à qui je réfère) et je m’assure de lui donner le plus de détails possible pour chacune de ces alternatives afin qu’il puisse faire le meilleur choix pour lui.

En agissant ainsi, j’ai eu droit à plusieurs commentaires de reconnaissance de la part de ces personnes qui, souvent, nous appellent parce qu’ils ne savent pas où chercher ou encore parce qu’on est rendu la 5ème personne qu’ils appellent. Je termine toujours l’appel en leur disant qu’ils peuvent me rappeler peu importe les questions par la suite si jamais. De cette façon, même si je n’ai pas pu prendre en charge la demande du client, j’ai tout de même donné le meilleur de moi-même en le soutenant de la meilleure façon qu’il m’était possible de faire dans cette situation.

 

Collaborer et travailler en équipe… la clé selon moi

Je n’ai jamais eu peur de la compétition (lire ici mes collègues orthophonistes) au contraire. Je crois qu’il est important d’entretenir des bons liens avec celle-ci. Il y a d’ailleurs cet adage qui dit que « seul on va plus vite, mais en connexion on va plus loin » (ou quelque chose dans le genre).

Toutefois, par collègues, je n’entends pas forcément seulement mes collègues orthophonistes. J’ai souvent eu à référer des clients en orthopédagogie, en psychologie ou en ergothérapie. Outre les professionnels, j’ai régulièrement collaboré avec des tuteurs, des éducateurs spécialisés et des agents de stimulation du langage. Bref, tous ces acteurs qui peuvent œuvrer autour d’un jeune sont, selon moi, autant d’éléments clé dans son développement que moi en tant qu’orthophoniste, et ce, tout dépendant des défis du jeune et des exigences de son environnement.

Ces derniers sont d’ailleurs, selon moi, une clé qu’on néglige trop souvent pour mettre le professionnel de l’avant. Il est vrai que le professionnel occupe une grande place dans le développement de l’enfant. Cependant, les autres intervenants peuvent jouer un rôle important dans notre la qualité de service qu’on offre en tant qu’orthophoniste. Moi la première, j’adore collaborer avec des agents de stimulation du langage, car leur présence régulière me permet d’espacer les suivis entre mes clients pour pouvoir en accompagner plus. Pendant ce temps, je sais qu’ils sont entre bonnes mains pour leur accompagnement.

C’est notamment ce que recommande l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (INESSS) dans son rapport sur l’organisation du continuum et de la dispensation des services aux enfants âgés de 2 à 9 ans présentant un trouble développemental du langage publié en octobre 2017. Il suggère que le continuum de services devrait être organisé selon trois niveaux : universel, ciblé et spécialisé. 

Autrement dit, ce rapport suggère exactement la collaboration entre les orthophonistes et d’autres types d’intervenants afin que les premières puissent se concentrer à réaliser leur rôle premier, soit accompagner le plus grand nombre de jeunes présentant des difficultés langagières possibles.

J’ai moi-même basé mon modèle de services sur ce principe en développant les services de stimulation du langage avec Tutorax et en offrant mon mentorat. Mon but en faisant cela est d’amener les orthophonistes à refuser de moins en moins de clients dans leur champ d’expertise et à accompagner un minimum ceux qu’elles ne peuvent prendre en charge.

  

Si vous êtes tannée d’avoir à refuser des clients et que vous vous sentez mal, mais que c’est physiquement impossible d’en voir plus avec votre charge de travail actuelle, n’hésitez pas à me contacter pour voir comment je peux vous aider.

 

 

 

 

Ce que j'aurais aimé savoir en démarrant au privé

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Lorsqu’on sort de l’école, on est préparé à beaucoup de choses en orthophonie, mais une chose à laquelle on est peu préparé, c’est la gestion de la pratique et de la clientèle au privé.

Il est évident que cela serait difficile d’insérer dans le cursus déjà fort rempli des ateliers et cours sur la gestion de la pratique, notamment compte tenu du fait que ce ne sont pas tous les étudiants qui aspirent à travailler au privé et encore moins à démarrer leur pratique dès l’obtention de leur diplôme.

Pour ma part, je faisais partie de cette minorité qui a décidé de se lancer dans le vide, diplôme en poche et de partir ma pratique de zéro.

En bientôt 4 ans, j’ai pu monter une belle liste de « do’s and dont’s » (je cherche encore une traduction appropriée en français) que je vous partage ici en espérant que cela facilitera votre pratique si vous vous lancez dans le magnifique monde du privé.

Ne pas sous-estimer le temps de gestion

On pense souvent à se garder du temps pour la rédaction de nos rapports et la tenue de dossiers, ce qui est très bien. Toutefois, souvent faute de connaissances, on omet de considérer tout le temps que la simple gestion de sa pratique prend.

Par gestion, j’entends ici tout ce qui est de l’ordre de la comptabilité, la tenue de livres, les commandes de matériel, l’entretien des locaux (il faut garder ça propre tsé), la prospection, réseaux sociaux, etc. La liste est longue et vous vous rendrez vite compte qu’en démarrant votre pratique, vous aurez plusieurs chapeaux à porter.

Étant donné que nous sommes formés en orthophonie et non en gestion ou en administration, il arrive souvent qu’on sous-estime l’ampleur de cette tâche. D’autant plus que lorsqu’on commence, on est peu habitué, donc le temps mis sur ces tâches est souvent décuplé.

Pour ma part, depuis le début de ma pratique, je me réserve une journée par semaine où je ne touche pas du tout à mes dossiers clients et où je gère tous ces dossiers administratifs qui viennent avec la pratique au privé.

Voici en rafale une liste de façons d’intégrer le temps de gestion à votre pratique pour ne pas vous sentir débordée ou manquer à une obligation :

  • Prévoir à votre horaire, environ 1 fois par semaine ou aux deux semaines, un moment pour faire votre tenue de livres (noter vos entrées d’argent, consigner vos factures, etc.). Je sais, ce n’est pas la tâche la plus agréable, mais c’est selon moi primordial de connaitre et de comprendre ses chiffres lorsqu’on est travailleur autonome.

  • Créez-vous une « to-do list » d’items spécifiques à la gestion de la clinique. Ainsi, lorsque vous arriverez à ce moment de votre semaine où vous devrez faire cette tâche, vous saurez davantage sur quoi vous concentrer.

  • Déléguez : je sais, ce n’est pas toujours facile à faire au début surtout lorsqu’il y a des frais d’impliqués, mais éventuellement, certaines tâches qui vous pèsent plus et qui vous semblent moins « pertinentes » pourront être déléguées pour vous permettre d’accorder toute votre attention aux tâches de gestion les plus importantes.

  • Lorsque vous vous posez des questions, si elles ne peuvent pas être répondues en-dedans de 2 minutes, notez-les et prévoyez un moment à la fin de votre séance de gestion pour contacter les personnes ressources qui pourront vous éclairer.

 

Élaborer des canevas et des protocoles

Lorsqu’on commence sa pratique, on a souvent peu de clients, ce qui fait en sorte qu’on a plus de temps. C’est exactement à ce moment qu’il convient de monter vos canevas ainsi que vos protocoles pour vous assurer une pratique efficace et adéquate. Si vous ne le faites pas, il sera beaucoup plus difficile de le faire lorsque vous verrez une vingtaine de clients par semaine et vous risquez d’ailleurs de vous y perdre sans protocole.

Évidemment, ces canevas et protocoles seront toujours modifiés en cours de pratique selon les lacunes et les besoins que vous relèverez, mais c’est plus rapide de modifier un document déjà conçu que de partir de zéro, croyez-moi.

Voici en rafale quelques trucs pour préparer vos documents adéquatement :

  • Informez-vous auprès de collègues afin de savoir quels sont leurs documents (formulaires, contrats, etc.). Dans certains cas, elles pourront vous les partager. J’ai d’ailleurs, sur ma boutique en ligne, créé un kit de départ contenant tous les formulaires de base à remplir (une étape de moins à faire pour vous).

  • Listez les documents que vous utilisiez lors de vos stages pour vous rappeler ceux qui seront les plus importants à créer.

  • Listez vos besoins (p.ex. aurez-vous besoin d’utiliser des cas dans le cadre d’une conférence par exemple? Il faudrait alors penser faire signer une autorisation aux parents).

  • Gardez ça simple! Peu importe la quantité d’informations que vous mettez dans vos documents, d’une manière ou d’une autre, vous les réviserez avec le temps (je ne compte plus le nombre de fois où j’ai repassé sur mes documents). D’ailleurs, il n’y a aucun problème à faire signer de nouveau un document à votre client parce que vous l’avez modifié. Il suffira simplement de lui expliquer pour qu’il le signe de façon éclairée.

Le bouche à oreille reste votre meilleure publicité

Souvent, quand on débute, on a le goût de l’afficher en grande et on se demande si la publicité ne serait pas une bonne option. Hormis les réseaux sociaux qui sont, selon moi, une belle façon de faire connaitre votre entreprise, vos services et votre propre personne, j’ai rarement investi dans la publicité classique. Les seules fois où je l’ai fait, je n’y ai que perdu du temps et de l’argent, cela ne m’ayant absolument rien rapporté.  

La meilleure façon de faire grandir votre clientèle reste via le bouche à oreille. Lorsque vous débuterez votre pratique, parlez-en autour de vous tout simplement. Vous pouvez en parler directement à votre entourage, mais également lister des personnes que vous connaissez (de près ou de loin) et qui côtoient vos potentiels clients. N’hésitez pas non plus à faire part de vos besoins à votre entourage (p.ex. si vous cherchez à collaborer avec une orthopédagogue ou un centre de la petite enfance).

Il est cependant important d’être précis lorsque vous parlez de vos services, car, aussi étonnant que cela puisse vous paraître, encore peu de personnes savent exactement en quoi consiste l’orthophonie. Pour ce faire, je vous suggère de remplir ce document que je vous offre gratuitement afin de mieux préparer votre discours et ainsi d’attirer les clients que vous recherchez, si ce n’est déjà fait.

Est-ce que le saut vers le privé est quelque chose auquel vous avez pensé? Avez-vous fait le saut ou y a-t-il des aspects qui vous font hésiter? J’espère que les éléments mentionnés dans cet article sauront vous éclairer davantage et peut-être même vous avoir donné la petite motivation qui vous manquait pour démarrer votre pratique. Si vous vous questionnez sur le sujet, que vous aimeriez démarrer votre pratique, je vous invite à me contacter pour me faire part de vos besoins. Je peux vous aider à bien démarrer et ainsi à avoir enfin une pratique orthophonique à votre image.

La stimulation du langage... ça mange quoi en hiver?

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Vous en avez peut-être déjà entendu parler. Peut-être même votre enfant en a-t-il déjà reçu sans que vous sachiez qu’il s’agissait de cela. Je parle ici de la stimulation du langage. Étant orthophoniste, c’est une pratique avec laquelle j’ai appris à me familiariser avec le temps et surtout que j’ai toujours trouvée fort pertinente.

Pourtant, ce n’est pas le cas de tous mes collègues et d’un certain sens, je peux les comprendre. Certaines n’ont pas vu la venue des agents de stimulation du langage d’un bon œil, par crainte de voir leurs compétences professionnelles sous-estimées ou diminuées. D’autres aiment bien l’idée, mais ne savent pas trop quand ni comment faire appel à un agent de stimulation du langage.

Alors pour un parent, je comprends fort bien que ça peut être assez flou de distinguer orthophonie de stimulation du langage.

J’ai donc décidé de vous résumer dans cet article comment orthophonie et stimulation du langage se distinguent, mais surtout comment ils se complètent.

Quelle est la différence principale entre les deux?

Selon la définition de l’OOAQ, « l’orthophoniste est le professionnel des troubles de la communication qui évalue et traite les personnes aux prises avec des problèmes variés » touchant notamment le langage, la communication, la parole et la voix.

Pour sa part, l’agent de stimulation du langage agit sous la supervision de l’orthophoniste pour réinvestir les stratégies vues en orthophonie dans le milieu de l’enfant dans le but de favoriser le transfert et la généralisation des acquis en matière de langage.

Autrement dit, l’agent de stimulation du langage agit comme exécutant à partir des objectifs ciblés par l’orthophoniste. Seule l’orthophoniste peut évaluer un enfant et émettre une conclusion orthophonique. C’est également elle qui détermine l’orientation à prendre pour un suivi et les objectifs langagiers qui seront à prioriser.

De son côté, l’agent de stimulation du langage s’implique davantage dans le milieu de l’enfant. Son rôle premier est de favoriser la généralisation et l’application des stratégies vues dans le bureau de l’orthophoniste. Il va généralement dans le milieu de l’enfant (garderie, domicile, école) pour appliquer les recommandations de l’orthophoniste.

Quelle certification ont les agents de stimulation du langage par rapport aux orthophonistes ?

Ne peut pas être orthophoniste qui veut. En fait, devenir orthophoniste demande de faire des études universitaires de 2ème cycle. Il faut faire une maîtrise en orthophonie. Une fois le diplôme obtenu, il est possible de pratiquer seulement en payant sa cotisation à son ordre professionnel. Au Québec, il s’agit de l’Ordre des Orthophonistes et Audiologistes du Québec (OOAQ).

En ce qui concerne la stimulation du langage, comme il ne s’agit pas actuellement d’un titre protégé, théoriquement n’importe qui peut en faire. Plusieurs éducateurs spécialisés en font dans leur milieu sans pour autant avoir été spécialement formés par rapport au développement langagier. Cependant, je crois qu’il est important de sensibiliser la population au fait qu’il existe des formations spécifiques dans le domaine. Cela permet d’être plus sélectif dans le choix de l’agent de stimulation du langage avec qui vous collaborerez.

Il existe effectivement un programme collégial reconnu par le ministère de l’éducation (MELS) offert à différents endroits à travers la province de Québec. Ce programme est encore méconnu, mais mériterait selon moi, à l’être davantage, car il est spécifique à l’intervention et au développement du langage. D’ailleurs, plusieurs éducateurs à l’enfance ou éducateurs spécialisés l’ont suivi pour approfondir leurs connaissances en matière de développement du langage.

Ce programme est en fait une attestation d’études collégiales (AEC) s’adressant aux individus détenant un diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine psychosocial.

 

Comment les orthophonistes et les agents de stimulation du langage collaborent-ils?

Comme je l’ai mentionné plus haut, le rôle premier de l’agent est d’appliquer les stratégies travaillées par l’orthophoniste dans le milieu de l’enfant afin de favoriser la généralisation des objectifs ciblés.

Cela demande donc de collaborer. L’un ne peut remplacer l’autre à mon avis. Ils sont complémentaires.

Dans certains cas, l’orthophoniste peut faire appel aux services d’un agent de stimulation du langage notamment pour libérer des plages dans son horaire afin d’offrir les services à un plus grand nombre de clients. L’agent peut assurer une fréquence d’interventions permettant ainsi à l’orthophoniste d’espacer un peu ses suivis (sans toutefois cesser de voir le client) selon où l’enfant en est rendu.

Dans les cas où une orthophoniste aurait une liste d’attente, le fait de faire appel à un agent de stimulation du langage représente une belle option pour permettre d’offrir le service au plus grand nombre de jeunes et ainsi répondre à la mission préventive que l’ordre nous suggère.

Plusieurs autres situations sont propices au recours aux services d’un agent de stimulation du langage pour complémenter les services de l’orthophoniste. Il suffit simplement de s’informer et de voir comment est-ce ce que celle-ci pourrait référer à un agent.

 

Quand puis-je faire appel à un agent de stimulation du langage pour mon enfant?

En soit, toutes les situations où l’enfant est suivi en orthophonie sont propices à faire appel à un agent de stimulation du langage. Toutefois, il est important d’en discuter d’abord avec votre orthophoniste. Elle pourra vous informer de la direction qu’elle souhaite prendre pour le suivi et discuter avec vous des meilleures circonstances pour collaborer avec un agent de stimulation du langage.

Il n’est pas toujours évident de trouver par soi-même (qu’on soit parent ou intervenant) un agent de stimulation du langage qui saura répondre à nos besoins et à ceux de notre enfant.

Pour ma part, je collabore avec Tutorax, une entreprise du Québec qui offre des services de stimulation du langage. J’œuvre moi-même au sein de cette entreprise et j’ai pu mettre en place ce service en m’assurant que les agents de stimulation du langage se joignant à notre équipe présentaient les compétences nécessaires. D’ailleurs, nous sommes deux orthophonistes à offrir à notre équipe des ateliers de formation continue afin qu’ils soient bien informés et efficaces dans leurs interventions.

 

Si vous êtes une orthophoniste et aimeriez collaborer avec des agents de stimulation du langage, mais ne savez pas trop comment, n’hésitez pas à m’écrire. Nous pourrons regarder ensemble comment le fait de faire appel à ce service pourra grandement améliorer votre pratique.

Si vous êtes un parent et vous vous demandez si vous pouvez bénéficier des services d’un agent de stimulation du langage, je vous invite à contacter directement Tutorax. Ils pourront alors répondre à toutes vos questions

Mes meilleurs trucs pour une bonne gestion de vos courriels

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Je ne sais pas si je m’avance trop en disant cela, mais j’ai parfois l’impression que les courriels sont rendus le principal moyen de communication lorsqu’il est question d’échanger avec quelqu’un notamment sur le plan professionnel.

Pour ma part, je préfère de loin les courriels aux appels téléphoniques, car je peux y répondre quand j’ai le temps et cela me permet de garder une trace écrite si jamais j’ai besoin de retrouver des informations importantes. 

Toutefois, la gestion des courriels peut rapidement prendre une ampleur démesurée dans la gestion de la pratique clinique et couper du temps précieux pour d’autres tâches. Certaines de mes collègues m’ont déjà rapporté procastiner par rapport au classement de leurs courriels et aux réponses à envoyer parce qu’elles étaient tout simplement paralysées devant la charge que cela représentait.

C’est vrai que, si on laisse notre boite de courriels dégénérer, cela peu devenir un vrai casse-tête et affecter l’efficacité de nos services auprès de nos clients.

J’ai donc décidé de vous lister ici mes trucs pour une boite de courriels bien ordonnée et aussi pour vous assurer de faire vos suivis clients rapidement sans que cela ne vous prenne tout votre temps.

Faire des suivis réguliers

En tant que professionnel, il est important d’être disponible pour nos clients. Avec la vitesse des technologies et des communications, les gens s’attendent généralement à recevoir une réponse dans la journée lorsqu’ils communiquent avec vous.

Pour ma part, je vais voir mes courriels à tous les jours à raison de 3 ou 4 fois par jour. Cependant, je ne réponds qu’une ou deux fois par jour selon mon horaire.

Lorsque je vais voir mes courriels, c’est généralement pour les classer afin de garder ma boite de réception épurée et d’avoir une bonne vue d’ensemble de ce que j’aurai à faire (répondre, lire, faire un suivi, classer dans un dossier, etc.).

Ainsi, il se peut qu’un courriel envoyé à 17h une journée ne soit répondu qu’en fin de journée le lendemain. C’est pourquoi, dans ma signature courriel, j’ai ajouté une notice sous ma signature où je dis que je retourne mes courriels dans un délai de 24 heures, et ce, du lundi au vendredi.

Cela me permet donc de déculpabiliser si je n’ai pas répondu rapidement à un courriel. De plus, lorsque les gens reçoivent mes réponses ou mes courriels, ils savent à quoi s’attendre et ne sont pas portés à me relancer lorsqu’ils n’ont pas eu de réponse dans l’heure qui suit.

Cela me permet également de prendre le temps de bien préparer mes réponses pour ne pas avoir à répondre à la va vite et faire des erreurs, ce qui affecterait ma crédibilité en tant que professionnelle.

Classer ses courriels

Lorsque je fais un tour dans ma boite de réception, je suis 2 règles très importantes :

  1. Si je peux trouver la réponse et y répondre en moins de 2 minutes, je le fais à l’instant. C’est le cas principalement lorsque je confirme réception d’un document par exemple ou encore que je confirme un rendez-vous.

  2. Si je ne peux pas y répondre en moins de 2 minutes, alors je le classe pour y revenir à un moment où j’aurai le temps de traiter le courriel. C’est le cas de la majorité de mes courriels, notamment quand les parents me demandent une question qui demande réflexion ou me demandent d’envoyer des documents que je dois aller récupérer ou encore remplir.

Lorsque j’applique cette règle, je classe mes courriels selon quatre grandes catégories :  

  • À lire : J’y mets tous les courriels où je n’ai pas forcément à répondre, mais que je veux lire. C’est principalement la catégorie où je mets les infolettres auxquelles je suis abonnée et que j’aime lire. D’ailleurs, les infolettres représentent pour moi un excellent moyen de rester informée par rapport à ma profession, et ce, rapidement et facilement. J’en ai déjà parlé dans un autre article si ça vous intéresse. Cette catégorie peut également servir pour classer un article qu’une collègue m’a envoyé et que je veux lire éventuellement.

  • À classer : J’y mets les courriels contenant des pièces jointes ou des informations que je devrai colliger aux dossiers de mes clients. Généralement, cela me prend plus de 2 minutes, car je dois prendre connaissance des informations envoyées pour les traiter et ensuite les mettre au dossier. J’y reviens donc plus tard lorsque je suis dans ma tenue de dossiers.

  • À suivre : Dans cette catégorie, je classe principalement les courriels qui sont en attente. Ça peut être par exemple des informations de confirmation par rapport à une commande de matériel que j’ai passée ou encore par rapport à une formation à laquelle je me suis inscrite. Lorsque le matériel est reçu ou que ma formation est passée, je supprime ces courriels ou les classes dans mes factures.

  • À répondre : Dans cette section, j’y mets tous les courriels auxquels je dois répondre, mais qui me demandent un temps d’élaboration et de rédaction. Ce sont souvent les longs courriels où je dois expliquer une notion à un parent relativement à une question qu’il a eue par rapport à son enfant. J’y mets aussi les courriels de collaborations avec d’autres entreprises où il y a souvent plusieurs détails à discuter et qui demandent réflexion avant de répondre.

Gérer ses courriels

Généralement, je réponds à mes courriels environ 2 fois par jour, soit le matin et le soir ou le midi et le soir selon mon horaire de la journée. Ces plages horaires sont déjà inscrites à mon agenda, ce qui fait en sorte que je m’y conforme religieusement.

Comme je classe régulièrement mes courriels, lorsque vient le temps de faire des suivis et de répondre à des courriels, je n’ai qu’à aller dans ma catégorie « À classer » pour mettre à jour les dossiers concernés et dans ma catégorie « À répondre » pour faire le suivi par rapport à une question.  

Depuis que je travaille de cette façon, le temps que je passe à gérer et à répondre à mes courriels a diminué drastiquement à mon plus grand bonheur. Également, le fait de toujours avoir une boîte de courriels vide (ou presque) fait en sorte que c’est plus facile pour moi de classer mes courriels régulièrement et de conserver cette bonne habitude. Ça fait vraiment un bien fou de voir une boite de réception vide, je vous le jure.

 

Petite mise en garde toutefois! Il ne suffit pas de classer vos courriels dans des catégories. Il est également important de prévoir des blocs de temps à votre horaire pour faire le tri dans ces courriels que vous avez préalablement classés. Autrement, vous n’aurez que transposé votre problème de votre boite de réception à d’autres boites…